Click and Fit — pełny przewodnik dla trenerów i studiów fitness
Kompletny przewodnik po administracji profilu biznesowego — od rejestracji po codzienne użytkowanie.
Spis treści
Czego potrzebuję, aby zacząć?
- Zarejestruj profil biznesowy — swoją publiczną stronę i dostęp do panelu administracyjnego.
- Utwórz co najmniej 1 typ aktywności i przypisz instruktora, jeśli masz zespół.
- Dodaj zajęcia (slot) do kalendarza — konkretny dzień i godzinę, w których aktywność faktycznie się odbywa.
- Udostępnij klientom link/kod QR do rezerwacji.
To wystarczy, aby przyjmować rezerwacje. Wszystko pozostałe poniżej służy do codziennej pracy lub jest całkowicie opcjonalne.
- Rezerwacje — akceptacja, jeśli wybrano ręczne zatwierdzanie klientów.
- Check-in klientów w dniu zajęć.
- Klienci — baza danych, wyszukiwanie, eksport danych.
- Statystyki — frekwencja, przychody, obłożenie.
- Powiadomienia, pracownicy, motyw wizualny, sale, lokalizacje i plan subskrypcji — wszystko w Ustawieniach.
- Moduły rozszerzone (Digital Gym, Wydarzenia, Karty abonamentowe, Księgowość).
- Program poleceń i obsługa wielu języków.
Wprowadzenie: jak działa platforma
Click and Fit to system zarządzania rezerwacjami zbudowany wokół 4 podstawowych "klocków":
- Profil biznesowy — twoja publiczna strona, przez którą klienci dokonują rezerwacji.
- Typy aktywności — "szablony" twoich usług (joga, pilates, trening personalny...).
- Kalendarz i zajęcia (sloty) — konkretne terminy, w których odbywa się dany typ aktywności.
- Rezerwacje/Klienci — osoby zapisujące się na zajęcia i ich historia u ciebie.
Zrozumienie tej hierarchii (Aktywność → Zajęcia (Slot) → Rezerwacja) jest kluczowe, ponieważ prawie każde ustawienie na platformie jest powiązane z jednym z tych poziomów.
1. Rejestracja profilu biznesowego
Do czego służy: tworzy twoją publiczną stronę rezerwacji i daje dostęp do panelu administracyjnego.
- Otwórz clickandfit.eu/information/b2b i kliknij „Utwórz profil biznesowy".
- Wypełnij dane profilu (zobacz pola poniżej).
- Kliknij „Utwórz profil biznesowy" — profil jest aktywny od razu i obejmuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny.
Pola formularza rejestracyjnego
clickandfit.eu/twoja-nazwa). System od razu sprawdza, czy jest wolny — przed przejściem dalej upewnij się, że widzisz zielony tekst "Dostępne!".Checklist onboardingu
Zaraz po utworzeniu platforma wita cię checklistą onboardingu — listą kroków, które trzeba ukończyć, zanim profil będzie w pełni gotowy dla klientów:
2. Typy aktywności
Do czego służy: aktywność to "karta produktu" twojej usługi — określa cenę, czas trwania, pojemność i sposób płatności dla każdego typu zajęć/usługi, które oferujesz. Po utworzeniu możesz wielokrotnie "wypuszczać" ją do kalendarza jako zajęcia (sloty).
Tworzenie nowej aktywności
Przejdź do „Typy aktywności" → „Dodaj nowy typ aktywności" i uzupełnij:
Określa, kiedy rezerwacja jest potwierdzana automatycznie, a kiedy czeka na twoją akceptację. Dostępne są trzy opcje:
„Akceptuj tylko nowych użytkowników" (domyślnie, to polecamy) — każdy klient, który nie został jeszcze oznaczony u ciebie jako „Obecny" na zajęciach, przechodzi ręczną akceptację przy każdej rezerwacji. Gdy tylko raz oznaczysz go jako obecnego, jego konto staje się aktywowane i od tej pory rezerwuje bez oczekiwania na akceptację. Jeśli później opuści zajęcia i oznaczysz go jako „Nie pojawił się", jego konto ponownie się dezaktywuje i znów będzie wymagało akceptacji przy kolejnej rezerwacji. Dzięki temu stali klienci zapisują się natychmiast, a osoby, które faktycznie się nie pojawiają, znowu muszą być akceptowane za każdym razem — to najlepszy balans między szybkością dla lojalnych klientów a kontrolą nad nowymi lub mało wiarygodnymi.
„Bez akceptacji" — wszystko jest potwierdzane automatycznie, niezależnie od tego, czy klient jest aktywowany. To najszybsza opcja dla klienta, ale bez możliwości wcześniejszej oceny nowej rezerwacji.
