Cómo crear un perfil de negocio y aceptar tu primera reserva en 8 minutos
En el artículo anterior hablamos de cuándo ha llegado el momento de digitalizar tu negocio. Ahora vamos con los pasos concretos. No necesitas conocimientos técnicos ni hace falta reservarte todo un día. Pasar de cero a estar listo para aceptar reservas lleva unos 8 minutos, repartidos en cuatro pasos breves.
Es importante entender la lógica antes de empezar, porque toda la plataforma está construida alrededor de cuatro “bloques” conectados: el perfil de negocio es tu página pública; los tipos de actividad son las plantillas de tus servicios; el calendario y las clases (slots) son los horarios concretos en los que una actividad realmente se lleva a cabo; y las reservas y los clientes son las personas que reservan y su historial contigo. Entender esta jerarquía — Actividad → Clase (Slot) → Reserva — hace que todo lo demás resulte lógico, en lugar de preguntarte por qué el sistema te pide un campo u otro.
Paso 1: Crear tu perfil de negocio (~2 minutos)
Tu perfil de negocio es tu página pública — la vía por la que los clientes hacen realmente sus reservas — y, al mismo tiempo, la puerta de entrada a la administración de tu cuenta.
Abre clickandfit.eu/information/b2b y pulsa “Crear perfil de negocio”. El formulario te pide varias cosas:
- Nombre del perfil de negocio — es lo que los clientes ven en todas partes: en la página pública, en las notificaciones y en las facturas. Merece atención porque es lo primero que ve un nuevo cliente.
- Slug (dirección legible) — la URL única de tu perfil, por ejemplo clickandfit.eu/tu-nombre. El sistema comprueba al instante si está disponible.
- Descripción — un texto breve en tu página pública. Aquí es donde conviene añadir una frase que responda a “¿por qué elegirme?”: tu especialización, el ambiente o la ubicación.
- Teléfono y dirección — se muestran públicamente y se usan para contacto y navegación.
- Código promocional — si tienes un código de un socio o de una campaña, introdúcelo aquí para obtener un descuento o un periodo extra.
Después de pulsar “Crear perfil de negocio”, el perfil queda activo de inmediato — con un periodo de prueba gratuito de 30 días. La plataforma te recibe con una checklist de onboarding con los cuatro pasos de este artículo para que siempre tengas claro qué viene después.
Paso 2: Crear un tipo de actividad (~3 minutos)
Si el perfil de negocio es tu “tarjeta de presentación”, el tipo de actividad es la ficha de tu servicio: define precio, duración, capacidad y modo de reserva. Aquí le dices al sistema exactamente qué ofreces: una clase de yoga, un entrenamiento personal, Pilates, etc.
En “Tipos de actividad” → “Añadir nuevo tipo de actividad” rellenas:
- Nombre — por ejemplo, “Yoga para principiantes” o “Entrenamiento personal 1:1”.
- Duración en minutos — se utiliza para calcular automáticamente la hora de fin de cada clase.
- Tarifa en euros — la plataforma muestra automáticamente el equivalente en BGN.
- Método de pago — Multisport, tarjeta, efectivo; puedes activar varios y el cliente solo verá las opciones permitidas.
- Número de plazas — la capacidad de la clase.
- Aprobación de reservas — aquí eliges cuánta supervisión quieres: aprobación automática solo para clientes nuevos (la opción recomendada por defecto), automatización total sin ninguna aprobación o aprobación manual de cada reserva.
- Descripción e imagen — un campo de texto enriquecido más una imagen horizontal (hasta 5 MB) que se muestra en el botón de la clase. Muy recomendable para causar una mejor primera impresión.
Si tienes equipo, aquí también asignas un instructor a la actividad — mediante el icono del gorro abres la lista de empleados disponibles y añades a la persona que quieras.
Consejo: El ajuste “Aprobación de reservas” suele ser el que más dudas genera. Si estás empezando y quieres el proceso más ágil posible para el cliente, elige la aprobación automática. Si prefieres revisar a cada persona nueva antes de confirmar su plaza, la opción recomendada por defecto hace exactamente eso sin impedir que tus clientes habituales reserven al instante.
