Volledige handleiding voor het beheer van uw bedrijfsprofiel — van registratie tot dagelijks gebruik.
Dit is voldoende om reserveringen te accepteren. Alles hieronder is bedoeld voor dagelijks gebruik of volledig optioneel.
Click and Fit is een reserveringsbeheersysteem dat is opgebouwd rond 4 basisbouwstenen:
Inzicht in deze hiërarchie (Activiteit → Les (Slot) → Reservering) is essentieel, omdat bijna elke instelling in het platform aan een van deze niveaus is gekoppeld.
Waarvoor dient het: het maakt uw openbare reserveringspagina aan en geeft u toegang tot de administratie.
clickandfit.eu/uw-naam). Het systeem controleert direct of deze beschikbaar is — let op de groene tekst "Beschikbaar!" voordat u verdergaat.Direct na het aanmaken verwelkomt het platform u met een onboardingchecklist — een lijst met stappen die u moet afronden voordat uw profiel volledig klaar is voor klanten:
Waarvoor dient het: een activiteit is de "productkaart" van uw dienst — deze bepaalt prijs, duur, capaciteit en betaalmethode voor elk type les/dienst dat u aanbiedt. Zodra deze is aangemaakt, kunt u hem meerdere keren in de kalender "inplannen" als lessen (slots).
Ga naar „Soorten activiteiten" → „Nieuwe soort activiteit toevoegen" en vul in:
Regelt wanneer een reservering automatisch wordt bevestigd en wanneer deze op uw goedkeuring wacht. Er zijn drie opties:
„Alleen nieuwe gebruikers goedkeuren" (standaard, aanbevolen) — elke klant die nog niet als „Aanwezig" bij een les bij u is gemarkeerd, doorloopt bij elke reservering handmatige goedkeuring. Zodra u hem eenmaal als aanwezig incheckt, wordt zijn account geactiveerd en kan hij voortaan reserveren zonder op goedkeuring te wachten. Als hij later een les mist en u hem als „Niet verschenen" markeert, wordt zijn account opnieuw gedeactiveerd en moet hij bij de volgende reservering opnieuw worden goedgekeurd. Zo boeken vaste klanten direct, terwijl mensen die daadwerkelijk niet komen opdagen telkens opnieuw moeten worden goedgekeurd — de beste balans tussen snelheid voor vaste klanten en controle over nieuwe of minder betrouwbare klanten.
„Geen goedkeuringen" — alles wordt automatisch bevestigd, ongeacht of de klant is geactiveerd. Het snelst voor de klant, maar zonder mogelijkheid om een nieuwe reservering vooraf te beoordelen.
„Alle reserveringen goedkeuren" — alles gaat altijd via u, ongeacht of de klant is geactiveerd of niet. Volledige handmatige controle — handig voor dure of beperkte diensten zoals personal training, maar het kost u de meeste tijd.
In de activiteitenlijst heeft elke activiteit:
Waarvoor dient het: hier "zet u uw activiteiten in het rooster" als concrete data en tijdstippen, zodat klanten daadwerkelijk kunnen reserveren.
Vanuit een reeds aangemaakte les (slot), via de knop „Wijzigen", kunt u tijd, aantal plaatsen, duur aanpassen en de instructeur wijzigen die precies dit specifieke tijdstip geeft (handig als een activiteit meerdere instructeurs heeft die elkaar afwisselen).
Als u een stabiel weekrooster heeft, gebruikt u „Week dupliceren":
Bespaart uren handmatige invoer bij de start van een nieuwe maand.
Elke les (slot) in de kalender toont bij openen drie tabs:
Via de knop „Toevoegen" in de les (het slot) heeft u 3 opties — handig bij telefonische reserveringen:
Waarvoor dient het: dit is de laatste stap van de onboarding — hoe u daadwerkelijk klanten krijgt.
De openbare pagina (clickandfit.eu/uw-naam) toont de naam, beschrijving en kalender, waaruit klanten direct dag, tijd en activiteit kiezen en een reservering bevestigen.
Deze link plaatst u in uw Instagram bio, Google Business Profile, visitekaartjes, QR-sticker op de etalage, enz.
