Click and Fit — guida completa per trainer e studi fitness
Guida completa all'amministrazione del profilo business — dalla registrazione all'uso quotidiano.
Contenuto
Di cosa ho bisogno per iniziare?
- Registra un profilo business — la tua pagina pubblica e l'accesso all'amministrazione.
- Crea almeno 1 tipo di attività e assegna un istruttore se hai un team.
- Aggiungi una classe (slot) al calendario — un giorno e un orario specifici in cui l'attività si svolge realmente.
- Condividi il link/QR code per le prenotazioni con i tuoi clienti.
Questo è sufficiente per iniziare ad accettare prenotazioni. Tutto il resto qui sotto è pensato per l'uso quotidiano oppure è completamente facoltativo.
- Prenotazioni — approvazione, se hai scelto l'approvazione manuale dei clienti.
- Check-in dei clienti il giorno della lezione.
- Clienti — database, ricerca, esportazione dati.
- Statistiche — presenze, ricavi, occupazione.
- Notifiche, dipendenti, tema visivo, sale, sedi e piano di abbonamento — tutto in Impostazioni.
- Moduli avanzati (Digital Gym, Eventi, Tessere in abbonamento, Statistiche e pagamenti).
- Programma referral e supporto multilingua.
Introduzione: come funziona la piattaforma
Click and Fit è un sistema di gestione delle prenotazioni costruito attorno a 4 "mattoncini" principali:
- Profilo business — la tua pagina pubblica tramite cui i clienti effettuano prenotazioni.
- Tipi di attività — i "modelli" dei tuoi servizi (Yoga, Pilates, Allenamento personalizzato...).
- Calendario e classi (slot) — gli orari concreti in cui un determinato tipo di attività viene svolto.
- Prenotazioni/Clienti — le persone che prenotano un orario e la loro cronologia con te.
Capire questa gerarchia (Attività → Classe (Slot) → Prenotazione) è fondamentale, perché quasi ogni impostazione della piattaforma è collegata a uno di questi livelli.
1. Registrazione di un profilo business
A cosa serve: crea la tua pagina pubblica per le prenotazioni e ti dà accesso all'amministrazione.
- Apri clickandfit.eu/information/b2b e premi „Crea profilo business".
- Compila i dati del profilo (vedi i campi sotto).
- Premi „Crea profilo business" — il profilo si attiva subito, con 30 giorni di prova gratuita.
Campi del modulo di registrazione
clickandfit.eu/tuo-nome). Il sistema verifica subito se è disponibile: controlla il testo verde "Disponibile!" prima di continuare.Checklist di onboarding
Subito dopo la creazione, la piattaforma ti accoglie con una checklist di onboarding — un elenco di passaggi da completare prima che il tuo profilo sia completamente pronto per i clienti:
2. Tipi di attività
A cosa serve: l'attività è la "scheda prodotto" del tuo servizio — definisce prezzo, durata, capienza e modalità di pagamento per ogni tipo di lezione/servizio che offri. Una volta creata, la "pubblichi" ripetutamente nel calendario come classi (slot).
Creazione di una nuova attività
Vai su „Tipi di attività" → „Aggiungi nuovo tipo di attività" e compila:
Controlla quando la prenotazione viene confermata automaticamente e quando invece resta in attesa della tua approvazione. Ci sono tre opzioni:
„Approva solo i nuovi utenti" (impostazione predefinita, la consigliamo) — ogni cliente che non è ancora stato contrassegnato come „Presente" a una lezione con te passa dall'approvazione manuale per ogni prenotazione. Una volta segnato come presente, il suo account diventa attivato e da quel momento prenota senza attendere approvazione. Se più avanti salta una lezione e lo contrassegni come „Non si è presentato", il suo account viene disattivato di nuovo e tornerà a richiedere approvazione alla prenotazione successiva. In questo modo i clienti abituali prenotano subito, mentre chi effettivamente non si presenta deve essere approvato ogni volta — il miglior equilibrio tra velocità per i clienti fedeli e controllo su quelli nuovi o poco affidabili.
„Nessuna approvazione" — tutto viene confermato automaticamente, indipendentemente dal fatto che il cliente sia attivato o meno. È l'opzione più veloce per il cliente, ma senza la possibilità di valutare in anticipo una nuova prenotazione.
