Click and Fit — Leitfaden für Trainer und Fitnessstudios
Vollständiger Leitfaden für die Verwaltung des Business-Profils — von der Registrierung bis zur täglichen Nutzung.
Inhalt
Was brauche ich, um zu starten?
- Registrieren Sie ein Business-Profil — Ihre öffentliche Seite und der Zugang zur Administration.
- Erstellen Sie mindestens 1 Aktivitätsart und weisen Sie einen Trainer zu, wenn Sie ein Team haben.
- Fügen Sie eine Klasse (Slot) im Kalender hinzu — ein konkreter Tag und eine Uhrzeit, zu der die Aktivität tatsächlich stattfindet.
- Teilen Sie den Link/QR-Code für Buchungen mit Ihren Kunden.
Das reicht aus, um Buchungen anzunehmen. Alles Weitere unten ist für die tägliche Nutzung oder vollständig optional.
- Buchungen — Genehmigung, wenn Sie die manuelle Kundengenehmigung gewählt haben.
- Check-in der Kunden am Tag der Klasse.
- Kunden — Datenbank, Suche, Datenexport.
- Statistiken — Anwesenheiten, Einnahmen, Auslastung.
- Benachrichtigungen, Mitarbeiter, visuelles Theme, Räume, Standorte und Abonnementplan — alle unter Einstellungen.
- Erweiterte Module (Digital Gym, Events, Abonnementkarten, Buchhaltung).
- Empfehlungsprogramm und mehrsprachige Unterstützung.
Einführung: So funktioniert die Plattform
Click and Fit ist ein System zur Verwaltung von Buchungen, aufgebaut um 4 zentrale "Bausteine":
- Business-Profil — Ihre öffentliche Seite, über die Kunden Buchungen vornehmen.
- Aktivitätsarten — die "Vorlagen" Ihrer Leistungen (Yoga, Pilates, Personal Training...).
- Kalender und Klassen (Slots) — die konkreten Zeiten, zu denen eine bestimmte Aktivitätsart stattfindet.
- Buchungen/Kunden — die Personen, die Termine buchen, und ihre Historie bei Ihnen.
Das Verständnis dieser Hierarchie (Aktivität → Klasse (Slot) → Buchung) ist entscheidend, weil nahezu jede Einstellung in der Plattform mit einer dieser Ebenen verbunden ist.
1. Registrierung eines Business-Profils
Wozu es dient: Es erstellt Ihre öffentliche Buchungsseite und gibt Ihnen Zugang zur Administration.
- Öffnen Sie clickandfit.eu/information/b2b und klicken Sie auf "Business-Profil erstellen".
- Füllen Sie die Profildaten aus (siehe Felder unten).
- Klicken Sie auf "Business-Profil erstellen" — das Profil ist sofort aktiv, mit einer 30-tägigen kostenlosen Testphase.
Felder im Registrierungsformular
clickandfit.eu/ihr-name). Das System prüft sofort, ob sie frei ist — achten Sie auf den grünen Text "Verfügbar!", bevor Sie fortfahren.Onboarding-Checkliste
Direkt nach der Erstellung begrüßt Sie die Plattform mit einer Onboarding-Checkliste — einer Liste von Schritten, die Sie abschließen müssen, bevor Ihr Profil vollständig für Kunden bereit ist:
2. Aktivitätsarten
Wozu es dient: Die Aktivität ist die "Produktkarte" Ihrer Leistung — sie legt Preis, Dauer, Kapazität und Zahlungsart für jede Art von Klasse/Leistung fest, die Sie anbieten. Nach der Erstellung "veröffentlichen" Sie sie wiederholt im Kalender als Klassen (Slots).