Waarvoor dient het: hier wachten de reserveringen die uw beslissing vereisen — volgens de instelling "Goedkeuring van reserveringen" van de activiteit.
Bij de aanbevolen standaardinstelling ziet u hier vooral nieuwe klanten of klanten die onlangs niet bij een les zijn verschenen (waardoor hun account is gedeactiveerd) — vaste, al geactiveerde klanten komen helemaal niet langs deze pagina, omdat zij automatisch reserveren.
Als er geen goedkeuringen in behandeling zijn, ziet u "Geen reserveringen ter goedkeuring". Bij een wachtende reservering kunt u deze hier direct goedkeuren of weigeren.
Waarvoor dient het: een snelle weergave van "wat heb ik vandaag" — ideaal voor het receptiescherm in de ochtend.
Waarvoor dient het: centrale database met alle mensen die bij u een reservering hebben gemaakt — en de basis voor marketing/analyse.
Wanneer u op een klant uit de zoekresultaten klikt, ziet u:
Deze pagina is bijzonder nuttig om loyale klanten te herkennen (voor bonussen) of problematische no-showklanten (voor een strikter goedkeuringsbeleid).
Waarvoor dient het: snelle vinger aan de pols van uw business — hoeveel mensen komen, hoeveel nieuwe klanten wint u, hoeveel geld komt er binnen.
Navigatie per maand, met indicatoren:
Maakt filteren mogelijk op een specifieke periode (van-tot datum) en op een specifieke activiteit — handig als u de prestaties van twee verschillende lessen wilt vergelijken (bijv. Yoga ochtend versus Yoga avond).
Waarvoor dient het: automatische communicatie met klanten en team, zonder handmatig berichten te schrijven.
Naar klanten (SMS):
Werkt met een kredietsysteem — SMS-credits worden apart geladen (u ziet uw huidige saldo en een knop „Opladen"). U schakelt elk type melding afzonderlijk in/uit:
Naar personeel (push/e-mail):
Per activiteit kiest u afzonderlijk of de instructeur/het team een pushmelding op de telefoon en/of e-mail ontvangt, alleen voor twee gebeurtenissen: een nieuwe reservering ter goedkeuring en een annulering van een reservering.
Waarvoor dient het: toegang tot de administratie delegeren aan uw echte team, met verschillende rechtenniveaus.
U ziet het huidige team met hun rollen. U voegt een nieuwe medewerker alleen per e-mail toe, met keuze uit rollen:
Waarvoor dient het: visuele branding van uw openbare reserveringspagina (niet van de administratie).
Waarvoor dient het: basisinformatie over het bedrijf + gegevens voor automatische facturatie.
Waarvoor dient het: definiëren van fysieke ruimtes in uw studio (bijv. "Zaal 1", "Yogazaal", "Krachtruimte") — handig bij studio's met meer dan één ruimte, zodat reserveringen in dezelfde ruimte elkaar niet "overlappen".
Waarvoor dient het: optionele uitbreidingen van de functionaliteit, elk met een eigen prijs (zie „Betaling").
Waarvoor dient het: als u meer dan één fysiek adres/filiaal heeft, krijgt elke locatie een eigen slug (openbaar adres), maar deelt deze de betaalmethode en de algemene limiet voor lessen (slots) met het hoofdaccount. Elke locatie kan verschillende trainers hebben.
Waarvoor dient het: een abonnement kiezen op basis van de schaal van uw bedrijf.
SMS-credits voor klantmeldingen (zie 9.1) worden geladen via de webshop met pakketprijzen, bijv.:
Grotere pakketten zijn aanzienlijk goedkoper per SMS — als u actief vertrouwt op automatische herinneringen, is het voordeliger om in één keer een groter pakket te laden.
De module "Digital Gym" (tv-schermen voor zelfstandige trainingen) heeft een aparte, uitgebreidere calculator buiten de gebruikelijke plannen:
Contact voor bestelling: telefoonnummer vermeld op de pagina /information/b2b/digital-gym.
Elk bedrijfsprofiel krijgt automatisch een unieke code (de slug van het profiel) om aan te bevelen:
Er is geen limiet op het aantal uitgenodigde collega's — een mechanisme voor laagdrempelige groei via aanbevelingen binnen de sector.