„Approva tutte le prenotazioni" — tutto passa sempre da te, indipendentemente dal fatto che il cliente sia attivato o meno. Controllo manuale completo — utile per servizi costosi o limitati come gli allenamenti personali, ma è l'opzione che richiede più tempo.
Gestione delle attività esistenti
Nell'elenco delle attività, ognuna ha:
Assegnare un istruttore a un'attività
- Dall'icona con il tocco () accanto all'attività, apri l'elenco delle „Persone disponibili" (membri del tuo team, vedi sezione „Dipendenti").
- Premi „Aggiungi" accanto all'istruttore desiderato.
- L'istruttore appare in „Istruttori assegnati", con l'opzione „Rimuovi".
3. Calendario e classi (slot)
A cosa serve: qui "metti in calendario" le tue attività come date e orari concreti, così i clienti possono prenotare davvero.
Aggiunta di una classe (slot)
- Apri „Calendario" — vista mensile per giorni.
- Clicca sul giorno desiderato → appare il pulsante „Nuovo slot (classe)".
- Scegli quale attività già creata vuoi "pubblicare" in quel giorno.
- Compila: Orario di svolgimento, Numero di posti (precaricato dall'attività, ma modificabile per quel giorno specifico), Durata (minuti) e Ripetizione — una checkbox che crea automaticamente la stessa classe (slot) ogni settimana successiva (ideale per un orario fisso settimanale, senza inserire tutto manualmente ogni settimana).
- „Crea slot (classe)" — la classe (slot) compare nel calendario con l'orario e il nome dell'attività.
Modifica di una classe (slot)
Da una classe (slot) già creata, con il pulsante „Modifica", puoi correggere orario, numero di posti, durata e cambiare l'istruttore che tiene proprio quella specifica lezione (utile se l'attività ha più istruttori che si alternano).
Duplicazione della settimana
Se hai un programma settimanale stabile, usa „Duplica settimana":
- Scegli quale settimana vuoi copiare (source).
- Scegli in quali settimane future (vuote) copiarla.
Fa risparmiare ore di inserimento manuale all'inizio di un nuovo mese.
Dettagli della classe (slot) — 3 tab
Ogni classe (slot) nel calendario, quando viene aperta, mostra tre tab:
Approfondisci: come la lista d’attesa riempie ogni posto che si libera e 6 modi per ridurre i no-show.
Aggiunta manuale di un cliente a una classe (slot)
Dal pulsante „Aggiungi" nella classe (slot), hai 3 opzioni — utili per prenotazioni telefoniche:
Eliminazione vs. disattivazione di una classe (slot)
4. Invio di link/QR per le prenotazioni
A cosa serve: questo è il passaggio finale dell'onboarding — come ottieni realmente clienti.
La pagina pubblica (clickandfit.eu/вашето-име) mostra nome, descrizione e calendario, da cui i clienti scelgono direttamente giorno, orario e attività e confermano la prenotazione.
Questo link è ciò che inserisci nella bio di Instagram, nel Google Business Profile, nei biglietti da visita, nel QR sticker in vetrina, ecc.
Articolo passo dopo passo con esempi: profilo business e prima prenotazione in 8 minuti.
5. Prenotazioni — approvazione
A cosa serve: qui aspettano le prenotazioni che richiedono la tua decisione — in base all'impostazione "Approvazione delle prenotazioni" dell'attività.
Con l'impostazione predefinita consigliata, qui vedrai soprattutto nuovi clienti o clienti che recentemente non si sono presentati a una lezione (e per questo il loro account è stato disattivato) — i clienti abituali già attivati non passano nemmeno da questa pagina, perché prenotano automaticamente.
Se non ci sono prenotazioni in attesa di approvazione, viene mostrato "Nessuna prenotazione da approvare". In presenza di una prenotazione in attesa puoi approvarla o rifiutarla direttamente da qui.
L’approvazione dei nuovi clienti è particolarmente utile quando i posti sono limitati, ad esempio in uno studio Pilates Reformer, dove i principianti non dovrebbero prenotare lezioni avanzate.
6. Check-in (panoramica)
A cosa serve: vista rapida di "cosa ho oggi" — ideale per lo schermo della reception al mattino.