„Akceptuj wszystkie rezerwacje" — wszystko zawsze przechodzi przez ciebie, niezależnie od tego, czy klient jest aktywowany, czy nie. Pełna ręczna kontrola — przydatna przy drogich lub ograniczonych usługach, np. treningach personalnych, ale zabiera najwięcej czasu.
Zarządzanie istniejącymi aktywnościami
Na liście aktywności każda ma:
Przypisanie instruktora do aktywności
- Z ikony z biretem () przy aktywności otwierasz listę „Dostępne osoby" (członkowie twojego zespołu, zobacz sekcję „Pracownicy").
- Klikasz „Dodaj" przy wybranym instruktorze.
- Instruktor pojawia się w sekcji „Przypisani instruktorzy", z opcją „Usuń".
3. Kalendarz i zajęcia (sloty)
Do czego służy: tutaj "wpuszczasz do grafiku" swoje aktywności jako konkretne daty i godziny, aby klienci mogli faktycznie rezerwować.
Dodawanie zajęć (slotu)
- Otwórz „Kalendarz" — widok miesięczny według dni.
- Kliknij wybrany dzień → pojawi się przycisk „Nowy slot (zajęcia)".
- Wybierz, którą już utworzoną aktywność chcesz "uruchomić" tego dnia.
- Uzupełnij: Godzinę rozpoczęcia, Liczbę miejsc (wstępnie pobieraną z aktywności, ale możliwą do korekty na dany dzień), Czas trwania (minuty) oraz Powtarzanie — checkbox, który automatycznie tworzy te same zajęcia (slot) w każdym kolejnym tygodniu (idealne dla stałego tygodniowego harmonogramu, bez ręcznego wpisywania każdego tygodnia).
- „Utwórz slot (zajęcia)" — zajęcia (slot) pojawiają się w kalendarzu z godziną i nazwą aktywności.
Edycja zajęć (slotu)
W już utworzonych zajęciach (slocie) przycisk „Zmień" pozwala skorygować godzinę, liczbę miejsc, czas trwania oraz zmienić instruktora, który prowadzi właśnie te konkretne zajęcia (przydatne, jeśli aktywność ma kilku instruktorów i rotują się oni między sobą).
Duplikowanie tygodnia
Jeśli masz stabilny tygodniowy harmonogram, użyj „Duplikowania tygodnia":
- Wybierasz, który tydzień chcesz skopiować (source).
- Wybierasz, do których przyszłych (pustych) tygodni ma zostać skopiowany.
Oszczędza to godziny ręcznego wprowadzania przy starcie nowego miesiąca.
Szczegóły zajęć (slotu) — 3 zakładki
Każde zajęcia (slot) w kalendarzu po otwarciu pokazują trzy zakładki:
Ręczne dodanie klienta do zajęć (slotu)
Z poziomu przycisku „Dodaj" w zajęciach (slocie) masz 3 opcje — przydatne przy rezerwacjach telefonicznych:
Usuwanie vs. dezaktywacja zajęć (slotu)
4. Wysyłanie linku/QR do rezerwacji
Do czego służy: to finalny krok onboardingu — w ten sposób realnie zaczynasz pozyskiwać klientów.
Strona publiczna (clickandfit.eu/twoja-nazwa) pokazuje nazwę, opis i kalendarz, z którego klienci bezpośrednio wybierają dzień, godzinę i aktywność oraz potwierdzają rezerwację.
To ten link umieszczasz w bio na Instagramie, w Google Business Profile, na wizytówkach, na naklejce QR na witrynie itd.
5. Rezerwacje — akceptacja
Do czego służy: tutaj czekają rezerwacje wymagające twojej decyzji — zgodnie z ustawieniem "Akceptacja rezerwacji" dla aktywności.
Przy zalecanym ustawieniu domyślnym zobaczysz tutaj głównie nowych klientów lub takich, którzy ostatnio nie pojawili się na zajęciach (i dlatego ich konto zostało dezaktywowane) — stali, już aktywowani klienci w ogóle nie przechodzą przez tę stronę, ponieważ rezerwują automatycznie.
Jeśli nie ma oczekujących na akceptację, wyświetli się "Brak rezerwacji do zaakceptowania". Gdy rezerwacja oczekuje, możesz zaakceptować ją lub odrzucić bezpośrednio tutaj.
6. Check-in (przegląd ogólny)
Do czego służy: szybki podgląd „co mam dziś” — idealny na ekran recepcji rano.
