Click and Fit — ghid complet pentru antrenori și studiouri de fitness
Ghid complet pentru administrarea profilului business — de la înregistrare până la utilizarea zilnică.
Cuprins
De ce am nevoie ca să încep?
- Înregistrează un profil business — pagina ta publică și accesul la administrare.
- Creează cel puțin 1 tip de activitate și atribuie un instructor dacă ai echipă.
- Adaugă o clasă (slot) în calendar — o zi și o oră concrete în care activitatea chiar are loc.
- Distribuie linkul/codul QR pentru rezervări clienților tăi.
Acest lucru este suficient pentru a începe să primești rezervări. Tot ce urmează mai jos este pentru utilizarea zilnică sau complet opțional.
- Rezervări — aprobare, dacă ai ales aprobarea manuală a clienților.
- Check-in al clienților în ziua clasei.
- Clienți — bază de date, căutare, export de date.
- Statistici — prezențe, venituri, grad de ocupare.
- Notificări, angajați, temă vizuală, săli, locații și plan de abonament — toate în Setări.
- Module avansate (Digital Gym, Evenimente, Carduri de abonament, Contabilitate).
- Program de recomandare și suport multilingv.
Introducere: cum funcționează platforma
Click and Fit este un sistem de administrare a rezervărilor construit în jurul a 4 "cărămizi" principale:
- Profil business — pagina ta publică prin care clienții fac rezervări.
- Tipuri de activități — "șabloanele" serviciilor tale (Yoga, Pilates, Antrenament personal...).
- Calendar și clase (sloturi) — intervalele concrete în care are loc un anumit tip de activitate.
- Rezervări/Clienți — persoanele care rezervă un loc și istoricul lor la tine.
Înțelegerea acestei ierarhii (Activitate → Clasă (Slot) → Rezervare) este esențială, deoarece aproape fiecare setare din platformă este legată de unul dintre aceste niveluri.
1. Înregistrarea unui profil business
La ce folosește: creează pagina ta publică pentru rezervări și îți oferă acces la administrare.
- Deschide clickandfit.eu/information/b2b și apasă „Creează profil business".
- Completează datele profilului (vezi câmpurile de mai jos).
- Apasă „Creează profil business" — profilul se activează imediat, cu o perioadă de probă gratuită de 30 de zile.
Câmpuri în formularul de înregistrare
clickandfit.eu/numele-tău). Sistemul verifică imediat dacă este disponibil — caută textul verde "Disponibil!" înainte să continui.Checklist de onboarding
Imediat după creare, platforma te întâmpină cu un checklist de onboarding — o listă de pași pe care trebuie să-i finalizezi înainte ca profilul tău să fie complet pregătit pentru clienți:
2. Tipuri de activități
La ce folosește: activitatea este "fișa de produs" a serviciului tău — definește prețul, durata, capacitatea și modalitatea de plată pentru fiecare tip de clasă/serviciu pe care îl oferi. Odată creată, o "lansezi" în mod repetat în calendar sub formă de clase (sloturi).
Crearea unei activități noi
Mergi la „Tipuri de activități" → „Adaugă un tip nou de activitate" și completează:
Controlează când rezervarea este confirmată automat și când așteaptă aprobarea ta. Există trei variante:
„Aprobă doar utilizatorii noi" (implicit, o recomandăm) — fiecare client care nu a fost încă marcat ca „Prezent" la o clasă la tine trece prin aprobare manuală la fiecare rezervare. De îndată ce îl marchezi ca prezent, contul lui devine activat și de atunci rezervă fără să mai aștepte aprobare. Dacă ulterior lipsește de la o clasă și îl marchezi „Nu s-a prezentat", contul se dezactivează din nou și va trece iar prin aprobare la următoarea rezervare. Astfel, clienții fideli rezervă instant, în timp ce persoanele care chiar nu se prezintă trebuie aprobate de fiecare dată — cel mai bun echilibru între viteză pentru clienții recurenți și control asupra celor noi sau nesiguri.