7. Clienti
A cosa serve: archivio centrale con tutte le persone che hanno effettuato una prenotazione con te — per prenotazioni, presenze e analisi.
Profilo cliente (dettagli)
Cliccando su un cliente dalla ricerca, vedi:
- Stato (Attivo/Inattivo), email, telefono
- Statistiche: Presenze, Assenze, % di cancellazione, Ultima visita, Cliente dal
- Tab „Prenotazioni future" e „Prenotazioni passate" (cronologia completa)
- Pulsante diretto „Check-in" — segni la presenza direttamente dal profilo, senza cercare la classe (slot) nel calendario
Questa pagina è particolarmente utile per individuare clienti fedeli (per bonus/premi) o clienti problematici con no-show (per una politica di approvazione più rigida).
8. Statistiche
A cosa serve: il polso rapido del business — quante persone arrivano, quanti nuovi clienti acquisisci, quanti soldi entrano.
Vista principale (mensile)
Navigazione per mesi, con indicatori:
- Presenze — numero totale di accessi registrati
- Clienti unici — quante persone diverse sono venute
- Tasso di occupazione % — quanta parte della capacità totale viene realmente utilizzata (indica se dovresti pubblicare più/meno classi (slot))
- Percentuale di no-show — quante prenotazioni finiscono senza presenza (indica se dovresti irrigidire la politica di approvazione o introdurre una penale di cancellazione)
- Nuovi clienti — crescita della base clienti
- Ricavi (€) — fatturato generato nel mese
- Clienti con più prenotazioni — i tuoi clienti più fedeli
Statistiche dettagliate
Consente di filtrare per un periodo specifico (data da-a) e per una specifica attività — utile se vuoi confrontare il rendimento di due lezioni diverse (es. Yoga mattutino vs Yoga serale).
Come leggere questi numeri e cosa farne: 5 numeri che ogni trainer dovrebbe controllare ogni mese.
9. Impostazioni — panoramica completa
9.1 Notifiche
A cosa serve: comunicazione automatica con clienti e team, senza scrivere messaggi manualmente.
Verso i clienti (SMS):
Funziona con un sistema a crediti — i crediti SMS si ricaricano separatamente (vedi il saldo attuale e il pulsante „Ricarica"). Puoi attivare/disattivare separatamente ogni tipo di notifica:
- Notifica di posto liberato nella lista d'attesa
- Notifica in caso di rifiuto/approvazione di una classe
- Notifica il giorno prima della lezione (a tutti gli iscritti, oppure solo ai nuovi clienti)
- Notifica dopo 28 giorni senza prenotazione — "riattivazione" automatica dei clienti che non vengono da tempo (utile per retention)
Verso lo staff (push/email):
Per ogni attività scegli separatamente se l'istruttore/il team deve ricevere una notifica push sul telefono e/o un'email, solo per due eventi: nuova prenotazione da approvare e cancellazione di una prenotazione.
9.2 Dipendenti
A cosa serve: delegare l'accesso all'amministrazione al tuo team reale, con diversi livelli di permesso.
Vedi il team attuale con il relativo ruolo. Puoi aggiungere un nuovo dipendente solo tramite email, scegliendo un ruolo:
9.3 Scelta del tema
A cosa serve: branding visivo della tua pagina pubblica di prenotazione (non dell'amministrazione).
- Sfondo: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Colore accento: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link per anteprima diretta di come apparirà al cliente, prima di decidere.
9.4 Impostazioni del profilo
A cosa serve: informazioni principali del business + dati per la fatturazione automatica.
- Nome, descrizione, telefono, indirizzo — gli stessi della registrazione, modificabili in qualsiasi momento.
- Immagine di sfondo del profilo pubblico (verticale, fino a 5MB).
- Dati per fatture (facoltativi): Azienda, Indirizzo sede legale, Rappresentante legale, Partita IVA — se non li compili, il sistema semplicemente non genera fatture automaticamente.
9.5 Sale
A cosa serve: definire spazi fisici nel tuo studio (es. "Sala 1", "Sala yoga", "Sala pesi") — utile negli studi con più di un ambiente, per evitare che le prenotazioni si "sovrappongano" nello stesso spazio.