Neue Aktivität erstellen
Gehen Sie zu "Aktivitätsarten" → "Neue Aktivitätsart hinzufügen" und füllen Sie aus:
Steuert, wann eine Buchung automatisch bestätigt wird und wann sie auf Ihre Genehmigung wartet. Es gibt drei Varianten:
"Nur neue Nutzer genehmigen" (standardmäßig, empfohlen) — jeder Kunde, der bei Ihnen noch nicht als "Anwesend" in einer Klasse markiert wurde, durchläuft bei jeder Buchung eine manuelle Genehmigung. Sobald Sie ihn einmal als anwesend eingecheckt haben, wird sein Konto aktiviert und er kann künftig ohne Wartezeit auf Genehmigung buchen. Wenn er später eine Klasse verpasst und Sie ihn als "Nicht erschienen" markieren, wird sein Konto erneut deaktiviert und er durchläuft bei der nächsten Buchung wieder die Genehmigung. So buchen Stammkunden sofort, während Personen, die tatsächlich nicht erscheinen, wieder jedes Mal genehmigt werden müssen — die beste Balance zwischen Schnelligkeit für Stammkunden und Kontrolle über neue oder unzuverlässige Kunden.
"Keine Genehmigungen" — alles wird automatisch bestätigt, unabhängig davon, ob der Kunde aktiviert ist. Am schnellsten für den Kunden, aber ohne Möglichkeit, eine neue Buchung vorab zu prüfen.
"Alle Buchungen genehmigen" — läuft immer über Sie, unabhängig davon, ob der Kunde aktiviert ist oder nicht. Volle manuelle Kontrolle — nützlich für teure oder begrenzte Leistungen wie Personal Trainings, nimmt aber am meisten Zeit in Anspruch.
Bestehende Aktivitäten verwalten
In der Aktivitätsliste hat jede Aktivität:
Trainer einer Aktivität zuweisen
- Über das Hut-Symbol () neben der Aktivität öffnen Sie die Liste der "Verfügbaren Personen" (Mitglieder Ihres Teams, siehe Abschnitt "Mitarbeiter").
- Klicken Sie auf "Hinzufügen" neben dem gewünschten Trainer.
- Der Trainer erscheint unter "Zugewiesene Trainer", mit der Option "Entfernen".
3. Kalender und Klassen (Slots)
Wozu es dient: Hier "setzen Sie Ihre Aktivitäten in den Plan" als konkrete Daten und Uhrzeiten, damit Kunden tatsächlich buchen können.
Klasse (Slot) hinzufügen
- Öffnen Sie "Kalender" — Monatsansicht nach Tagen.
- Klicken Sie auf den gewünschten Tag → ein Button "Neuer Slot (Klasse)" erscheint.
- Wählen Sie aus, welche bereits erstellte Aktivität Sie an diesem Tag "veröffentlichen" möchten.
- Füllen Sie aus: Uhrzeit der Durchführung, Anzahl Plätze (aus der Aktivität vorausgefüllt, für den konkreten Tag anpassbar), Dauer (Minuten) und Wiederholen — eine Checkbox, die automatisch dieselbe Klasse (denselben Slot) jede folgende Woche erstellt (ideal für einen festen Wochenplan, ohne jede Woche manuell einzugeben).
- "Slot (Klasse) erstellen" — die Klasse (der Slot) erscheint im Kalender mit Uhrzeit und Name der Aktivität.
Klasse (Slot) bearbeiten
Bei einer bereits erstellten Klasse (einem Slot) können Sie über den Button "Ändern" Uhrzeit, Anzahl Plätze, Dauer korrigieren und den Trainer wechseln, der genau diese konkrete Stunde leitet (hilfreich, wenn die Aktivität mehrere Trainer hat und diese rotieren).
Woche duplizieren
Wenn Sie einen stabilen Wochenplan haben, können Sie mit "Woche duplizieren":
- auswählen, welche Woche Sie kopieren möchten (Quelle).
- auswählen, in welche zukünftigen (leeren) Wochen kopiert werden soll.
Spart Stunden manueller Eingabe beim Start eines neuen Monats.
