Click and Fit — eğitmenler ve fitness stüdyoları için kapsamlı rehber
İşletme profilinin yönetimi için tam kılavuz — kayıt aşamasından günlük kullanıma kadar.
İçindekiler
Başlamak için nelere ihtiyacım var?
- Bir işletme profili oluşturun — herkese açık sayfanız ve yönetim paneline erişiminiz.
- En az 1 aktivite türü oluşturun ve ekibiniz varsa eğitmen atayın.
- Takvime bir ders (slot) ekleyin — aktivitenin gerçekten yapılacağı belirli gün ve saat.
- Rezervasyon linkini/QR kodunu paylaşın müşterilerinizle.
Rezervasyon almaya başlamanız için bu kadarı yeterlidir. Aşağıdaki her şey günlük kullanım içindir veya tamamen isteğe bağlıdır.
- Rezervasyonlar — onay, eğer müşterileri manuel olarak onaylamayı seçtiyseniz.
- Check-in işlemi, ders gününde müşteriler için.
- Müşteriler — veritabanı, arama, veri dışa aktarma.
- İstatistikler — katılım, gelir, doluluk.
- Bildirimler, çalışanlar, görsel tema, salonlar, lokasyonlar ve abonelik planı — hepsi Ayarlar içinde.
- Gelişmiş modüller (Digital Gym, Etkinlikler, Abonelik kartları, Muhasebe).
- Referans programı ve çok dilli destek.
Giriş: platform nasıl çalışır
Click and Fit, 4 temel "yapı taşı" etrafında kurulmuş bir rezervasyon yönetim sistemidir:
- İşletme profili — müşterilerin rezervasyon yaptığı herkese açık sayfanız.
- Aktivite türleri — hizmetlerinizin "şablonları" (Yoga, Pilates, Personal Training...).
- Takvim ve dersler (slotlar) — belirli bir aktivite türünün gerçekleştirildiği somut saatler.
- Rezervasyonlar/Müşteriler — ders ayırtan kişiler ve sizinle olan geçmişleri.
Bu hiyerarşiyi anlamak (Aktivite → Ders (Slot) → Rezervasyon) çok önemlidir, çünkü platformdaki neredeyse her ayar bu seviyelerden biriyle ilişkilidir.
1. İşletme profili kaydı
Ne işe yarar: herkese açık rezervasyon sayfanızı oluşturur ve size yönetim paneline erişim sağlar.
- Açın clickandfit.eu/information/b2b ve „İşletme profili oluştur" düğmesine tıklayın.
- Profil bilgilerini doldurun (bkz. aşağıdaki alanlar).
- „İşletme profili oluştur" düğmesine basın — profil hemen aktif olur ve 30 günlük ücretsiz deneme süresi başlar.
Kayıt formundaki alanlar
clickandfit.eu/sizin-adiniz). Sistem anında müsait olup olmadığını kontrol eder — devam etmeden önce yeşil "Müsait!" yazısını görün.Onboarding kontrol listesi
Oluşturmanın hemen ardından platform sizi bir onboarding kontrol listesiyle karşılar — profiliniz müşteriler için tamamen hazır olmadan önce tamamlamanız gereken adımların listesi:
2. Aktivite türleri
Ne işe yarar: aktivite, hizmetinizin "ürün kartıdır" — sunduğunuz her ders/hizmet türü için fiyatı, süreyi, kapasiteyi ve ödeme yöntemini belirler. Bir kez oluşturulduktan sonra takvime tekrar tekrar ders (slot) olarak eklersiniz.
Yeni aktivite oluşturma
„Aktivite türleri" → „Yeni aktivite türü ekle" bölümüne gidin ve şu alanları doldurun:
Rezervasyonun ne zaman otomatik onaylanacağını ve ne zaman sizin onayınızı bekleyeceğini kontrol eder. Üç seçenek vardır:
„Yalnızca yeni kullanıcıları onayla" (varsayılan, önerilir) — sizdeki bir derste henüz „Katıldı" olarak işaretlenmemiş her müşteri, her rezervasyonda manuel onaydan geçer. Bir kez check-in yapılıp katıldı olarak işaretlendiğinde hesabı aktif olur ve bundan sonra onay beklemeden rezervasyon yapar. Daha sonra bir dersi kaçırır ve onu „Gelmedi" olarak işaretlerseniz hesabı tekrar devre dışı kalır ve sonraki rezervasyonda yine onay gerekir. Böylece düzenli müşteriler anında rezervasyon yaparken, gerçekten gelmeyen kişiler her seferinde tekrar onaylanmak zorunda kalır — sadık müşteriler için hız ile yeni veya güvenilmez müşteriler üzerinde kontrol arasında en iyi denge.
