Click and Fit — komplet guide til trænere og fitnessstudier
Komplet vejledning til administrationen af virksomhedsprofilen — fra registrering til daglig brug.
Indhold
Hvad skal jeg bruge for at komme i gang?
- Registrér en virksomhedsprofil — din offentlige side og adgang til administrationen.
- Opret mindst 1 aktivitetstype og tilknyt en instruktør, hvis du har et team.
- Tilføj en klasse (slot) i kalenderen — en konkret dag og tid, hvor aktiviteten faktisk afholdes.
- Del linket/QR-koden til reservationer med dine kunder.
Det er nok til at kunne modtage reservationer. Alt andet nedenfor er til daglig brug eller helt valgfrit.
- Reservationer — godkendelse, hvis du har valgt manuel godkendelse af kunder.
- Check-in af kunder på klassedagen.
- Kunder — database, søgning, dataeksport.
- Statistik — fremmøde, indtægter, belægning.
- Notifikationer, medarbejdere, visuelt tema, sale, lokationer og abonnementsplan — alle under Indstillinger.
- Udvidede moduler (Digital Gym, Events, Abonnementskort, Regnskab).
- Henvisningsprogram og flersproget support.
Introduktion: sådan fungerer platformen
Click and Fit er et system til reservationsstyring, bygget omkring 4 grundlæggende "byggesten":
- Virksomhedsprofil — din offentlige side, hvor kunderne foretager reservationer.
- Aktivitetstyper — "skabelonerne" for dine ydelser (Yoga, Pilates, Personlig træning...).
- Kalender og klasser (slots) — de konkrete tidspunkter, hvor en bestemt aktivitetstype afholdes.
- Reservationer/Kunder — de personer, der booker en tid, og deres historik hos dig.
At forstå dette hierarki (Aktivitet → Klasse (Slot) → Reservation) er afgørende, fordi næsten alle indstillinger i platformen er knyttet til et af disse niveauer.
1. Registrering af virksomhedsprofil
Hvad bruges det til: opretter din offentlige reservationsside og giver dig adgang til administrationen.
- Åbn clickandfit.eu/information/b2b og klik på „Opret virksomhedsprofil".
- Udfyld profildataene (se felterne nedenfor).
- Klik på „Opret virksomhedsprofil" — profilen er aktiv med det samme med en 30-dages gratis prøveperiode.
Felter i registreringsformularen
clickandfit.eu/dit-navn). Systemet tjekker straks, om den er ledig — se den grønne tekst "Ledig!" før du fortsætter.Onboarding-tjekliste
Umiddelbart efter oprettelsen møder platformen dig med en onboarding-tjekliste — en liste over trin, som du skal fuldføre, før profilen er helt klar til kunder:
2. Aktivitetstyper
Hvad bruges det til: aktiviteten er "produktkortet" for din ydelse — den fastlægger pris, varighed, kapacitet og betalingsmetode for hver type klasse/ydelse, du tilbyder. Når den først er oprettet, kan du "sætte den på skemaet" gentagne gange i kalenderen som klasser (slots).
Oprettelse af en ny aktivitet
Gå til „Aktivitetstyper" → „Tilføj ny aktivitetstype" og udfyld:
Styrer, hvornår reservationen bekræftes automatisk, og hvornår den afventer din godkendelse. Der er tre muligheder:
„Godkend kun nye brugere" (standard, anbefales) — hver kunde, som endnu ikke er markeret som „Mødt op" til en klasse hos dig, går gennem manuel godkendelse ved hver reservation. Når du én gang har checket kunden ind som fremmødt, bliver kontoen aktiveret, og fremover kan kunden reservere uden at vente på godkendelse. Hvis kunden senere går glip af en klasse, og du markerer vedkommende som „Udeblev", deaktiveres kontoen igen og går tilbage til godkendelse ved næste reservation. På den måde kan faste kunder booke tider med det samme, mens personer, der reelt ikke møder op, igen skal godkendes hver gang — den bedste balance mellem hastighed for loyale kunder og kontrol over nye eller upålidelige kunder.
