Cum să creezi un profil business și să accepți prima rezervare în 8 minute

Pasul 1: Înregistrarea unui profil business (~2 minute)

Profilul business este pagina ta publică — cea prin care clienții fac efectiv rezervări — și în același timp poarta de intrare către administrarea contului tău.

Deschizi clickandfit.eu/information/b2b și apeși „Creează profil business”. Formularul cere câteva lucruri:

• Numele profilului business — ceea ce văd clienții peste tot: pe pagina publică, în notificări, pe facturi. Merită atenție, pentru că este primul lucru pe care îl vede un client nou.
• Slug (adresă ușor de citit) — URL-ul unic al profilului tău, de exemplu clickandfit.eu/numeletău. Sistemul verifică imediat dacă este disponibil.
• Descriere — un text scurt pe pagina publică. Aici este locul pentru o propoziție de tipul „de ce să mă aleagă pe mine” — specializare, atmosferă, locație.
• Telefon și adresă — se afișează public și sunt folosite pentru contact și navigare.
• Cod promoțional — dacă ai un cod de la un partener sau dintr-o campanie, aici îl introduci pentru reducere sau perioadă bonus.

După ce apeși „Creează profil business”, profilul este activ imediat — cu o perioadă de test gratuită de 30 de zile. Platforma te întâmpină cu o listă de onboarding cu cei patru pași din acest articol, ca să nu te pierzi în ce urmează.

Pasul 2: Crearea unui tip de activitate (~3 minute)

Dacă profilul business este „cartea ta de vizită”, tipul de activitate este fișa produsului tău — definește prețul, durata, capacitatea și modul de rezervare. Aici îi spui sistemului ce oferi exact: clasă de yoga, antrenament personal, pilates etc.

Din „Tipuri de activități” → „Adaugă un tip nou de activitate” completezi:

• Nume — de exemplu „Yoga pentru începători” sau „Antrenament personal 1:1”.
• Durata în minute — este folosită pentru a calcula automat sfârșitul fiecărei clase.
• Taxa în euro — platforma afișează automat și echivalentul în leva bulgărești.
• Metoda de plată — Multisport, card, numerar; poți bifa mai multe, iar clientul vede doar opțiunile permise.
• Numărul de locuri — capacitatea clasei.
• Aprobarea rezervărilor — aici alegi cât control vrei: aprobare automată doar pentru clienții noi (setarea implicită recomandată), automatizare completă fără nicio aprobare sau aprobare manuală pentru fiecare rezervare.
• Descriere și imagine — câmp rich text plus o imagine orizontală (până la 5MB), afișată pe butonul clasei. Foarte recomandată pentru o primă impresie mai bună.

Dacă ai o echipă, aici poți atribui și un instructor activității — prin iconița cu șapcă deschizi lista angajaților disponibili și adaugi instructorul dorit.

Sfat: setarea „Aprobarea rezervărilor” este cea care, de obicei, creează ezitare. Dacă abia începi și vrei un proces cât mai rapid pentru client, alege aprobarea automată. Dacă preferi să verifici fiecare persoană nouă înainte să îi confirmi locul — opțiunea implicită recomandată face exact asta, fără să împiedice clienții tăi fideli să rezerve instant.

Pasul 3: Adăugarea unei clase (slot) în calendar (~2 minute)

Tipul de activitate este „șablonul”. Clasa (slotul) este data și ora concretă la care are loc efectiv — iar exact asta văd clienții ca opțiune selectabilă în calendar.

Deschizi „Calendar”, dai click pe ziua dorită, apeși „Slot nou (clasă)” și alegi ce activitate deja creată vrei să „lansezi” în acea zi. Completezi ora, numărul de locuri (preluat din activitate, dar îl poți ajusta pentru ziua respectivă), durata și dacă acea clasă se repetă.

Dacă ai un program săptămânal stabil, nu trebuie să introduci fiecare zi separat — cu „Duplicare săptămână” copiezi o săptămână întreagă în săptămâni viitoare goale dintr-o singură mișcare. Economisește ore întregi, mai ales la începutul unei luni noi.

Fiecare clasă din calendar, atunci când o deschizi, afișează trei taburi pe care le vei folosi constant: „Rezervări” — lista celor înscriși cu telefon și email; „În așteptare” — clienții care și-au exprimat interesul pentru o clasă plină și sunt notificați automat când se eliberează un loc; și „Check-in” — ecranul operațional pentru ziua clasei. Dacă primești o rezervare prin telefon, nu este nevoie ca clientul să fie online — din butonul „Adaugă” din interiorul clasei poți adăuga un client existent, un client nou de tip „ghost” doar cu numele (comod pentru vizitatori ocazionali) sau îl poți trece direct pe lista de așteptare dacă locul este deja ocupat.

Pasul 4: Distribuirea unui link sau a unui cod QR pentru rezervări (~1 minut)

Acesta este pasul final — și, de fapt, momentul în care începi să primești clienți. Din checklist-ul de onboarding, o iconiță copiază direct în clipboard linkul profilului tău public; alta deschide un cod QR generat din același link, comod de tipărit pe un poster sau pe un sticker în vitrină.

Pagina publică (clickandfit.eu/numeletău) afișează numele, descrierea și calendarul, din care clienții aleg și rezervă direct o oră — fără telefoane, fără așteptarea unui răspuns în mesaje. Acesta este linkul pe care îl pui în bio-ul de Instagram, în Google Business Profile, pe cărți de vizită sau pe un sticker QR la intrare.

Ce urmează după prima rezervare

Cei patru pași de mai sus sunt suficienți pentru a accepta rezervări. Tot restul este pentru utilizare zilnică sau periodică:

• Rezervări — aprobare, dacă ai ales aprobarea manuală pentru clienții noi.
• Check-in pentru clienți în ziua clasei — un ecran rapid „Prezent / Nu s-a prezentat”, util pentru recepție dimineața.
• Clienți — bază de date cu căutare după nume, telefon sau email, plus exportul întregii baze pentru campanii de marketing.
• Statistici — prezențe, clienți unici, grad de ocupare, procent de no-show și venituri pe luni.

Toate acestea vin firesc în timp — important în această etapă este un singur lucru: primele 8 minute de configurare și ești gata să accepți rezervări online.

Întrebări frecvente

Pot schimba setările mai târziu? Da — numele, descrierea, prețurile, capacitatea și setările de aprobare pentru fiecare activitate pot fi editate oricând, fără să pierzi rezervările existente.

Ce se întâmplă dacă am deja clienți trecuți în Excel? Nu este nevoie să îi introduci pe toți odată. Poți începe doar cu rezervările noi pentru viitor, iar baza de clienți se va construi natural pe măsură ce oamenii rezervă prin noul link.

Trebuie să am mai mult de o activitate? Nu — poți începe cu una singură (de exemplu „Antrenament de grup”) și să adaugi noi tipuri de activități mai târziu, când îți extinzi oferta.

Ce se întâmplă dacă o clasă are deja rezervări și vreau să o elimin? Ștergerea completă este disponibilă doar dacă acea clasă nu are clienți înscriși. Dacă există deja rezervări, opțiunea se transformă automat în „Dezactivează slotul” — ascunde clasa de noile rezervări, fără să afecteze persoanele deja înscrise.