Zo maak je een bedrijfsprofiel aan en ontvang je je eerste reservering in 8 minuten

Stap 1: Een bedrijfsprofiel registreren (~2 minuten)

Het bedrijfsprofiel is je openbare pagina — de plek waar klanten daadwerkelijk reserveren — en tegelijk de toegangspoort tot het beheer van je account.

Open clickandfit.eu/information/b2b en klik op „Bedrijfsprofiel aanmaken“. Het formulier vraagt om een paar dingen:

• Naam van het bedrijfsprofiel — wat klanten overal zien: op de openbare pagina, in meldingen en op facturen. Dat verdient aandacht, want het is het eerste wat een nieuwe klant ziet.
• Slug (leesbaar adres) — de unieke URL van je profiel, bijvoorbeeld clickandfit.eu/jouw-naam. Het systeem controleert direct of die nog vrij is.
• Beschrijving — een korte tekst op de openbare pagina. Dit is de plek voor één zin die beantwoordt waarom iemand juist voor jou moet kiezen — specialisatie, sfeer, locatie.
• Telefoon en adres — worden openbaar getoond en gebruikt voor contact en navigatie.
• Promocode — als je een code hebt van een partner of campagne, voer je die hier in voor korting of een bonusperiode.

Zodra je op „Bedrijfsprofiel aanmaken“ klikt, is het profiel meteen actief — met een gratis proefperiode van 30 dagen. Het platform verwelkomt je met een onboarding-checklist met de vier stappen uit dit artikel, zodat je niet hoeft te zoeken naar wat hierna komt.

Stap 2: Een activiteitstype aanmaken (~3 minuten)

Als het bedrijfsprofiel je „visitekaartje“ is, dan is het activiteitstype je productkaart — die bepaalt prijs, duur, capaciteit en de manier van reserveren. Hier vertel je het systeem wat je precies aanbiedt: een yogales, personal training, pilates enzovoort.

Via „Activiteitstypes“ → „Nieuw activiteitstype toevoegen“ vul je het volgende in:

• Naam — bijvoorbeeld „Yoga voor beginners“ of „Personal training 1:1“.
• Duur in minuten — wordt gebruikt om automatisch het eindtijdstip van elke les te berekenen.
• Tarief in euro — het platform toont automatisch ook het equivalente bedrag in de lokale valuta.
• Betaalmethode — Multisport, kaart, contant; je kunt meerdere opties aanvinken en de klant ziet alleen de toegestane keuzes.
• Aantal plaatsen — de capaciteit van de les.
• Goedkeuring van reserveringen — hier kies je hoeveel controle je wilt: automatische goedkeuring alleen voor nieuwe klanten (de aanbevolen standaardinstelling), volledige automatisering zonder enige goedkeuring of handmatige goedkeuring van elke reservering.
• Beschrijving en foto — een rich-textveld plus een horizontale foto (tot 5 MB) die op de knop van de les wordt getoond. Sterk aanbevolen voor een betere eerste indruk.

Als je met een team werkt, wijs je hier ook een instructeur aan de activiteit toe — via het icoon met de pet open je de lijst met beschikbare medewerkers en voeg je de gewenste instructeur toe.

Tip: De instelling „Goedkeuring van reserveringen“ is meestal degene die voor twijfel zorgt. Als je net begint en het proces voor de klant zo snel mogelijk wilt maken, kies dan voor automatische goedkeuring. Wil je liever elke nieuwe persoon eerst controleren voordat je de plek bevestigt, dan doet de aanbevolen standaardoptie precies dat — zonder je vaste klanten te vertragen.

Stap 3: Een les (slot) aan de kalender toevoegen (~2 minuten)

Het activiteitstype is het „sjabloon“. De les (het slot) is de concrete datum en tijd waarop die echt plaatsvindt — en dat is precies wat klanten in de kalender als boekbare tijd zien.