„Ingen godkendelser" — alt bekræftes automatisk, uanset om kunden er aktiveret. Hurtigst for kunden, men uden mulighed for at vurdere en ny reservation på forhånd.
„Godkend alle reservationer" — alt går altid gennem dig, uanset om kunden er aktiveret eller ej. Fuld manuel kontrol — nyttigt for dyre eller begrænsede ydelser som personlig træning, men det tager mest af din tid.
Administration af eksisterende aktiviteter
Fra aktivitetslisten har hver aktivitet:
Tilknytning af instruktør til aktivitet
- Fra hatteikonet () ved aktiviteten åbner du listen over „Tilgængelige personer" (medlemmer af dit team, se afsnittet „Medarbejdere").
- Klik på „Tilføj" ved den ønskede instruktør.
- Instruktøren vises under „Tilknyttede instruktører", med muligheden „Fjern".
3. Kalender og klasser (slots)
Hvad bruges det til: her "sætter du dine aktiviteter på skemaet" som konkrete datoer og tidspunkter, så kunderne reelt kan reservere.
Tilføjelse af klasse (slot)
- Åbn „Kalender" — månedsvisning fordelt på dage.
- Klik på den ønskede dag → knappen „Ny slot (klasse)" vises.
- Vælg hvilken allerede oprettet aktivitet, der skal "sættes på skemaet" den dag.
- Udfyld: Tidspunkt for afholdelse, Antal pladser (forudfyldt fra aktiviteten, kan justeres for den konkrete dag), Varighed (minutter) og Gentagelse — en afkrydsningsboks, som automatisk opretter samme klasse (slot) hver efterfølgende uge (ideelt til en fast ugentlig plan uden manuel indtastning hver uge).
- „Opret slot (klasse)" — klassen (slottet) vises i kalenderen med tidspunkt og aktivitetsnavn.
Redigering af klasse (slot)
Fra en allerede oprettet klasse (slot) kan du via knappen „Rediger" justere tidspunkt, antal pladser, varighed og skifte instruktør, som leder netop den konkrete time (nyttigt hvis aktiviteten har flere instruktører, der skiftes).
Duplikering af uge
Hvis du har en stabil ugeplan, kan du bruge „Duplikering af uge":
- Vælg hvilken uge du vil kopiere (source).
- Vælg hvilke fremtidige (tomme) uger den skal kopieres til.
Det sparer timers manuel indtastning, når en ny måned starter.
Detaljer for klasse (slot) — 3 faner
Hver klasse (slot) i kalenderen viser tre faner, når den åbnes:
Manuel tilføjelse af kunde til klasse (slot)
Fra knappen „Tilføj" i klassen (slottet) har du 3 muligheder — nyttigt ved reservationer pr. telefon:
Sletning vs. deaktivering af klasse (slot)
4. Afsendelse af link/QR til reservationer
Hvad bruges det til: dette er det sidste trin i onboardingen — sådan får du reelt kunder.
Den offentlige side (clickandfit.eu/dit-navn) viser navn, beskrivelse og kalenderen, hvor kunderne direkte vælger dag, tidspunkt og aktivitet og bekræfter en reservation.
Dette link er det, du lægger i Instagram-bio, Google Business Profile, visitkort, QR-klistermærke på vinduet osv.
5. Reservationer — godkendelse
Hvad bruges det til: her venter reservationer, der kræver din beslutning — i henhold til aktivitetens indstilling "Godkendelse af reservationer".
Med den anbefalede standardindstilling vil du her primært se nye kunder eller kunder, der for nylig ikke mødte op til en klasse (og derfor er deres konto blevet deaktiveret) — faste, allerede aktiverede kunder kommer slet ikke forbi denne side, fordi de reserverer automatisk.
Hvis der ikke er nogen, der afventer godkendelse, vises "Ingen reservationer til godkendelse". Ved en afventende reservation kan du godkende eller afvise direkte herfra.
6. Check-in (overblik)
Hvad bruges det til: et hurtigt overblik over "hvad har jeg i dag" — ideelt til receptionsskærmen om morgenen.