7. Klienci
Do czego służy: centralna baza wszystkich osób, które dokonały u ciebie rezerwacji — do rezerwacji, obecności i analiz.
Profil klienta (szczegóły)
Klikając klienta w wynikach wyszukiwania, zobaczysz:
- Status (Aktywny/Nieaktywny), email, telefon
- Statystyki: Wizyty, Nieobecności, % anulowań, Ostatnia wizyta, Klient od
- Zakładki „Przyszłe rezerwacje" i „Przeszłe rezerwacje" (pełna historia)
- Bezpośredni przycisk „Check-in" — oznaczasz obecność bezpośrednio z profilu, bez szukania zajęć (slotu) w kalendarzu
Ta strona jest szczególnie przydatna do rozpoznawania lojalnych klientów (na potrzeby bonusów) lub problematycznych klientów typu no-show (dla bardziej restrykcyjnej polityki akceptacji).
8. Statystyki
Do czego służy: szybki puls biznesu — ile osób przychodzi, ilu nowych klientów pozyskujesz i ile pieniędzy wpływa.
Widok główny (miesięczny)
Nawigacja po miesiącach z następującymi wskaźnikami:
- Obecności — łączna liczba odnotowanych wizyt
- Unikalni klienci — ile różnych osób przyszło
- Obłożenie % — jaka część całkowitej pojemności jest realnie wykorzystywana (sygnał, czy należy dodać lub ograniczyć liczbę zajęć (slotów))
- Wskaźnik no-show — jaki odsetek rezerwacji kończy się nieobecnością (sygnał, czy trzeba zaostrzyć politykę akceptacji lub wprowadzić opłatę za anulowanie)
- Nowi klienci — wzrost bazy
- Przychody (€) — wygenerowany obrót za miesiąc
- Klienci z największą liczbą rezerwacji — twoi najbardziej lojalni klienci
Statystyki szczegółowe
Pozwalają filtrować po konkretnym okresie (data od-do) i po konkretnej aktywności — przydatne, jeśli chcesz porównać wyniki dwóch różnych zajęć (np. joga rano vs joga wieczorem).
9. Ustawienia — pełny przegląd
9.1 Powiadomienia
Do czego służy: automatyczna komunikacja z klientami i zespołem bez ręcznego pisania wiadomości.
Do klientów (SMS):
Działa w systemie kredytowym — kredyty SMS doładowuje się osobno (widzisz aktualne saldo i przycisk „Doładuj"). Każdy typ powiadomienia można włączyć lub wyłączyć osobno:
- Powiadomienie o zwolnionym miejscu na liście oczekujących
- Powiadomienie o odrzuceniu/zaakceptowaniu zajęć
- Powiadomienie dzień przed zajęciami (dla wszystkich zapisanych lub tylko dla nowych klientów)
- Powiadomienie po 28 dniach bez rezerwacji — automatyczne „odzyskiwanie" klientów, którzy dawno nie przychodzili (przydatne dla retention)
Do personelu (push/email):
Osobno dla każdej aktywności wybierasz, czy instruktor/zespół ma otrzymywać powiadomienie push na telefon i/lub email tylko o dwóch zdarzeniach: nowa rezerwacja do akceptacji oraz anulowanie rezerwacji.
9.2 Pracownicy
Do czego służy: delegowanie dostępu do panelu administracyjnego twojemu realnemu zespołowi, z różnymi poziomami uprawnień.
Widzisz obecny zespół i ich role. Nowego pracownika dodajesz tylko po emailu, z wyborem roli:
9.3 Wybór motywu
Do czego służy: wizualny branding twojej publicznej strony rezerwacji (nie panelu administracyjnego).
- Tło: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Kolor akcentu: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link do bezpośredniego podglądu tego, jak będzie to wyglądać dla klienta, zanim podejmiesz decyzję.
9.4 Ustawienia profilu
Do czego służy: podstawowe informacje o firmie + dane do automatycznego fakturowania.
- Nazwa, opis, telefon, adres — takie same jak przy rejestracji, edytowalne w dowolnym momencie.
- Zdjęcie tła profilu publicznego (pionowe, do 5MB).
- Dane do faktur (opcjonalne): Firma, Adres siedziby, M.O.L., EIK — jeśli ich nie uzupełnisz, system po prostu nie będzie automatycznie generować faktur.
9.5 Sale
Do czego służy: definiowanie fizycznych przestrzeni w twoim studiu (np. "Sala 1", "Sala jogi", "Sala siłowa") — przydatne w studiach z więcej niż jednym pomieszczeniem, aby rezerwacje nie „nakładały się” w tej samej przestrzeni.