9.6 Moduli avanzati (add-ons)
A cosa serve: estensioni facoltative della funzionalità, ognuna con il proprio prezzo (vedi „Pagamento").
Scopri come funziona Digital Gym in uno studio di spinning e come si usano i carnet in uno studio di yoga e in una scuola di danza.
9.7 Sedi
A cosa serve: se hai più di un indirizzo fisico/sede, ogni sede riceve il proprio slug (indirizzo pubblico), ma condivide il metodo di pagamento e il limite complessivo di classi (slot) con l'account principale. Ogni sede può avere trainer diversi.
9.8 Pagamento (piani e prezzi)
A cosa serve: scegliere un piano di abbonamento in base alla dimensione del tuo business.
- Periodo di prova gratuito (30 giorni dalla registrazione, con data di scadenza chiara).
- Piani per trainer: Basic (12€/mese, 30 classi (slot)), Plus (20€/mese, 60 classi (slot))
- Piani per studio/palestra: Studio Small (40€, 120 classi (slot)), Studio Large (80€, 240 classi (slot)), Studio Ultimate (130€, classi (slot) illimitate)
- Piani Digital Fitness separati per il modulo Digital Gym.
10. Aiuto e supporto
- Guida ufficiale „Aiuto per trainer" con brevi demo video dei passaggi principali (registrazione, attività, classe (slot), prenotazioni).
- Contatto diretto via Viber per assistenza rapida se qualcosa non è chiaro.
11. Informazioni commerciali aggiuntive
Crediti SMS — prezzi
I crediti SMS per le notifiche ai clienti (vedi 9.1) si ricaricano da negozio online con prezzi a pacchetto, ad esempio:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
I pacchetti più grandi risultano sensibilmente più economici per singolo SMS — se fai affidamento attivo sui promemoria automatici, conviene caricare un pacchetto più grande in una sola volta.
Digital Gym — listino prezzi dettagliato
Il modulo "Digital Gym" (schermi TV per allenamenti autonomi) ha un calcolatore separato e più dettagliato, al di fuori dei piani standard:
- Configurazione una tantum: ~200€ (hardware + licenza/attivazione), calcolata in base al numero di sale e al numero di schermi per sala (fino a 8 sale, fino a 4 schermi per sala).
- Abbonamento mensile: da 100€/mese in su, in base al numero di schermi.
- Include: sincronizzazione fino a 4 schermi in tempo reale, gestione remota dei contenuti da telefono/laptop, gestione automatica dei posti liberi e della lista d'attesa.
- Non incluso nel prezzo: materiali video (pacchetti aggiuntivi disponibili su richiesta), cablaggio oltre 15 m, installazione fisica degli schermi.
- Consegna hardware: fino a 14 giorni lavorativi (per ordini fino a 5 TV), gratuita in Bulgaria.
- Supporto: diagnostica remota entro 48h, intervento in loco entro 7 giorni lavorativi se necessario.
Contatto per l'ordine: telefono indicato nella pagina /information/b2b/digital-gym.
Programma referral ("Invita un collega")
Ogni profilo business riceve automaticamente un codice univoco (lo slug del profilo) da consigliare:
- Condividi il tuo codice con un collega trainer/proprietario di palestra.
- Lui lo inserisce nel campo „Codice promo" durante la registrazione → riceve 2 mesi gratuiti.
- Al suo primo abbonamento a pagamento, tu ricevi automaticamente 2 mesi di utilizzo gratuito.
Non c'è limite al numero di colleghi invitati — un meccanismo di crescita a basso budget tramite raccomandazioni nel settore.
Supporto multilingua
Riepilogo del percorso per creare un profilo business
- Registrazione del profilo business (~2 min)
- Creazione di almeno 1 tipo di attività + assegnazione istruttore (~3 min)
- Aggiunta di classi (slot) al calendario (manualmente o tramite "Duplica settimana") (~2 min)
- Condivisione del link/QR code per le prenotazioni (~1 min)
- Uso quotidiano: check-in dei clienti (Presente/Non si è presentato), controllo di „Prenotazioni" da approvare, monitoraggio di „Statistiche" ogni settimana/mese
- Periodicamente: controllo di „Clienti" per identificare clienti fedeli e clienti "dormienti"