„Fără aprobări" — totul se confirmă automat, indiferent dacă clientul este activat sau nu. Cea mai rapidă opțiune pentru client, dar fără posibilitatea de a evalua în prealabil o rezervare nouă.
„Aprobă toate rezervările" — totul trece întotdeauna prin tine, indiferent dacă clientul este activat sau nu. Control manual complet — util pentru servicii scumpe sau limitate, cum ar fi antrenamentele personale, dar consumă cel mai mult timp.
Administrarea activităților existente
În lista de activități, fiecare are:
Atribuirea unui instructor unei activități
- Din pictograma cu toca () de lângă activitate, deschizi lista cu „Persoane disponibile" (membrii echipei tale, vezi secțiunea „Angajați").
- Apasă „Adaugă" lângă instructorul dorit.
- Instructorul apare în „Instructori atribuiți", cu opțiunea „Elimină".
3. Calendar și clase (sloturi)
La ce folosește: aici "lansezi în program" activitățile tale ca date și ore concrete, astfel încât clienții să poată rezerva efectiv.
Adăugarea unei clase (slot)
- Deschizi „Calendar" — vedere lunară pe zile.
- Dai click pe ziua dorită → apare butonul „Slot nou (clasă)".
- Alegi ce activitate deja creată vrei să "publici" în ziua respectivă.
- Completezi: Ora desfășurării, Numărul de locuri (preîncărcat din activitate, dar îl poți ajusta pentru ziua respectivă), Durata (minute) și Repetare — o bifă care creează automat aceeași clasă (slot) în fiecare săptămână următoare (ideal pentru un program săptămânal fix, fără să introduci manual fiecare săptămână).
- „Creează slot (clasă)" — clasa (slotul) apare în calendar cu ora și numele activității.
Editarea unei clase (slot)
Dintr-o clasă (slot) deja creată, cu butonul „Modifică", poți corecta ora, numărul de locuri, durata și schimba instructorul care conduce exact acea oră concretă (util dacă activitatea are mai mulți instructori și fac rotație).
Duplicarea unei săptămâni
Dacă ai un program săptămânal stabil, folosește „Duplicare săptămână":
- Alegi ce săptămână vrei să copiezi (source).
- Alegi în ce săptămâni viitoare (goale) să fie copiată.
Economisește ore de introducere manuală la începutul unei luni noi.
Detaliile clasei (slot) — 3 taburi
Fiecare clasă (slot) din calendar, la deschidere, afișează trei taburi:
Adăugarea manuală a unui client la o clasă (slot)
Din butonul „Adaugă" din cadrul clasei (slotului), ai 3 opțiuni — utile pentru rezervările telefonice:
Ștergere vs. dezactivare a unei clase (slot)
4. Trimiterea linkului/codului QR pentru rezervări
La ce folosește: acesta este pasul final al onboardingului — modul în care ajungi efectiv la clienți.
Pagina publică (clickandfit.eu/вашето-име) afișează numele, descrierea și calendarul din care clienții aleg direct ziua, ora și activitatea și confirmă rezervarea.
Acest link este ceea ce pui în bio-ul de Instagram, în Google Business Profile, pe cărți de vizită, pe un sticker QR în vitrină etc.
5. Rezervări — aprobare
La ce folosește: aici așteaptă rezervările care necesită decizia ta — în funcție de setarea "Aprobarea rezervărilor" a activității.
Cu setarea implicită recomandată, aici vei vedea în principal clienți noi sau clienți care recent nu s-au prezentat la o clasă (și din acest motiv contul lor a fost dezactivat) — clienții fideli, deja activați, nici măcar nu trec prin această pagină, pentru că rezervă automat.
Dacă nu există rezervări în așteptare pentru aprobare, se afișează "Nu există rezervări de aprobat". Dacă există o rezervare în așteptare, o poți aproba sau respinge direct de aici.
6. Check-in (privire generală)
La ce folosește: o privire rapidă asupra a "ce am astăzi" — ideală pentru ecranul recepției dimineața.
