5 Zahlen, die jeder Trainer jeden Monat im Blick haben sollte

1. Kursauslastung

Was es ist: wie viele der verfügbaren Plätze tatsächlich belegt sind. Hat ein Kurs 12 Plätze und kommen im Schnitt 9 Personen, liegt die Auslastung bei 75%.

Warum es wichtig ist: Sie ist der direkteste Indikator dafür, ob Ihr Kursplan zur Nachfrage passt. Die Gesamtauslastung des Monats ist nützlich, der eigentliche Wert liegt aber in der Aufschlüsselung — nach Kursart, Wochentag und Uhrzeit. Oft zeigt sich, dass der Dienstag um 7:00 Uhr halb leer ist, während am Donnerstag um 18:30 Uhr jede Woche Leute auf der Warteliste stehen.

So lesen Sie sie:

• Über 80% mehrere Wochen in Folge — die Nachfrage übersteigt das Angebot. Erwägen Sie einen zusätzlichen Kurs zur selben oder einer benachbarten Uhrzeit. Stehen zusätzlich Leute auf der Warteliste, ist das Signal noch eindeutiger.
• Unter 30% mehrere Wochen in Folge — der Kurs funktioniert in dieser Form nicht. Ändern Sie die Uhrzeit oder das Format, oder legen Sie ihn mit einem anderen Kurs zusammen.
• Zwischen 50% und 80% — ein gesunder Bereich mit Luft nach oben.

In Click and Fit zeigt die detaillierte Statistik die Auslastung und die Zahl der Wartenden für jeden Kurs nach Tag und Uhrzeit, und das System gibt Ihnen selbst Hinweise: War ein Kurs 4 Wochen in Folge voll, erhalten Sie den Vorschlag, weitere Kurse anzulegen; lag er 4 Wochen in Folge unter 30% Auslastung — eine Warnung.

2. No-Show- und Stornoquote

Was es ist: welcher Anteil der Buchungen mit „Nicht erschienen“ oder einer Stornierung endet.

Warum es wichtig ist: Eine hohe Auslastung auf dem Papier mit vielen No-Shows ist eine Illusion. Im Kursplan wirkt der Kurs voll, doch auf den Matten stehen tatsächlich weniger Leute — und die Personen auf der Warteliste sind zu Hause geblieben. Jeder No-Show ist außerdem entgangener Umsatz, vor allem wenn Sie nicht mit vorausbezahlten Karten arbeiten.

So lesen Sie sie: Vergleichen Sie die Quote von Monat zu Monat. Steigt sie, prüfen Sie, ob sie sich auf einige wenige Kunden oder eine bestimmte Uhrzeit konzentriert (zum Beispiel die frühen Morgenkurse). Rechtzeitige Stornierungen sind kein Problem — sie machen einen Platz frei. Das Problem sind No-Shows ohne Vorwarnung.

Ist Ihre Quote hoch, finden Sie in unserem Artikel über No-Shows 6 konkrete Wege, sie zu senken, sowie eine fertige Vorlage mit Regeln für Ihre Kunden.

3. Einzelne und neue Kunden

Was es ist: wie viele verschiedene Personen in diesem Monat bei Ihnen trainiert haben und wie viele davon zum ersten Mal gekommen sind.

Warum es wichtig ist: 200 Besuche im Monat können 20 Personen bedeuten, die je 10-mal kommen, oder 100 Personen, die je 2-mal kommen. Das sind zwei völlig unterschiedliche Geschäfte mit unterschiedlichen Risiken. Im ersten Fall spüren Sie den Verlust von 3–4 Stammkunden sofort. Im zweiten besteht die Herausforderung darin, Gelegenheitsbesucher zu Stammkunden zu machen.

So lesen Sie sie: Die Zahl der Neukunden zeigt, ob Ihr Marketing wirkt — Instagram, Empfehlungen, Ihr Google-Profil. Kommen mehrere Monate in Folge kaum neue Kunden, schrumpft Ihr Kundenstamm langsam, selbst wenn im Moment alles in Ordnung scheint — denn ein Teil der Leute springt mit der Zeit unweigerlich ab.

4. Umsatz — gesamt und pro Kurs

Was es ist: wie viel Sie im Monat mit den durchgeführten Trainings tatsächlich verdient haben — und welche Kurse am meisten einbringen.

Warum es wichtig ist: Nicht alle Kurse kosten gleich viel Aufwand, und nicht alle bringen gleich viel Geld. Ein Personal Training für 40 € und ein Gruppenkurs mit 10 Personen zu je 12 € dauern jeweils etwa eine Stunde, bringen aber 40 € gegenüber 120 €. Ohne Zahlen stecken Sie schnell die meiste Zeit in das, was am wenigsten einbringt.