„Onaysız" — müşteri aktif olsun ya da olmasın her şey otomatik onaylanır. Müşteri için en hızlı yöntemdir, ancak yeni rezervasyonu önceden değerlendirme imkânı vermez.
„Tüm rezervasyonları onayla" — müşteri aktif olsun ya da olmasın her zaman sizin onayınızdan geçer. Tam manuel kontrol sağlar — personal training gibi pahalı veya sınırlı hizmetler için faydalıdır, ancak en çok zaman alan seçenektir.
Mevcut aktivitelerin yönetimi
Aktivite listesinde her biri şunlara sahiptir:
Aktiviteye eğitmen atama
- Aktivitenin yanındaki şapka simgesinden () „Mevcut kişiler" listesini açarsınız (ekibinizin üyeleri, bkz. „Çalışanlar" bölümü).
- İstediğiniz eğitmenin yanında „Ekle" düğmesine basarsınız.
- Eğitmen „Atanan eğitmenler" listesinde görünür; yanında „Kaldır" seçeneği vardır.
3. Takvim ve dersler (slotlar)
Ne işe yarar: burada aktivitelerinizi takvime somut tarih ve saatler olarak yerleştirirsiniz, böylece müşteriler gerçekten rezervasyon yapabilir.
Ders (slot) ekleme
- „Takvim" bölümünü açarsınız — gün bazlı aylık görünüm.
- İstediğiniz güne tıklarsınız → „Yeni slot (ders)" düğmesi görünür.
- O gün için hangi mevcut aktiviteyi "yayınlayacağınızı" seçersiniz.
- Şunları doldurursunuz: yapılacağı Saat, Yer sayısı (aktiviteden otomatik gelir, o gün için düzenleyebilirsiniz), Süre (dakika) ve Tekrar — aynı dersi (slotu) sonraki her hafta otomatik oluşturan onay kutusu (sabit haftalık program için idealdir; her hafta manuel giriş yapmanıza gerek kalmaz).
- „Slot (ders) oluştur" — ders (slot), saat ve aktivite adıyla takvimde görünür.
Ders (slot) düzenleme
Önceden oluşturulmuş bir ders (slot) üzerinde „Değiştir" düğmesiyle saati, yer sayısını, süreyi düzenleyebilir ve tam olarak bu dersi yönetecek eğitmeni değiştirebilirsiniz (aktivitede birden fazla eğitmen varsa ve sırayla ders veriyorlarsa faydalıdır).
Hafta kopyalama
Sabit bir haftalık programınız varsa, „Hafta kopyalama" özelliğiyle:
- Kopyalamak istediğiniz haftayı seçersiniz (source).
- Hangi gelecekteki (boş) haftalara kopyalanacağını seçersiniz.
Yeni bir ay başlatırken saatlerce manuel veri girişinden tasarruf sağlar.
Ders (slot) detayları — 3 sekme
Takvimdeki her ders (slot) açıldığında üç sekme gösterir:
Derse (slota) manuel müşteri ekleme
Ders (slot) içindeki „Ekle" düğmesinden 3 seçeneğiniz vardır — telefonla alınan rezervasyonlarda kullanışlıdır:
Bir dersi (slotu) silme vs. devre dışı bırakma
4. Rezervasyon için link/QR gönderme
Ne işe yarar: bu, onboarding sürecinin son adımıdır — müşterileri fiilen nasıl kazandığınız kısmı.
Herkese açık sayfa (clickandfit.eu/sizin-adiniz) adınızı, açıklamanızı ve takviminizi gösterir; müşteriler buradan doğrudan gün, saat ve aktivite seçip rezervasyonu onaylar.
Bu link, Instagram bio'nuzda, Google Business Profile'ınızda, kartvizitlerde, vitrindeki QR etiketinde vb. kullanacağınız bağlantıdır.
5. Rezervasyonlar — onay
Ne işe yarar: kararınızı bekleyen rezervasyonlar burada listelenir — aktivitenin "Rezervasyon onayı" ayarına göre.
Önerilen varsayılan ayarda burada ağırlıklı olarak yeni müşterileri veya yakın zamanda derse gelmeyen ve bu nedenle hesabı devre dışı bırakılan kişileri görürsünüz — düzenli ve zaten aktif olan müşteriler bu sayfadan hiç geçmez, çünkü rezervasyonları otomatik onaylanır.
Onay bekleyen rezervasyon yoksa "Onaylanacak rezervasyon yok" mesajı görünür. Bekleyen bir rezervasyon olduğunda buradan doğrudan onaylayabilir veya reddedebilirsiniz.
6. Check-in (genel bakış)
Ne işe yarar: "bugün nelerim var" görünümü için hızlı ekran — sabah resepsiyon ekranı için idealdir.
