Click and Fit — complete gids voor trainers en fitnessstudio's
Volledige handleiding voor het beheer van uw bedrijfsprofiel — van registratie tot dagelijks gebruik.
Inhoud
Wat heb ik nodig om te beginnen?
- Registreer een bedrijfsprofiel — uw openbare pagina en toegang tot de administratie.
- Maak ten minste 1 soort activiteit aan en wijs een instructeur toe als u een team heeft.
- Voeg een les (slot) toe aan de kalender — een specifieke dag en tijd waarop de activiteit daadwerkelijk plaatsvindt.
- Deel de reserveringslink/QR-code met uw klanten.
Dit is voldoende om reserveringen te accepteren. Alles hieronder is bedoeld voor dagelijks gebruik of volledig optioneel.
- Reserveringen — goedkeuring, als u handmatige goedkeuring van klanten heeft gekozen.
- Check-in van klanten op de dag van de les.
- Klanten — database, zoeken, gegevens exporteren.
- Statistieken — aanwezigheid, inkomsten, bezettingsgraad.
- Meldingen, medewerkers, visueel thema, ruimtes, locaties en abonnement — allemaal in Instellingen.
- Uitgebreide modules (Digital Gym, Evenementen, Abonnementskaarten, Boekhouding).
- Aanbevelingsprogramma en meertalige ondersteuning.
Introductie: hoe het platform werkt
Click and Fit is een reserveringsbeheersysteem dat is opgebouwd rond 4 basisbouwstenen:
- Bedrijfsprofiel — uw openbare pagina waarmee klanten reserveringen maken.
- Soorten activiteiten — de "sjablonen" van uw diensten (Yoga, Pilates, Personal training...).
- Kalender en lessen (slots) — de concrete tijdstippen waarop een bepaald soort activiteit plaatsvindt.
- Reserveringen/Klanten — de mensen die een tijd boeken en hun geschiedenis bij u.
Inzicht in deze hiërarchie (Activiteit → Les (Slot) → Reservering) is essentieel, omdat bijna elke instelling in het platform aan een van deze niveaus is gekoppeld.
1. Registratie van een bedrijfsprofiel
Waarvoor dient het: het maakt uw openbare reserveringspagina aan en geeft u toegang tot de administratie.
- Open clickandfit.eu/information/b2b en klik op „Bedrijfsprofiel aanmaken".
- Vul de profielgegevens in (zie de velden hieronder).
- Klik op „Bedrijfsprofiel aanmaken" — het profiel is direct actief, met een gratis proefperiode van 30 dagen.
Velden in het registratieformulier
clickandfit.eu/uw-naam). Het systeem controleert direct of deze beschikbaar is — let op de groene tekst "Beschikbaar!" voordat u verdergaat.Onboardingchecklist
Direct na het aanmaken verwelkomt het platform u met een onboardingchecklist — een lijst met stappen die u moet afronden voordat uw profiel volledig klaar is voor klanten:
2. Soorten activiteiten
Waarvoor dient het: een activiteit is de "productkaart" van uw dienst — deze bepaalt prijs, duur, capaciteit en betaalmethode voor elk type les/dienst dat u aanbiedt. Zodra deze is aangemaakt, kunt u hem meerdere keren in de kalender "inplannen" als lessen (slots).
Een nieuwe activiteit aanmaken
Ga naar „Soorten activiteiten" → „Nieuwe soort activiteit toevoegen" en vul in:
Regelt wanneer een reservering automatisch wordt bevestigd en wanneer deze op uw goedkeuring wacht. Er zijn drie opties:
„Alleen nieuwe gebruikers goedkeuren" (standaard, aanbevolen) — elke klant die nog niet als „Aanwezig" bij een les bij u is gemarkeerd, doorloopt bij elke reservering handmatige goedkeuring. Zodra u hem eenmaal als aanwezig incheckt, wordt zijn account geactiveerd en kan hij voortaan reserveren zonder op goedkeuring te wachten. Als hij later een les mist en u hem als „Niet verschenen" markeert, wordt zijn account opnieuw gedeactiveerd en moet hij bij de volgende reservering opnieuw worden goedgekeurd. Zo boeken vaste klanten direct, terwijl mensen die daadwerkelijk niet komen opdagen telkens opnieuw moeten worden goedgekeurd — de beste balans tussen snelheid voor vaste klanten en controle over nieuwe of minder betrouwbare klanten.