7. Kunder
Hvad bruges det til: en central database med alle personer, der har foretaget en reservation hos dig — til reservationer, fremmøde og analyse.
Kundeprofil (detaljer)
Når du klikker på en kunde fra søgningen, ser du:
- Status (Aktiv/Inaktiv), e-mail, telefon
- Statistik: Besøg, Udeblivelser, Afbud %, Seneste besøg, Medlem siden
- Fanerne „Fremtidige reservationer" og „Tidligere reservationer" (fuld historik)
- Direkte knap „Check-in" — marker fremmøde direkte fra profilen uden at lede efter klassen (slottet) i kalenderen
Denne side er særligt nyttig til at identificere loyale kunder (til bonusser) eller problematiske no-show-kunder (til en strengere godkendelsespolitik).
8. Statistik
Hvad bruges det til: en hurtig temperaturmåling af virksomheden — hvor mange der kommer, hvor mange nye du får, og hvor mange penge der kommer ind.
Hovedvisning (månedlig)
Navigation pr. måned med nøgletal:
- Fremmøde — samlet antal checkede besøg
- Unikke kunder — hvor mange forskellige personer der er kommet
- Belægning % — hvor meget af den samlede kapacitet der faktisk bruges (signal om, hvorvidt du bør oprette flere/færre klasser (slots))
- No-show-procent — hvor mange af reservationerne der ender uden fremmøde (signal om, hvorvidt du bør stramme godkendelsespolitikken eller indføre et afbudsgebyr)
- Nye kunder — vækst i kundebasen
- Indtægter (€) — genereret omsætning for måneden
- Kunder med flest reservationer — dine mest loyale kunder
Detaljeret statistik
Giver mulighed for filtrering efter en konkret periode (fra-til-dato) og efter en konkret aktivitet — nyttigt, hvis du vil sammenligne performance for to forskellige klasser (f.eks. Yoga morgen kontra Yoga aften).
9. Indstillinger — komplet overblik
9.1 Notifikationer
Hvad bruges det til: automatisk kommunikation med kunder og team uden at skulle skrive beskeder manuelt.
Til kunder (SMS):
Fungerer på et kreditsystem — SMS-kreditter oplades separat (du ser din aktuelle saldo og knappen „Fyld op"). Du slår hver type notifikation til/fra separat:
- Notifikation om ledig plads på ventelisten
- Notifikation ved afvisning/godkendelse af klasse
- Notifikation dagen før en klasse (til alle tilmeldte eller kun til nye kunder)
- Notifikation efter 28 dage uden reservation — automatisk "tilbagevenden" af kunder, der ikke har været der længe (nyttigt til retention)
Til personalet (push/e-mail):
For hver aktivitet vælger du separat, om instruktøren/teamet skal modtage push-notifikation på telefonen og/eller e-mail, kun for to hændelser: ny reservation til godkendelse og afbud på reservation.
9.2 Medarbejdere
Hvad bruges det til: delegering af adgang til administrationen til dit reelle team med forskellige rettighedsniveauer.
Du ser det aktuelle team med deres roller. Du tilføjer en ny medarbejder kun via e-mail, med valg af rolle:
9.3 Valg af tema
Hvad bruges det til: visuel branding af din offentlige reservationsside (ikke administrationen).
- Baggrund: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Accentfarve: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link til direkte forhåndsvisning af, hvordan det ser ud for kunden, før du beslutter dig.
9.4 Profilindstillinger
Hvad bruges det til: grundlæggende information om virksomheden + data til automatisk fakturering.
- Navn, beskrivelse, telefon, adresse — de samme som ved registrering, kan redigeres når som helst.
- Baggrundsbillede til den offentlige profil (vertikalt, op til 5 MB).
- Fakturadata (valgfrit): Virksomhed, Registreret adresse, Direktør, CVR-/registreringsnummer — hvis du ikke udfylder dem, genererer systemet ganske enkelt ikke fakturaer automatisk.
9.5 Sale
Hvad bruges det til: definering af fysiske rum i dit studie (f.eks. "Sal 1", "Yogasal", "Styrkesal") — nyttigt for studier med mere end ét lokale, så reservationer ikke "overlapper" i samme rum.