Details einer Klasse (eines Slots) — 3 Tabs
Jede Klasse (jeder Slot) im Kalender zeigt beim Öffnen drei Tabs:
Kunden manuell zu einer Klasse (einem Slot) hinzufügen
Über den Button "Hinzufügen" in der Klasse (im Slot) haben Sie 3 Optionen — nützlich bei telefonischen Buchungen:
Löschen vs. Deaktivieren einer Klasse (eines Slots)
4. Link/QR für Buchungen versenden
Wozu es dient: Das ist der letzte Schritt des Onboardings — so gewinnen Sie tatsächlich Kunden.
Die öffentliche Seite (clickandfit.eu/ihr-name) zeigt Name, Beschreibung und Kalender, aus dem Kunden direkt Tag, Uhrzeit und Aktivität auswählen und eine Buchung bestätigen.
Diesen Link platzieren Sie in Ihrer Instagram-Bio, im Google Business Profile, auf Visitenkarten, als QR-Aufkleber im Schaufenster usw.
5. Buchungen — Genehmigung
Wozu es dient: Hier warten Buchungen, die Ihre Entscheidung erfordern — gemäß der Einstellung "Genehmigung von Buchungen" der Aktivität.
Bei der empfohlenen Standardeinstellung sehen Sie hier vor allem neue Kunden oder solche, die kürzlich nicht zu einer Klasse erschienen sind (und deren Konto deshalb deaktiviert wurde) — regelmäßige, bereits aktivierte Kunden durchlaufen diese Seite überhaupt nicht, weil sie automatisch buchen.
Wenn keine Genehmigungen ausstehen, wird "Keine Buchungen zur Genehmigung" angezeigt. Bei einer ausstehenden Buchung können Sie direkt von hier aus genehmigen oder ablehnen.
6. Check-in (Überblick)
Wozu es dient: Schnelle Ansicht für "was steht heute an" — ideal für den Rezeptionsbildschirm am Morgen.
7. Kunden
Wozu es dient: Zentrale Datenbank mit allen Personen, die bei Ihnen eine Buchung vorgenommen haben — für Buchungen, Anwesenheit und Analyse.
Kundenprofil (Details)
Wenn Sie in der Suche auf einen Kunden klicken, sehen Sie:
- Status (Aktiv/Inaktiv), E-Mail, Telefon
- Statistiken: Besuche, Nichterscheinen, Storno %, letzter Besuch, Mitglied seit
- Tab "Zukünftige Buchungen" und "Vergangene Buchungen" (vollständige Historie)
- Direkter Button "Check-in" — Sie markieren die Anwesenheit direkt aus dem Profil, ohne die Klasse (den Slot) im Kalender zu suchen
Diese Seite ist besonders hilfreich, um loyale Kunden (für Boni) oder problematische No-Show-Kunden (für strengere Genehmigungsrichtlinien) zu erkennen.
8. Statistiken
Wozu es dient: Schneller Puls Ihres Geschäfts — wie viele Menschen kommen, wie viele neue gewinnen Sie, wie viel Geld kommt herein.
Hauptansicht (monatlich)
Navigation nach Monaten, mit Kennzahlen:
- Anwesenheiten — Gesamtzahl der eingecheckten Besuche
- Eindeutige Kunden — wie viele verschiedene Personen gekommen sind
- Auslastung % — wie viel der Gesamtkapazität tatsächlich genutzt wird (Signal, ob Sie mehr/weniger Klassen (Slots) anbieten sollten)
- No-Show-Rate — wie viele Buchungen ohne Erscheinen enden (Signal, ob Sie die Genehmigungsrichtlinie verschärfen oder eine Stornogebühr einführen sollten)
- Neue Kunden — Wachstum der Basis
- Einnahmen (€) — generierter Umsatz für den Monat
- Kunden mit den meisten Buchungen — Ihre loyalsten Top-Kunden
Detaillierte Statistiken
Ermöglicht das Filtern nach einem konkreten Zeitraum (Von-bis-Datum) und nach einer konkreten Aktivität — nützlich, wenn Sie die Leistung zweier verschiedener Klassen vergleichen möchten (z. B. Yoga morgens gegenüber Yoga abends).