9.6 Moduły rozszerzone (add-ons)
Do czego służy: opcjonalne rozszerzenia funkcjonalności, każde z własną ceną (zobacz „Płatność").
9.7 Lokalizacje
Do czego służy: jeśli masz więcej niż jeden fizyczny adres/oddział, każda lokalizacja otrzymuje własny slug (adres publiczny), ale współdzieli metodę płatności i wspólny limit zajęć (slotów) z kontem głównym. Każda lokalizacja może mieć innych trenerów.
9.8 Płatność (plany i ceny)
Do czego służy: wybór planu subskrypcji odpowiedniego do skali twojego biznesu.
- Bezpłatny okres próbny (30 dni od rejestracji, z wyraźną datą wygaśnięcia).
- Plany dla trenerów: Basic (12€/mies., 30 zajęć (slotów)), Plus (20€/mies., 60 zajęć (slotów))
- Plany dla studia/sali: Studio Small (40€, 120 zajęć (slotów)), Studio Large (80€, 240 zajęć (slotów)), Studio Ultimate (130€, nielimitowane zajęcia (sloty))
- Oddzielne plany Digital Fitness dla modułu Digital Gym.
10. Pomoc i wsparcie
- Oficjalny przewodnik „Pomoc dla trenerów" z krótkimi demonstracjami wideo najważniejszych kroków (rejestracja, aktywność, zajęcia (slot), rezerwacje).
- Bezpośredni kontakt przez Viber, jeśli coś wymaga szybkiego wyjaśnienia.
11. Dodatkowe informacje handlowe
Kredyty SMS — ceny
Kredyty SMS do powiadomień dla klientów (zobacz 9.1) doładowuje się w sklepie internetowym w pakietowych cenach, np.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Większe pakiety wychodzą znacznie taniej w przeliczeniu na jednego SMS-a — jeśli aktywnie korzystasz z automatycznych przypomnień, bardziej opłaca się doładować większy pakiet jednorazowo.
Digital Gym — szczegółowy cennik
Moduł "Digital Gym" (ekrany TV do samodzielnych treningów) ma osobny, bardziej szczegółowy kalkulator poza standardowymi planami:
- Jednorazowa konfiguracja: ~200€ (sprzęt + licencja/aktywacja), wyliczana w zależności od liczby sal i liczby ekranów w sali (do 8 sal, do 4 ekranów na salę).
- Miesięczny abonament: od 100€/mies. wzwyż, zależnie od liczby ekranów.
- Obejmuje: synchronizację do 4 ekranów w czasie rzeczywistym, zdalne zarządzanie treścią z telefonu/laptopa, automatyczne zarządzanie wolnymi miejscami i listą oczekujących.
- Nie obejmuje ceny: materiałów wideo (dodatkowe pakiety dostępne na zapytanie), okablowania powyżej 15 m, montażu samych ekranów.
- Dostawa sprzętu: do 14 dni roboczych (dla zamówień do 5 telewizorów), bezpłatna na terenie Bułgarii.
- Wsparcie: zdalna diagnostyka do 48 h, wizyta na miejscu do 7 dni roboczych w razie potrzeby.
Kontakt w sprawie zamówienia: telefon podany na stronie /information/b2b/digital-gym.
Program poleceń ("Zaproś kolegę")
Każdy profil biznesowy automatycznie otrzymuje unikalny kod (slug profilu) do polecania:
- Udostępniasz swój kod trenerowi koledze/właścicielowi sali.
- Wpisuje go w polu „Kod promocyjny" przy rejestracji → otrzymuje 2 miesiące za darmo.
- Przy jego pierwszej płatnej subskrypcji ty automatycznie otrzymujesz 2 miesiące bezpłatnego korzystania.
Nie ma limitu liczby zaproszonych kolegów — to mechanizm niskobudżetowego wzrostu dzięki rekomendacjom w branży.
Obsługa wielu języków
Podsumowanie drogi do utworzenia profilu biznesowego
- Rejestracja profilu biznesowego (~2 min)
- Utworzenie co najmniej 1 typu aktywności + przypisanie instruktora (~3 min)
- Dodanie zajęć (slotów) do kalendarza (ręcznie lub przez "Duplikowanie tygodnia") (~2 min)
- Udostępnienie linku/kodu QR do rezerwacji (~1 min)
- Codzienne użycie: check-in klientów (Obecny/Nie pojawił się), przegląd "Rezerwacji" do akceptacji, śledzenie "Statystyk" co tydzień/miesiąc
- Okresowo: przegląd sekcji "Klienci" w celu identyfikacji lojalnych i „uśpionych” klientów