9.6 Udvidede moduler (add-ons)
Hvad bruges det til: valgfrie udvidelser af funktionaliteten, hver med sin egen pris (se „Betaling").
9.7 Lokationer
Hvad bruges det til: hvis du har mere end én fysisk adresse/filial, får hver lokation sin egen slug (offentlig adresse), men deler betalingsmetode og den samlede grænse for klasser (slots) med hovedkontoen. Hver lokation kan have forskellige trænere.
9.8 Betaling (planer og priser)
Hvad bruges det til: valg af abonnementsplan efter din virksomheds størrelse.
- Gratis prøveperiode (30 dage fra registreringen, med tydelig udløbsdato).
- Planer til trænere: Basic (12€/md., 30 klasser (slots)), Plus (20€/md., 60 klasser (slots))
- Planer til studie/sal: Studio Small (40€, 120 klasser (slots)), Studio Large (80€, 240 klasser (slots)), Studio Ultimate (130€, ubegrænsede klasser (slots))
- Særskilte Digital Fitness-planer til Digital Gym-modulet.
10. Hjælp og support
- Officiel guide „Hjælp til trænere" med korte videodemonstrationer af de vigtigste trin (registrering, aktivitet, klasse (slot), reservationer).
- Direkte kontakt via Viber for hurtig hjælp, hvis noget er uklart.
11. Yderligere kommerciel information
SMS-kreditter — priser
SMS-kreditter til kundenotifikationer (se 9.1) fyldes op fra webshoppen med pakkepriser, f.eks.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Større pakker er markant billigere pr. SMS — hvis du aktivt bruger automatiske påmindelser, kan det bedre betale sig at fylde en større pakke op ad gangen.
Digital Gym — detaljeret prisliste
Modulet "Digital Gym" (TV-skærme til selvstændig træning) har en separat, mere detaljeret beregner uden for de almindelige planer:
- Engangskonfiguration: ~200€ (hardware + licens/aktivering), beregnes ud fra antal sale og antal skærme pr. sal (op til 8 sale, op til 4 skærme pr. sal).
- Månedligt abonnement: fra 100€/md. og opefter, afhængigt af antal skærme.
- Inkluderer: synkronisering af op til 4 skærme i realtid, fjernstyring af indhold fra telefon/laptop, automatisk styring af ledige pladser og venteliste.
- Ikke inkluderet i prisen: videomaterialer (tilbydes som ekstra pakker efter forespørgsel), kabling over 15 m, montering af selve skærmene.
- Levering af hardware: op til 14 arbejdsdage (for ordrer på op til 5 TV-skærme), gratis i Bulgarien.
- Support: fjerndiagnostik inden for 48 t., besøg på stedet inden for 7 arbejdsdage ved behov.
Kontakt for bestilling: telefonnummeret angivet på siden /information/b2b/digital-gym.
Henvisningsprogram ("Invitér en kollega")
Hver virksomhedsprofil får automatisk en unik kode (profilens slug) til anbefalinger:
- Du deler din kode med en kollega, der er træner/ejer af en sal.
- Vedkommende indtaster den i feltet „Promokode" ved registrering → får 2 måneder gratis.
- Ved vedkommendes første betalte abonnement får du automatisk 2 måneders gratis brug.
Der er ingen grænse for antallet af inviterede kolleger — en lavbudgetmekanisme til vækst gennem anbefalinger i branchen.
Flersproget support
Opsummering af forløbet for oprettelse af en virksomhedsprofil
- Registrering af virksomhedsprofil (~2 min)
- Oprettelse af mindst 1 aktivitetstype + tilknytning af instruktør (~3 min)
- Tilføjelse af klasser (slots) i kalenderen (manuelt eller via "Duplikering af uge") (~2 min)
- Deling af linket/QR-koden til reservationer (~1 min)
- Daglig brug: Check-in af kunder (Mødt op/Udeblev), gennemgang af "Reservationer" til godkendelse, opfølgning på "Statistik" hver uge/måned
- Periodisk: gennemgang af "Kunder" for at identificere loyale og "sovende" kunder