9. Einstellungen — vollständiger Überblick
9.1 Benachrichtigungen
Wozu es dient: automatische Kommunikation mit Kunden und Team, ohne Nachrichten manuell schreiben zu müssen.
An Kunden (SMS):
Funktioniert über ein Kreditsystem — SMS-Guthaben werden separat aufgeladen (Sie sehen Ihr aktuelles Guthaben und den Button "Aufladen"). Sie aktivieren/deaktivieren jeden Benachrichtigungstyp einzeln:
- Benachrichtigung über einen frei gewordenen Platz in der Warteliste
- Benachrichtigung bei Ablehnung/Genehmigung einer Klasse
- Benachrichtigung einen Tag vor der Klasse (an alle angemeldeten oder nur an neue Kunden)
- Benachrichtigung nach 28 Tagen ohne Buchung — automatisches "Zurückholen" von Kunden, die lange nicht gekommen sind (nützlich für Retention)
An das Personal (Push/E-Mail):
Für jede Aktivität wählen Sie separat aus, ob Trainer/Team eine Push-Benachrichtigung auf dem Telefon und/oder eine E-Mail erhalten sollen, nur für zwei Ereignisse: neue Buchung zur Genehmigung und Stornierung einer Buchung.
9.2 Mitarbeiter
Wozu es dient: Delegieren des Administrationszugangs an Ihr tatsächliches Team, mit verschiedenen Berechtigungsstufen.
Sie sehen Ihr aktuelles Team mit dessen Rollen. Neue Mitarbeiter fügen Sie nur per E-Mail hinzu, mit Auswahl einer Rolle:
9.3 Theme-Auswahl
Wozu es dient: visuelles Branding Ihrer öffentlichen Buchungsseite (nicht der Administration).
- Hintergrund: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Akzentfarbe: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link zur direkten Vorschau, wie es für Kunden aussieht, bevor Sie sich entscheiden.
9.4 Profileinstellungen
Wozu es dient: grundlegende Informationen zum Geschäft + Daten für automatische Rechnungsstellung.
- Name, Beschreibung, Telefon, Adresse — dieselben wie bei der Registrierung, jederzeit bearbeitbar.
- Hintergrundfoto für das öffentliche Profil (vertikal, bis 5 MB).
- Rechnungsdaten (optional): Unternehmen, Sitzadresse, Geschäftsführer, Unternehmens-ID — wenn Sie sie nicht ausfüllen, generiert das System einfach keine Rechnungen automatisch.
9.5 Räume
Wozu es dient: Definition physischer Räume in Ihrem Studio (z. B. "Raum 1", "Yogaraum", "Kraftraum") — nützlich bei Studios mit mehr als einem Raum, damit sich Buchungen im selben Raum nicht "überschneiden".
9.6 Erweiterte Module (Add-ons)
Wozu es dient: optionale Funktionserweiterungen, jede mit eigenem Preis (siehe "Zahlung").
9.7 Standorte
Wozu es dient: Wenn Sie mehr als eine physische Adresse/Filiale haben, erhält jeder Standort einen eigenen Slug (öffentliche Adresse), teilt aber die Zahlungsmethode und das gemeinsame Limit der Klassen (Slots) mit dem Hauptkonto. Jeder Standort kann unterschiedliche Trainer haben.
9.8 Zahlung (Pläne und Preise)
Wozu es dient: Auswahl eines Abonnementplans entsprechend der Größe Ihres Geschäfts.
- Kostenlose Testphase (30 Tage ab Registrierung, mit klarem Ablaufdatum).