„Geen goedkeuringen" — alles wordt automatisch bevestigd, ongeacht of de klant is geactiveerd. Het snelst voor de klant, maar zonder mogelijkheid om een nieuwe reservering vooraf te beoordelen.
„Alle reserveringen goedkeuren" — alles gaat altijd via u, ongeacht of de klant is geactiveerd of niet. Volledige handmatige controle — handig voor dure of beperkte diensten zoals personal training, maar het kost u de meeste tijd.
Bestaande activiteiten beheren
In de activiteitenlijst heeft elke activiteit:
Een instructeur aan een activiteit toewijzen
- Via het pictogram met de afstudeerhoed () naast de activiteit opent u de lijst met „Beschikbare mensen" (leden van uw team, zie de sectie „Medewerkers").
- Klik op „Toevoegen" naast de gewenste instructeur.
- De instructeur verschijnt in „Toegewezen instructeurs", met de optie „Verwijderen".
3. Kalender en lessen (slots)
Waarvoor dient het: hier "zet u uw activiteiten in het rooster" als concrete data en tijdstippen, zodat klanten daadwerkelijk kunnen reserveren.
Een les (slot) toevoegen
- Open „Kalender" — maandweergave per dag.
- Klik op de gewenste dag → er verschijnt een knop „Nieuw slot (les)".
- Kies welke reeds aangemaakte activiteit u op die dag wilt "inplannen".
- Vul in: Tijd van uitvoering, Aantal plaatsen (vooraf ingevuld vanuit de activiteit, aanpasbaar voor die specifieke dag), Duur (minuten), en Herhalen — een checkbox die automatisch dezelfde les (slot) elke volgende week aanmaakt (ideaal voor een vast weekrooster, zonder elke week handmatig in te voeren).
- „Slot (les) aanmaken" — de les (het slot) verschijnt in de kalender met de tijd en de naam van de activiteit.
Een les (slot) bewerken
Vanuit een reeds aangemaakte les (slot), via de knop „Wijzigen", kunt u tijd, aantal plaatsen, duur aanpassen en de instructeur wijzigen die precies dit specifieke tijdstip geeft (handig als een activiteit meerdere instructeurs heeft die elkaar afwisselen).
Week dupliceren
Als u een stabiel weekrooster heeft, gebruikt u „Week dupliceren":
- Kies welke week u wilt kopiëren (source).
- Kies naar welke toekomstige (lege) weken deze moet worden gekopieerd.
Bespaart uren handmatige invoer bij de start van een nieuwe maand.
Details van een les (slot) — 3 tabs
Elke les (slot) in de kalender toont bij openen drie tabs:
Handmatig een klant aan een les (slot) toevoegen
Via de knop „Toevoegen" in de les (het slot) heeft u 3 opties — handig bij telefonische reserveringen:
Verwijderen vs. deactiveren van een les (slot)
4. Een link/QR voor reserveringen versturen
Waarvoor dient het: dit is de laatste stap van de onboarding — hoe u daadwerkelijk klanten krijgt.
De openbare pagina (clickandfit.eu/uw-naam) toont de naam, beschrijving en kalender, waaruit klanten direct dag, tijd en activiteit kiezen en een reservering bevestigen.
Deze link plaatst u in uw Instagram bio, Google Business Profile, visitekaartjes, QR-sticker op de etalage, enz.
5. Reserveringen — goedkeuring
Waarvoor dient het: hier wachten de reserveringen die uw beslissing vereisen — volgens de instelling "Goedkeuring van reserveringen" van de activiteit.
Bij de aanbevolen standaardinstelling ziet u hier vooral nieuwe klanten of klanten die onlangs niet bij een les zijn verschenen (waardoor hun account is gedeactiveerd) — vaste, al geactiveerde klanten komen helemaal niet langs deze pagina, omdat zij automatisch reserveren.
Als er geen goedkeuringen in behandeling zijn, ziet u "Geen reserveringen ter goedkeuring". Bij een wachtende reservering kunt u deze hier direct goedkeuren of weigeren.
6. Check-in (overzicht)
Waarvoor dient het: een snelle weergave van "wat heb ik vandaag" — ideaal voor het receptiescherm in de ochtend.
7. Klanten
Waarvoor dient het: centrale database met alle mensen die bij u een reservering hebben gemaakt — voor reserveringen, aanwezigheid en analyse.