So lesen Sie ihn:

• Vergleichen Sie mit dem Vormonat, statt nur in absoluten Zahlen zu fragen: „Ist das gut?“
• Teilen Sie den Umsatz durch die Zahl der durchgeführten Kurse — so sehen Sie den durchschnittlichen Umsatz pro Kurs und ob es sich lohnt, weitere Termine anzubieten.
• Berücksichtigen Sie die Saison: Dezember und August sind meist schwächer, Januar und September stärker. Sobald Sie die Daten haben, vergleichen Sie auch mit demselben Monat des Vorjahres.

In Click and Fit berechnet die Monatsstatistik den Umsatz auf Basis der tatsächlich wahrgenommenen Besuche und des Preises jeder Aktivität und zeigt die prozentuale Veränderung der Besuche gegenüber dem Vormonat.

5. Kundenbindung

Was es ist: wie viele Ihrer Kunden Monat für Monat weiter zu Ihnen kommen.

Warum es wichtig ist: Einen bestehenden Kunden zu halten ist viel günstiger, als einen neuen zu gewinnen. Stammkunden trainieren häufiger, kaufen Karten, bringen Freunde mit und sehen es Ihnen nach, wenn mal etwas nicht perfekt läuft. Sinkt die Kundenbindung, kann kein Marketing das lange ausgleichen.

So berechnen Sie sie ganz einfach: Ziehen Sie von den einzelnen Kunden des Monats die neuen ab — so erhalten Sie die wiederkehrenden Kunden. Vergleichen Sie diese mit den einzelnen Kunden des Vormonats. Ein Beispiel: Im letzten Monat haben 60 Personen trainiert; in diesem Monat haben Sie 58 einzelne Kunden, davon 10 neue. Also sind 48 von 60 wiedergekommen — 80% Kundenbindung.

So lesen Sie sie: Achten Sie auf den Trend, nicht auf einen einzelnen Monat. Hilfreich ist auch ein Blick auf die Liste Ihrer aktivsten Kunden — verschwindet jemand plötzlich daraus, ist das ein Signal für eine persönliche Nachricht, nicht fürs Abwarten. In Click and Fit finden Sie die Top 10 der aktivsten Kunden für jeden Monat direkt in der Statistik.

Der 10-Minuten-Monatscheck

Sie müssen nicht jeden Tag alles analysieren. Es genügt, einmal im Monat, in den ersten Tagen des neuen Monats, 5 Fragen zu beantworten:

1. Welcher Kurs ist am vollsten, welcher am leersten? Sollte ich etwas hinzufügen oder verschieben?
2. Steigt die No-Show-Quote? Bei wem und zu welcher Uhrzeit?
3. Wie viele neue Kunden sind gekommen und woher?
4. Wie schneidet der Umsatz im Vergleich zum Vormonat und zum selben Monat des Vorjahres ab?
5. Welche Stammkunden habe ich in letzter Zeit nicht mehr gesehen?

Notieren Sie die Antworten und eine konkrete Maßnahme für den nächsten Monat. Zum Beispiel: „Ich biete donnerstags um 19:30 Uhr einen zweiten Kurs an“ oder „Ich schreibe den fünf Kunden, die seit 3 Wochen nicht mehr da waren.“ Eine Maßnahme pro Monat reicht, um bis zum Jahresende einen Unterschied zu sehen.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe nur wenige Kunden — lohnt es sich, Zahlen zu verfolgen? Ja, sogar umso mehr. Bei einem kleinen Kundenstamm macht jeder Kunde einen großen Anteil Ihres Umsatzes aus, und Veränderungen zeigen sich früher. Außerdem lässt sich die Gewohnheit von Anfang an leichter aufbauen.

Kann ich diese Zahlen in Excel verfolgen? Ja, aber nur, wenn jede Buchung, jede Stornierung und jeder No-Show von Hand eingetragen wird — und genau diesen Teil lassen die meisten Trainer nach dem ersten Monat schleifen. Laufen die Buchungen über ein System, kommen die Zahlen von selbst zusammen.

Wie oft sollte ich mir die Statistik ansehen? Einmal im Monat für Entscheidungen. Testen Sie einen neuen Kurs oder eine neue Uhrzeit, prüfen Sie die Auslastung in den ersten 4 Wochen wöchentlich.

Fazit

Zahlen ersetzen nicht das Gespür eines Trainers — sie überprüfen es. Auslastung, No-Shows, Neukunden, Umsatz und Kundenbindung: fünf Zahlen, zehn Minuten im Monat und Entscheidungen, die auf Fakten statt auf Bauchgefühl beruhen.

Wenn Sie Ihren Kursplan noch von Hand führen, lesen Sie die 7 Anzeichen, dass es Zeit ist, Ihr Business zu digitalisieren. Und wenn Sie bereit sind loszulegen: In der Anleitung zur ersten Buchung sehen Sie, wie Sie Click and Fit in etwa 8 Minuten einrichten. Die Statistik füllt sich ab der ersten Buchung, und der erste Monat ist kostenlos und unverbindlich.