7. Müşteriler
Ne işe yarar: sizden rezervasyon yapmış tüm kişilerin merkezi veritabanı — rezervasyonlar, katılım ve analiz için.
Müşteri profili (detaylar)
Aramadan bir müşteriye tıkladığınızda şunları görürsünüz:
- Durum (Aktif/Pasif), email, telefon
- İstatistikler: Ziyaretler, Gelmeme sayısı, İptal %, Son ziyaret, Üyelik başlangıcı
- „Gelecek rezervasyonlar" ve „Geçmiş rezervasyonlar" sekmeleri (tam geçmiş)
- Doğrudan „Check-in" düğmesi — takvimde dersi (slotu) aramadan profilden doğrudan katılım işaretleyebilirsiniz
Bu sayfa, sadık müşterileri (bonuslar için) veya sorunlu no-show müşterileri (daha sıkı onay politikası için) belirlemede özellikle faydalıdır.
8. İstatistikler
Ne işe yarar: işletmenin hızlı nabzı — kaç kişi geliyor, kaç yeni müşteri kazanıyorsunuz, ne kadar gelir elde ediyorsunuz.
Ana görünüm (aylık)
Aylara göre gezinme, şu göstergelerle:
- Katılımlar — toplam check-in yapılmış ziyaret sayısı
- Benzersiz müşteriler — kaç farklı kişinin geldiği
- Doluluk % — toplam kapasitenin ne kadarının fiilen kullanıldığı (daha fazla/daha az ders (slot) açmanız gerekip gerekmediğine dair sinyal)
- No-show oranı — rezervasyonların ne kadarının gelmeme ile sonuçlandığı (onay politikasını sıkılaştırmanız veya iptal ücreti eklemeniz gerekip gerekmediğine dair sinyal)
- Yeni müşteriler — veri tabanının büyümesi
- Gelir (€) — ay boyunca oluşturulan ciro
- En çok rezervasyon yapan müşteriler — en sadık müşterileriniz
Detaylı istatistikler
Belirli bir döneme (başlangıç-bitiş tarihi) ve belirli bir aktiviteye göre filtreleme yapmanızı sağlar — iki farklı dersin performansını karşılaştırmak istiyorsanız faydalıdır (ör. sabah Yoga vs akşam Yoga).
9. Ayarlar — tam genel bakış
9.1 Bildirimler
Ne işe yarar: müşterilerle ve ekiple otomatik iletişim kurmanızı sağlar; elle mesaj yazmanız gerekmez.
Müşterilere (SMS):
Kredi sistemiyle çalışır — SMS kredileri ayrı yüklenir (mevcut bakiyenizi ve „Yükle" düğmesini görürsünüz). Her bildirim türünü ayrı ayrı açıp kapatabilirsiniz:
- Bekleme listesindeki boşalan yer bildirimi
- Ders reddi/onayı bildirimi
- Dersten bir gün önce bildirim (tüm kayıtlılara veya yalnızca yeni müşterilere)
- 28 gün rezervasyonsuz geçen müşteriler için bildirim — uzun süredir gelmeyen müşterileri otomatik olarak "geri kazanma" (retention için faydalı)
Personele (push/email):
Her aktivite için eğitmenin/ekibin telefona push bildirimi ve/veya email alıp almayacağını yalnızca iki olay için ayrı ayrı seçersiniz: onay bekleyen yeni rezervasyon ve rezervasyon iptali.
9.2 Çalışanlar
Ne işe yarar: yönetim paneline erişimi gerçek ekibinize devretmenizi sağlar; farklı yetki seviyeleriyle.
Mevcut ekibi ve rollerini görürsünüz. Yeni çalışanı yalnızca email ile ve rol seçerek eklersiniz:
9.3 Tema seçimi
Ne işe yarar: herkese açık rezervasyon sayfanızın görsel markalanması (yönetim panelinin değil).
- Arka plan: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Vurgu rengi: Green, Pink, Purple, Ocean
- Karar vermeden önce müşterinin gördüğü görünümü doğrudan önizlemek için link.
9.4 Profil ayarları
Ne işe yarar: işletmeye ilişkin temel bilgiler + otomatik faturalama verileri.
- Ad, açıklama, telefon, adres — kayıt sırasında girilenlerle aynıdır, istediğiniz zaman düzenlenebilir.
- Herkese açık profil için arka plan görseli (dikey, en fazla 5MB).
- Fatura bilgileri (isteğe bağlı): Şirket, merkez adresi, yetkili kişi, şirket/VAT numarası — doldurmazsanız sistem otomatik fatura üretmez.
9.5 Salonlar
Ne işe yarar: stüdyonuzdaki fiziksel alanları tanımlama (ör. "Salon 1", "Yoga salonu", "Ağırlık salonu") — birden fazla alanı olan stüdyolarda, rezervasyonların aynı fiziksel alanda çakışmasını önlemek için faydalıdır.