- Pläne für Trainer: Basic (12€/Monat, 30 Klassen (Slots)), Plus (20€/Monat, 60 Klassen (Slots))
- Pläne für Studio/Raum: Studio Small (40€, 120 Klassen (Slots)), Studio Large (80€, 240 Klassen (Slots)), Studio Ultimate (130€, unbegrenzte Klassen (Slots))
- Separate Digital Fitness Pläne für das Digital Gym Modul.
10. Hilfe und Support
- Offizieller Leitfaden "Hilfe für Trainer" mit kurzen Videodemonstrationen der wichtigsten Schritte (Registrierung, Aktivität, Klasse (Slot), Buchungen).
- Direkter Kontakt per Viber für schnelle Hilfe, falls etwas unklar ist.
11. Zusätzliche kommerzielle Informationen
SMS-Guthaben — Preise
SMS-Guthaben für Kundenbenachrichtigungen (siehe 9.1) werden im E-Shop mit Paketpreisen aufgeladen, z. B.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Größere Pakete sind pro SMS deutlich günstiger — wenn Sie aktiv auf automatische Erinnerungen setzen, ist es vorteilhafter, direkt ein größeres Paket aufzuladen.
Digital Gym — detaillierte Preisliste
Das Modul "Digital Gym" (TV-Bildschirme für selbstständige Trainings) hat einen separaten, detaillierteren Kalkulator außerhalb der üblichen Pläne:
- Einmalige Konfiguration: ~200€ (Hardware + Lizenz/Aktivierung), berechnet nach Anzahl der Räume und Anzahl der Bildschirme pro Raum (bis zu 8 Räume, bis zu 4 Bildschirme pro Raum).
- Monatliches Abonnement: ab 100€/Monat aufwärts, abhängig von der Anzahl der Bildschirme.
- Enthält: Synchronisierung von bis zu 4 Bildschirmen in Echtzeit, Fernverwaltung der Inhalte per Telefon/Laptop, automatische Verwaltung freier Plätze und Wartender.
- Nicht im Preis enthalten: Videomaterialien (zusätzliche Pakete auf Anfrage verfügbar), Verkabelung über 15 m, Montage der Bildschirme selbst.
- Lieferung der Hardware: bis zu 14 Werktage (für Bestellungen bis 5 Fernseher), kostenlos in Bulgarien.
- Support: Ferndiagnose innerhalb von 48 Std., Vor-Ort-Besuch bei Bedarf innerhalb von 7 Werktagen.
Kontakt für Bestellung: die auf der Seite angegebene Telefonnummer /information/b2b/digital-gym.
Empfehlungsprogramm ("Kollegen einladen")
Jedes Business-Profil erhält automatisch einen eindeutigen Code (den Slug des Profils) zur Empfehlung:
- Sie teilen Ihren Code mit einem Trainerkollegen/Eigentümer eines Studios.
- Er gibt ihn bei der Registrierung in das Feld "Promo-Code" ein → erhält 2 Monate kostenlos.
- Bei seinem ersten bezahlten Abonnement erhalten Sie automatisch 2 Monate kostenlose Nutzung.
Es gibt kein Limit für die Anzahl eingeladener Kollegen — ein Mechanismus für kostengünstiges Wachstum durch Empfehlungen in der Branche.
Mehrsprachige Unterstützung
Zusammenfassung des Wegs zur Erstellung eines Business-Profils
- Registrierung eines Business-Profils (~2 Min.)
- Erstellung von mindestens 1 Aktivitätsart + Zuweisung eines Trainers (~3 Min.)
- Hinzufügen von Klassen (Slots) im Kalender (manuell oder über "Woche duplizieren") (~2 Min.)
- Teilen des Links/QR-Codes für Buchungen (~1 Min.)
- Tägliche Nutzung: Check-in von Kunden (Anwesend/Nicht erschienen), Überprüfung von "Buchungen" zur Genehmigung, Beobachtung der "Statistiken" jede Woche/jeden Monat
- Regelmäßig: Überprüfung der "Kunden", um loyale und "schlafende" Kunden zu identifizieren