Klantprofiel (details)
Wanneer u op een klant uit de zoekresultaten klikt, ziet u:
- Status (Actief/Inactief), e-mail, telefoon
- Statistieken: Bezoeken, No-shows, Annulering %, Laatste bezoek, Lid sinds
- Tab „Toekomstige reserveringen" en „Afgelopen reserveringen" (volledige geschiedenis)
- Directe knop „Check-in" — markeer aanwezigheid direct vanuit het profiel, zonder de les (het slot) in de kalender te zoeken
Deze pagina is bijzonder nuttig om loyale klanten te herkennen (voor bonussen) of problematische no-showklanten (voor een strikter goedkeuringsbeleid).
8. Statistieken
Waarvoor dient het: snelle vinger aan de pols van uw business — hoeveel mensen komen, hoeveel nieuwe klanten wint u, hoeveel geld komt er binnen.
Basisweergave (maandelijks)
Navigatie per maand, met indicatoren:
- Aanwezigheden — totaal aantal ingecheckte bezoeken
- Unieke klanten — hoeveel verschillende mensen zijn gekomen
- Bezettingsgraad % — hoeveel van de totale capaciteit daadwerkelijk wordt gebruikt (signaal of u meer/minder lessen (slots) moet aanbieden)
- No-showpercentage — hoeveel reserveringen eindigen zonder verschijning (signaal of u het goedkeuringsbeleid moet aanscherpen of annuleringskosten moet invoeren)
- Nieuwe klanten — groei van de klantenbasis
- Inkomsten (€) — gegenereerde omzet voor de maand
- Klanten met de meeste reserveringen — uw meest loyale klanten
Gedetailleerde statistieken
Maakt filteren mogelijk op een specifieke periode (van-tot datum) en op een specifieke activiteit — handig als u de prestaties van twee verschillende lessen wilt vergelijken (bijv. Yoga ochtend versus Yoga avond).
9. Instellingen — volledig overzicht
9.1 Meldingen
Waarvoor dient het: automatische communicatie met klanten en team, zonder handmatig berichten te schrijven.
Naar klanten (SMS):
Werkt met een kredietsysteem — SMS-credits worden apart geladen (u ziet uw huidige saldo en een knop „Opladen"). U schakelt elk type melding afzonderlijk in/uit:
- Melding voor een vrijgekomen plaats op de wachtlijst
- Melding bij weigering/goedkeuring van een les
- Melding één dag vóór een les (aan alle ingeschrevenen, of alleen aan nieuwe klanten)
- Melding bij 28 dagen zonder reservering — automatisch "terughalen" van klanten die al lang niet zijn gekomen (handig voor retention)
Naar personeel (push/e-mail):
Per activiteit kiest u afzonderlijk of de instructeur/het team een pushmelding op de telefoon en/of e-mail ontvangt, alleen voor twee gebeurtenissen: een nieuwe reservering ter goedkeuring en een annulering van een reservering.
9.2 Medewerkers
Waarvoor dient het: toegang tot de administratie delegeren aan uw echte team, met verschillende rechtenniveaus.
U ziet het huidige team met hun rollen. U voegt een nieuwe medewerker alleen per e-mail toe, met keuze uit rollen:
9.3 Thema kiezen
Waarvoor dient het: visuele branding van uw openbare reserveringspagina (niet van de administratie).
- Achtergrond: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Accentkleur: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link voor directe preview van hoe het er voor de klant uitziet voordat u beslist.
9.4 Profielinstellingen
Waarvoor dient het: basisinformatie over het bedrijf + gegevens voor automatische facturatie.
- Naam, beschrijving, telefoon, adres — dezelfde als bij registratie, op elk moment bewerkbaar.
- Achtergrondfoto voor het openbare profiel (verticaal, tot 5MB).
- Factuurgegevens (optioneel): Bedrijf, Vestigingsadres, Vertegenwoordiger, Bedrijfsnummer — als u deze niet invult, genereert het systeem simpelweg geen facturen automatisch.
9.5 Ruimtes
Waarvoor dient het: definiëren van fysieke ruimtes in uw studio (bijv. "Zaal 1", "Yogazaal", "Krachtruimte") — handig bij studio's met meer dan één ruimte, zodat reserveringen in dezelfde ruimte elkaar niet "overlappen".