7. Clienți
La ce folosește: bază centrală cu toate persoanele care au făcut o rezervare la tine — pentru rezervări, prezențe și analiză.
Profilul clientului (detalii)
Dând click pe un client din căutare, vezi:
- Status (Activ/Inactiv), email, telefon
- Statistici: Prezențe, Neprezentări, % anulări, Ultima vizită, Membru din
- Taburile „Rezervări viitoare" și „Rezervări trecute" (istoric complet)
- Buton direct „Check-in" — marchezi prezența direct din profil, fără să cauți clasa (slotul) în calendar
Această pagină este deosebit de utilă pentru identificarea clienților loiali (pentru bonusuri) sau a clienților problematici care lipsesc (pentru o politică de aprobare mai strictă).
8. Statistici
La ce folosește: pulsul rapid al afacerii — câți oameni vin, câți clienți noi câștigi și câți bani intră.
Vizualizare principală (lunară)
Navigare pe luni, cu indicatori:
- Prezențe — numărul total de vizite check-in
- Clienți unici — câte persoane diferite au venit
- Grad de ocupare % — cât din capacitatea totală este utilizată efectiv (indică dacă trebuie să publici mai multe/mai puține clase (sloturi))
- Procent de no-show — câte rezervări se termină fără prezentare (indică dacă trebuie să înăsprești politica de aprobare sau să introduci o taxă de anulare)
- Clienți noi — creșterea bazei
- Venituri (€) — cifra de afaceri generată în luna respectivă
- Clienți cu cele mai multe rezervări — cei mai loiali clienți ai tăi
Statistici detaliate
Permite filtrarea după o perioadă concretă (interval de date) și după o activitate anume — util dacă vrei să compari performanța a două clase diferite (de ex. Yoga dimineața vs. Yoga seara).
9. Setări — prezentare completă
9.1 Notificări
La ce folosește: comunicare automată cu clienții și echipa, fără să scrii manual mesaje.
Către clienți (SMS):
Funcționează pe bază de credite — creditele SMS se încarcă separat (îți vezi soldul curent și butonul „Încarcă"). Activezi/dezactivezi separat fiecare tip de notificare:
- Notificare pentru loc eliberat în lista de așteptare
- Notificare la respingerea/aprobarea unei clase
- Notificare cu o zi înainte de clasă (către toți cei înscriși sau doar către clienții noi)
- Notificare după 28 de zile fără rezervare — "reactivare" automată a clienților care nu au mai venit de mult (util pentru retenție)
Către personal (push/email):
Pentru fiecare activitate alegi separat dacă instructorul/echipa să primească notificare push pe telefon și/sau email, doar pentru două evenimente: rezervare nouă care așteaptă aprobare și anularea unei rezervări.
9.2 Angajați
La ce folosește: delegarea accesului la administrare către echipa ta reală, cu niveluri diferite de permisiuni.
Vezi echipa actuală împreună cu rolurile lor. Adaugi un angajat nou doar pe email, alegând un rol:
9.3 Alegerea temei
La ce folosește: branding vizual pentru pagina ta publică de rezervări (nu pentru administrare).
- Fundal: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Culoare de accent: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link pentru previzualizare directă a felului în care arată pentru client, înainte să decizi.
9.4 Setările profilului
La ce folosește: informațiile principale ale afacerii + date pentru facturare automată.
- Nume, descriere, telefon, adresă — aceleași ca la înregistrare, editabile oricând.
- Imagine de fundal pentru profilul public (verticală, până la 5MB).
- Date pentru facturi (opționale): Companie, Adresa sediului social, Reprezentant legal, CUI — dacă nu le completezi, sistemul pur și simplu nu generează automat facturi.
9.5 Săli
La ce folosește: definirea spațiilor fizice din studioul tău (de ex. "Sala 1", "Sala de yoga", "Sala de greutăți") — util în studiourile cu mai mult de o încăpere, pentru a nu se "suprapune" rezervările în același spațiu.
9.6 Module avansate (add-ons)
La ce folosește: extensii opționale de funcționalitate, fiecare cu propriul preț (vezi „Plată").