9.6 Gelişmiş modüller (add-ons)
Ne işe yarar: işlevselliğin isteğe bağlı genişletmeleri; her birinin kendi fiyatı vardır (bkz. „Ödeme").
9.7 Lokasyonlar
Ne işe yarar: birden fazla fiziksel adresiniz/şubeniz varsa her lokasyon kendi slug'ını (herkese açık adresini) alır; ancak ödeme yöntemini ve toplam ders (slot) limitini ana hesapla paylaşır. Her lokasyonda farklı eğitmenler olabilir.
9.8 Ödeme (planlar ve fiyatlar)
Ne işe yarar: işletmenizin ölçeğine göre uygun abonelik planını seçme.
- Ücretsiz deneme süresi (kayıttan itibaren 30 gün, açık bitiş tarihiyle).
- Eğitmen planları: Basic (12€/ay, 30 ders (slot)), Plus (20€/ay, 60 ders (slot))
- Stüdyo/salon planları: Studio Small (40€, 120 ders (slot)), Studio Large (80€, 240 ders (slot)), Studio Ultimate (130€, sınırsız ders (slot))
- Digital Gym modülü için ayrı Digital Fitness planları.
10. Yardım ve destek
- Temel adımların (kayıt, aktivite, ders (slot), rezervasyonlar) kısa video gösterimlerini içeren resmi „Eğitmenler için yardım" rehberi.
- Bir şey net değilse hızlı destek için doğrudan Viber iletişimi.
11. Ek ticari bilgiler
SMS kredileri — fiyatlar
Müşteri bildirimleri için kullanılan SMS kredileri (bkz. 9.1) şu adresten yüklenir: e-shop paket fiyatlarıyla, örn.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Daha büyük paketler SMS başına belirgin şekilde daha ucuzdur — otomatik hatırlatıcılara aktif olarak güveniyorsanız tek seferde daha büyük paket yüklemek daha avantajlıdır.
Digital Gym — detaylı fiyat listesi
"Digital Gym" modülünün (bağımsız antrenmanlar için TV ekranları) standart planların dışında ayrı ve daha ayrıntılı bir hesaplayıcısı vardır:
- Tek seferlik kurulum: ~200€ (donanım + lisans/aktivasyon), salon sayısına ve salon başına ekran sayısına göre hesaplanır (en fazla 8 salon, salon başına en fazla 4 ekran).
- Aylık abonelik: ekran sayısına göre 100€/ay ve üzeri.
- Şunları içerir: aynı anda en fazla 4 ekranın gerçek zamanlı senkronizasyonu, içeriklerin telefon/laptop üzerinden uzaktan yönetimi, boş yerlerin ve bekleme listesinin otomatik yönetimi.
- Fiyata dahil olmayanlar: video materyalleri (talep üzerine ek paketler sunulur), 15 m'den uzun kablolama, ekranların fiziksel montajı.
- Donanım teslimatı: 14 iş gününe kadar (en fazla 5 TV siparişi için), Bulgaristan içinde ücretsiz.
- Destek: 48 saate kadar uzaktan teşhis, gerekirse 7 iş gününe kadar yerinde ziyaret.
Sipariş için iletişim: şu sayfada belirtilen telefon numarası /information/b2b/digital-gym.
Referans programı ("Bir meslektaşını davet et")
Her işletme profili, tavsiye vermek için otomatik olarak benzersiz bir kod alır (profil slug'ı):
- Kodunuzu bir eğitmen/salon sahibi meslektaşınızla paylaşırsınız.
- O kişi kayıt sırasında „Promosyon kodu" alanına bu kodu girer → 2 ay ücretsiz alır.
- İlk ücretli aboneliğini yaptığında siz de otomatik olarak 2 ay ücretsiz kullanım kazanırsınız.
Davet edebileceğiniz meslektaş sayısında sınır yoktur — sektör içi tavsiyeler yoluyla düşük bütçeli büyüme mekanizmasıdır.
Çok dilli destek
İşletme profili oluşturma yolculuğunun özeti
- İşletme profili kaydı (~2 dk)
- En az 1 aktivite türü oluşturma + eğitmen atama (~3 dk)
- Takvime dersler (slotlar) ekleme (manuel veya "Hafta kopyalama" ile) (~2 dk)
- Rezervasyon linkini/QR kodunu paylaşma (~1 dk)
- Günlük kullanım: müşteriler için Check-in (Katıldı/Gelmedi), onay bekleyen "Rezervasyonlar"ı gözden geçirme, her hafta/ay "İstatistikler"i takip etme
- Periyodik olarak: sadık ve "uyuyan" müşterileri belirlemek için "Müşteriler" bölümünü inceleme