Paso 3: Añadir una clase (slot) al calendario (~2 minutos)
El tipo de actividad es la “plantilla”. La clase (slot) es la fecha y hora concretas en las que realmente se realiza — y eso es exactamente lo que los clientes ven como horario reservable en el calendario.
Abres “Calendario”, haces clic en el día que quieras, pulsas “Nuevo slot (clase)” y eliges qué actividad ya creada quieres programar en ese día concreto. Indicas la hora, el número de plazas (precargado desde la actividad, aunque puedes ajustarlo para ese día), la duración y si la clase se repite.
Si tienes un horario semanal estable, no hace falta introducir cada día por separado — con “Duplicar semana” puedes copiar una semana completa a futuras semanas vacías de una sola vez. Ahorra horas, sobre todo al comenzar un nuevo mes.
Cada clase del calendario, al abrirla, muestra tres pestañas que usarás constantemente: “Reservas” — la lista de personas apuntadas con teléfono y correo electrónico; “Lista de espera” — clientes que han mostrado interés en una clase completa y reciben aviso automático cuando se libera una plaza; y “Check-in” — la pantalla operativa del día de la clase. Si recibes una reserva por teléfono, el cliente no tiene que estar online — desde el botón “Añadir” dentro de la propia clase puedes sumar a un cliente ya registrado, a un nuevo cliente “ghost” solo con el nombre (muy útil para visitantes puntuales) o apuntarlo directamente a la lista de espera si la plaza ya está ocupada.
Paso 4: Compartir un enlace o un código QR de reserva (~1 minuto)
Este es el paso final — y, en realidad, el momento en el que empiezas a recibir clientes. En la checklist de onboarding, un icono copia directamente al portapapeles el enlace de tu perfil público; otro abre un código QR generado a partir de ese mismo enlace, muy práctico para imprimirlo en un cartel o en un adhesivo para el escaparate.
La página pública (clickandfit.eu/tu-nombre) muestra tu nombre, tu descripción y el calendario, desde el que los clientes eligen y reservan directamente su horario — sin llamadas y sin esperar una respuesta por mensaje. Ese es el enlace que colocas en tu bio de Instagram, en Google Business Profile, en tarjetas de visita o en un adhesivo QR en la entrada.
Qué pasa después de la primera reserva
Los cuatro pasos anteriores bastan para empezar a aceptar reservas. Todo lo demás es para el uso diario o periódico:
- Reservas — aprobación, si has elegido la aprobación manual para clientes nuevos.
- Check-in de los clientes el día de la clase — una pantalla rápida de “Asiste / No se presenta”, muy útil para recepción por la mañana.
- Clientes — una base de datos con búsqueda por nombre, teléfono o correo electrónico, además de la exportación completa para campañas de marketing.
- Estadísticas — asistencia, clientes únicos, ocupación, tasa de no-show e ingresos mensuales.
Todo eso llega de forma natural con el tiempo — en esta fase solo importa una cosa: los primeros 8 minutos de configuración, y ya estarás listo para aceptar reservas online.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar los ajustes más adelante? Sí — el nombre, la descripción, los precios, la capacidad y los ajustes de aprobación de cada actividad pueden editarse en cualquier momento sin perder las reservas existentes.
¿Qué pasa si ya tengo clientes apuntados en Excel? No hace falta introducirlos todos de una vez. Puedes empezar solo con nuevas reservas futuras y dejar que la base de clientes crezca de forma natural a medida que la gente reserve a través del nuevo enlace.
¿Necesito más de una actividad? No — puedes arrancar solo con una (por ejemplo, “Entrenamiento en grupo”) y añadir nuevos tipos de actividad más adelante, cuando amplíes tu oferta.
¿Qué ocurre si una clase ya tiene reservas y quiero eliminarla? La eliminación completa solo está disponible si la clase no tiene clientes apuntados. Si ya hay reservas, la opción pasa automáticamente a ser “Desactivar slot” — oculta la clase para nuevas reservas sin afectar a las personas que ya estaban inscritas.