Come creare un profilo business e accettare la prima prenotazione in 8 minuti

Passaggio 1: Registrare un profilo business (~2 minuti)

Il profilo business è la tua pagina pubblica — quella attraverso cui i clienti effettuano realmente le prenotazioni — e allo stesso tempo la porta d'accesso all'area amministrativa del tuo account.

Apri clickandfit.eu/information/b2b e clicca su “Crea un profilo business”. Il modulo richiede alcune informazioni:

• Nome del profilo business — ciò che i clienti vedono ovunque: nella pagina pubblica, nelle notifiche, nelle fatture. Vale la pena sceglierlo con cura, perché è la prima cosa che vede un nuovo cliente.
• Slug (indirizzo leggibile) — l'URL univoco del tuo profilo, per esempio clickandfit.eu/iltuonome. Il sistema controlla immediatamente se è disponibile.
• Descrizione — un breve testo nella pagina pubblica. Qui è il posto giusto per una frase sul “perché scegliere proprio te” — specializzazione, atmosfera, posizione.
• Telefono e indirizzo — vengono mostrati pubblicamente e usati per il contatto e la navigazione.
• Codice promozionale — se hai un codice da un partner o da una campagna, qui puoi inserirlo per ottenere uno sconto o un periodo bonus.

Dopo aver cliccato su “Crea un profilo business”, il profilo è subito attivo — con un periodo di prova gratuito di 30 giorni. La piattaforma ti accoglie con una checklist di onboarding con i quattro passaggi di questo articolo, così non ti perdi su cosa fare dopo.

Passaggio 2: Creare un tipo di attività (~3 minuti)

Se il profilo business è il tuo “biglietto da visita”, il tipo di attività è la scheda del tuo prodotto — definisce prezzo, durata, capacità e modalità di prenotazione. Qui dici al sistema cosa offri esattamente: una lezione di yoga, un allenamento personalizzato, pilates e così via.

Da “Tipi di attività” → “Aggiungi un nuovo tipo di attività” compili:

• Nome — per esempio “Yoga per principianti” oppure “Allenamento personalizzato 1:1”.
• Durata in minuti — serve per calcolare automaticamente la fine di ogni classe.
• Tariffa in euro — la piattaforma mostra automaticamente anche l'equivalente in leva bulgari.
• Metodo di pagamento — Multisport, carta, contanti; puoi selezionarne più di uno e il cliente vedrà solo le opzioni consentite.
• Numero di posti — la capienza della classe.
• Approvazione delle prenotazioni — qui scegli quanto controllo vuoi avere: approvazione automatica solo per i nuovi clienti (impostazione predefinita consigliata), automazione completa senza alcuna approvazione, oppure approvazione manuale di ogni prenotazione.
• Descrizione e immagine — campo rich text più un'immagine orizzontale (fino a 5MB) mostrata sul pulsante della classe. Fortemente consigliata per una migliore prima impressione.

Se hai un team, qui puoi anche assegnare un istruttore all'attività — tramite l'icona con il cappello apri l'elenco dei collaboratori disponibili e aggiungi l'istruttore desiderato.

Consiglio: l'impostazione “Approvazione delle prenotazioni” è quella che di solito crea più esitazione. Se stai iniziando e vuoi il processo più rapido possibile per il cliente, scegli l'approvazione automatica. Se invece preferisci controllare ogni nuova persona prima di confermare il posto — l'opzione predefinita consigliata fa esattamente questo, senza impedire ai clienti abituali di prenotare all'istante.

Passaggio 3: Aggiungere una classe (slot) al calendario (~2 minuti)

Il tipo di attività è il “modello”. La classe (slot) è la data e l'ora specifica in cui si svolge davvero — ed è proprio ciò che i clienti vedono come orario selezionabile nel calendario.

Apri il “Calendario”, clicca sul giorno desiderato, premi “Nuovo slot (classe)” e scegli quale attività già creata vuoi pubblicare in quel giorno specifico. Compili orario, numero di posti (precaricato dall'attività, ma modificabile per quel giorno), durata e se la classe si ripete.

Se hai un orario settimanale stabile, non devi inserire ogni giorno separatamente — con “Duplica settimana” copi un'intera settimana su future settimane vuote in una sola volta. Fa risparmiare ore, soprattutto all'inizio di un nuovo mese.

Ogni classe nel calendario, quando la apri, mostra tre tab che userai continuamente: “Prenotazioni” — l'elenco degli iscritti con telefono ed email; “In attesa” — i clienti che hanno espresso interesse per una classe piena e vengono avvisati automaticamente quando si libera un posto; e “Check-in” — la schermata operativa per il giorno della classe. Se ricevi una prenotazione per telefono, non è necessario che il cliente sia online — dal pulsante “Aggiungi” dentro la classe puoi aggiungere un cliente registrato esistente, un nuovo cliente “ghost” solo con il nome (comodo per i visitatori occasionali), oppure inserirlo direttamente nella lista d'attesa se il posto è già occupato.

Passaggio 4: Condividere un link o un QR code per le prenotazioni (~1 minuto)

Questo è l'ultimo passo — ed è, di fatto, il momento in cui inizi a ricevere clienti. Dalla checklist di onboarding, un'icona copia direttamente negli appunti il link del tuo profilo pubblico; un'altra apre un QR code generato dallo stesso link, comodo da stampare su un poster o su un adesivo in vetrina.

La pagina pubblica (clickandfit.eu/iltuonome) mostra nome, descrizione e calendario, dal quale i clienti scelgono e prenotano direttamente una lezione — senza telefonate, senza aspettare una risposta nei messaggi. Questo link è ciò che puoi mettere nella bio di Instagram, nel Google Business Profile, sui biglietti da visita oppure su un adesivo QR all'ingresso.

Cosa succede dopo la prima prenotazione

I quattro passaggi sopra sono sufficienti per iniziare ad accettare prenotazioni. Tutto il resto serve per l'uso quotidiano o periodico:

• Prenotazioni — approvazione, se hai scelto l'approvazione manuale per i nuovi clienti.
• Check-in dei clienti il giorno della classe — una schermata rapida “Presente / Non si è presentato”, comoda per la reception al mattino.
• Clienti — database con ricerca per nome, telefono o email, più esportazione dell'intera base per campagne marketing.
• Statistiche — presenze, clienti unici, tasso di riempimento, percentuale di no-show e ricavi per mese.

Tutto questo arriva naturalmente con il tempo — in questa fase conta solo una cosa: 8 minuti di configurazione iniziale e sei pronto ad accettare prenotazioni online.

Domande frequenti

Posso cambiare le impostazioni in seguito? Sì — il nome, la descrizione, i prezzi, la capacità e le impostazioni di approvazione di ogni attività possono essere modificati in qualsiasi momento, senza perdere le prenotazioni esistenti.

Cosa succede se ho già clienti registrati in Excel? Non è necessario inserirli tutti in una volta. Puoi iniziare solo con le nuove prenotazioni future, e il database clienti si costruirà in modo naturale man mano che le persone prenotano tramite il nuovo link.

Devo avere più di un'attività? No — puoi partire con una sola (per esempio “Allenamento di gruppo”) e aggiungere nuovi tipi di attività più avanti, quando amplierai la tua offerta.

Cosa succede se una classe ha già prenotazioni e voglio rimuoverla? L'eliminazione completa è disponibile solo se la classe non ha clienti iscritti. Se ci sono già prenotazioni, l'opzione si trasforma automaticamente in “Disattiva slot” — la classe viene nascosta dalle nuove prenotazioni senza toccare quelle già esistenti.