Open „Kalender“, klik op de gewenste dag, druk op „Nieuw slot (les)“ en kies welke al aangemaakte activiteit je op die specifieke dag wilt „uitzetten“. Je vult de tijd in, het aantal plaatsen (vooringevuld vanuit de activiteit, maar aanpasbaar per dag), de duur en of de les zich herhaalt.

Heb je een stabiel wekelijks rooster, dan hoef je niet elke dag apart in te voeren — met „Week dupliceren“ kopieer je in één keer een volledige week naar toekomstige lege weken. Dat bespaart uren, vooral aan het begin van een nieuwe maand.

Elke les in de kalender toont, zodra je die opent, drie tabs die je voortdurend zult gebruiken: „Reserveringen“ — de lijst met ingeschrevenen met telefoon en e-mail; „Wachtlijst“ — klanten die interesse hebben getoond in een volle les en automatisch bericht krijgen zodra er een plek vrijkomt; en „Check-in“ — het operationele scherm voor de lesdag. Krijg je een reservering telefonisch binnen, dan hoeft de klant niet online te zijn — via de knop „Toevoegen“ in de les zelf kun je een bestaande geregistreerde klant toevoegen, een nieuwe „ghost“-klant alleen op naam (handig voor eenmalige bezoekers), of die direct op de wachtlijst zetten als de plek al bezet is.

Stap 4: Een link of QR-code voor reserveringen delen (~1 minuut)

Dit is de laatste stap — en eigenlijk het moment waarop je klanten begint te krijgen. In de onboarding-checklist kopieert één icoon direct de link naar je openbare profiel naar het klembord; een ander opent een QR-code die uit diezelfde link is gegenereerd, handig om af te drukken op een poster of sticker in je etalage.

De openbare pagina (clickandfit.eu/jouw-naam) toont naam, beschrijving en een kalender waaruit klanten direct een tijd kiezen en reserveren — zonder telefoontjes, zonder te wachten op antwoord via berichten. Die link gebruik je in je Instagram-bio, Google Business Profile, op visitekaartjes of als QR-sticker bij de ingang.

Wat volgt na de eerste reservering

De vier bovenstaande stappen zijn voldoende om reserveringen te ontvangen. Al het andere is bedoeld voor dagelijks of periodiek gebruik:

• Reserveringen — goedkeuring, als je hebt gekozen voor handmatige goedkeuring van nieuwe klanten.
• Check-in van klanten op de dag van de les — een snel scherm met „Aanwezig / Niet gekomen“, handig voor de receptie in de ochtend.
• Klanten — een database met zoeken op naam, telefoon of e-mail, plus export van de volledige database voor marketingcampagnes.
• Statistieken — aanwezigheden, unieke klanten, bezettingsgraad, no-show-percentage en omzet per maand.

Dat alles komt vanzelf met de tijd — in deze fase is maar één ding belangrijk: de eerste 8 minuten van de setup, en je bent klaar om online reserveringen te ontvangen.

Veelgestelde vragen

Kan ik de instellingen later nog aanpassen? Ja — de naam, beschrijving, prijzen, capaciteit en goedkeuringsinstellingen van elke activiteit kunnen op elk moment worden gewijzigd, zonder dat je bestaande reserveringen verliest.

Wat als ik al klanten in Excel heb staan? Je hoeft ze niet allemaal in één keer in te voeren. Je kunt alleen met nieuwe toekomstige reserveringen beginnen, terwijl de klantendatabase zich geleidelijk opbouwt wanneer mensen via de nieuwe link boeken.

Moet ik meer dan één activiteit hebben? Nee — je kunt starten met slechts één activiteit (bijvoorbeeld „Groepstraining“) en later nieuwe activiteitstypes toevoegen wanneer je je aanbod uitbreidt.

Wat gebeurt er als een les al reserveringen heeft en ik die wil verwijderen? Volledig verwijderen is alleen mogelijk als er geen klanten voor de les zijn ingeschreven. Als er al boekingen zijn, verandert de optie automatisch in „Slot deactiveren“ — de les wordt verborgen voor nieuwe reserveringen zonder invloed op de mensen die al geboekt hebben.