9.7 Locații
La ce folosește: dacă ai mai mult de o adresă fizică/sucursală, fiecare locație primește propriul slug (adresă publică), dar împărtășește metoda de plată și limita totală de clase (sloturi) cu contul principal. Fiecare locație poate avea antrenori diferiți.
9.8 Plată (planuri și prețuri)
La ce folosește: alegerea unui plan de abonament în funcție de dimensiunea afacerii tale.
- Perioadă de probă gratuită (30 de zile de la înregistrare, cu dată clară de expirare).
- Planuri pentru antrenori: Basic (12€/lună, 30 clase (sloturi)), Plus (20€/lună, 60 clase (sloturi))
- Planuri pentru studio/sală: Studio Small (40€, 120 clase (sloturi)), Studio Large (80€, 240 clase (sloturi)), Studio Ultimate (130€, clase (sloturi) nelimitate)
- Planuri Digital Fitness separate pentru modulul Digital Gym.
10. Ajutor și suport
- Ghid oficial „Ajutor pentru antrenori" cu scurte demonstrații video ale pașilor principali (înregistrare, activitate, clasă (slot), rezervări).
- Contact direct prin Viber pentru ajutor rapid dacă ceva nu este clar.
11. Informații comerciale suplimentare
Credite SMS — prețuri
Creditele SMS pentru notificările către clienți (vezi 9.1) se încarcă din magazinul online la prețuri de pachet, de ex.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Pachetele mai mari ies semnificativ mai ieftin per SMS — dacă te bazezi activ pe remindere automate, este mai avantajos să încarci dintr-o dată un pachet mai mare.
Digital Gym — listă de prețuri detaliată
Modulul "Digital Gym" (ecrane TV pentru antrenamente independente) are un calculator separat, mai detaliat, în afara planurilor obișnuite:
- Configurare unică: ~200€ (hardware + licență/activare), calculată în funcție de numărul de săli și numărul de ecrane pe sală (până la 8 săli, până la 4 ecrane pe sală).
- Abonament lunar: de la 100€/lună în sus, în funcție de numărul de ecrane.
- Include: sincronizare a până la 4 ecrane în timp real, administrare de la distanță a conținutului de pe telefon/laptop, gestionare automată a locurilor libere și a listei de așteptare.
- Nu este inclus în preț: materiale video (sunt disponibile pachete suplimentare la cerere), cablare peste 15 m, montajul fizic al ecranelor.
- Livrare hardware: până la 14 zile lucrătoare (pentru comenzi de până la 5 televizoare), gratuită în Bulgaria.
- Suport: diagnosticare de la distanță în maximum 48h, vizită la locație în maximum 7 zile lucrătoare dacă este necesar.
Contact pentru comandă: telefonul indicat pe pagina /information/b2b/digital-gym.
Program de recomandare ("Invită un coleg")
Fiecare profil business primește automat un cod unic (slugul profilului) pentru recomandare:
- Îți distribui codul unui coleg antrenor/proprietar de studio.
- El îl introduce în câmpul „Cod promoțional" la înregistrare → primește 2 luni gratuite.
- La primul lui abonament plătit, tu primești automat 2 luni de utilizare gratuită.
Nu există limită pentru numărul de colegi invitați — un mecanism de creștere low-budget prin recomandări în industrie.
Suport multilingv
Rezumatul parcursului pentru crearea unui profil business
- Înregistrarea profilului business (~2 min)
- Crearea a cel puțin 1 tip de activitate + atribuirea instructorului (~3 min)
- Adăugarea claselor (sloturilor) în calendar (manual sau prin "Duplicare săptămână") (~2 min)
- Distribuirea linkului/codului QR pentru rezervări (~1 min)
- Utilizare zilnică: check-in clienți (Prezent/Nu s-a prezentat), verificarea paginii „Rezervări" pentru aprobări, urmărirea „Statisticilor" în fiecare săptămână/lună
- Periodic: revizuirea secțiunii „Clienți" pentru a identifica clienți loiali și clienți "adormiți"