9.6 Uitgebreide modules (add-ons)
Waarvoor dient het: optionele uitbreidingen van de functionaliteit, elk met een eigen prijs (zie „Betaling").
9.7 Locaties
Waarvoor dient het: als u meer dan één fysiek adres/filiaal heeft, krijgt elke locatie een eigen slug (openbaar adres), maar deelt deze de betaalmethode en de algemene limiet voor lessen (slots) met het hoofdaccount. Elke locatie kan verschillende trainers hebben.
9.8 Betaling (plannen en prijzen)
Waarvoor dient het: een abonnement kiezen op basis van de schaal van uw bedrijf.
- Gratis proefperiode (30 dagen vanaf registratie, met duidelijke vervaldatum).
- Plannen voor trainers: Basic (12€/mnd, 30 lessen (slots)), Plus (20€/mnd, 60 lessen (slots))
- Plannen voor studio/zaal: Studio Small (40€, 120 lessen (slots)), Studio Large (80€, 240 lessen (slots)), Studio Ultimate (130€, onbeperkte lessen (slots))
- Aparte Digital Fitness-plannen voor de Digital Gym-module.
10. Hulp en ondersteuning
- Officiële gids „Hulp voor trainers" met korte videodemonstraties van de belangrijkste stappen (registratie, activiteit, les (slot), reserveringen).
- Direct contact via Viber voor snelle hulp als iets niet duidelijk is.
11. Aanvullende commerciële informatie
SMS-credits — prijzen
SMS-credits voor klantmeldingen (zie 9.1) worden geladen via de webshop met pakketprijzen, bijv.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Grotere pakketten zijn aanzienlijk goedkoper per SMS — als u actief vertrouwt op automatische herinneringen, is het voordeliger om in één keer een groter pakket te laden.
Digital Gym — gedetailleerde prijslijst
De module "Digital Gym" (tv-schermen voor zelfstandige trainingen) heeft een aparte, uitgebreidere calculator buiten de gebruikelijke plannen:
- Eenmalige configuratie: ~200€ (hardware + licentie/activatie), berekend op basis van het aantal zalen en het aantal schermen per zaal (tot 8 zalen, tot 4 schermen per zaal).
- Maandelijks abonnement: vanaf 100€/mnd, afhankelijk van het aantal schermen.
- Inclusief: synchronisatie tot 4 schermen in realtime, afstandsbediening van content vanaf telefoon/laptop, automatisch beheer van vrije plaatsen en wachtenden.
- Niet inbegrepen in de prijs: videomateriaal (aanvullende pakketten op aanvraag), bekabeling boven 15m, montage van de schermen zelf.
- Levering van hardware: tot 14 werkdagen (voor bestellingen tot 5 tv's), gratis in Bulgarije.
- Ondersteuning: diagnose op afstand binnen 48 uur, bezoek op locatie binnen 7 werkdagen indien nodig.
Contact voor bestelling: telefoonnummer vermeld op de pagina /information/b2b/digital-gym.
Aanbevelingsprogramma ("Nodig een collega uit")
Elk bedrijfsprofiel krijgt automatisch een unieke code (de slug van het profiel) om aan te bevelen:
- U deelt uw code met een collega-trainer/eigenaar van een zaal.
- Hij/zij voert deze in het veld „Promocode" in bij registratie → ontvangt 2 maanden gratis.
- Bij zijn/haar eerste betaalde abonnement ontvangt u automatisch 2 maanden gratis gebruik.
Er is geen limiet op het aantal uitgenodigde collega's — een mechanisme voor laagdrempelige groei via aanbevelingen binnen de sector.
Meertalige ondersteuning
Samenvatting van het traject voor het aanmaken van een bedrijfsprofiel
- Registratie van een bedrijfsprofiel (~2 min)
- Ten minste 1 soort activiteit aanmaken + instructeur toewijzen (~3 min)
- Lessen (slots) toevoegen aan de kalender (handmatig of via "Week dupliceren") (~2 min)
- De reserveringslink/QR-code delen (~1 min)
- Dagelijks gebruik: klanten inchecken (Aanwezig/Niet verschenen), "Reserveringen" voor goedkeuring bekijken, "Statistieken" wekelijks/maandelijks volgen
- Periodiek: "Klanten" bekijken om loyale en "slapende" klanten te identificeren