Click and Fit — πλήρης οδηγός για προπονητές και fitness studios
Πλήρης οδηγός για τη διαχείριση του business προφίλ — από την εγγραφή έως την καθημερινή χρήση.
Περιεχόμενα
Τι χρειάζομαι για να ξεκινήσω;
- Καταχωρίστε business προφίλ — τη δημόσια σελίδα σας και την πρόσβαση στη διαχείριση.
- Δημιουργήστε τουλάχιστον 1 τύπο δραστηριότητας και αναθέστε εκπαιδευτή, αν έχετε ομάδα.
- Προσθέστε μάθημα (slot) στο ημερολόγιο — τη συγκεκριμένη ημέρα και ώρα που πραγματοποιείται πραγματικά η δραστηριότητα.
- Μοιραστείτε τον σύνδεσμο/QR κωδικό για κρατήσεις με τους πελάτες σας.
Αυτό αρκεί για να δέχεστε κρατήσεις. Όλα τα υπόλοιπα παρακάτω αφορούν την καθημερινή χρήση ή είναι εντελώς προαιρετικά.
- Κρατήσεις — έγκριση, αν έχετε επιλέξει χειροκίνητη έγκριση πελατών.
- Check-in πελατών την ημέρα του μαθήματος.
- Πελάτες — βάση δεδομένων, αναζήτηση, εξαγωγή δεδομένων.
- Στατιστικά — παρουσίες, έσοδα, πληρότητα.
- Ειδοποιήσεις, προσωπικό, οπτικό θέμα, αίθουσες, τοποθεσίες και συνδρομητικό πλάνο — όλα στις Ρυθμίσεις.
- Προηγμένες ενότητες (Digital Gym, Εκδηλώσεις, Συνδρομητικές κάρτες, Λογιστική).
- Πρόγραμμα συστάσεων και πολυγλωσσική υποστήριξη.
Εισαγωγή: πώς λειτουργεί η πλατφόρμα
Το Click and Fit είναι ένα σύστημα διαχείρισης κρατήσεων, χτισμένο γύρω από 4 βασικά "δομικά στοιχεία":
- Business προφίλ — η δημόσια σελίδα σας μέσω της οποίας οι πελάτες κάνουν κρατήσεις.
- Τύποι δραστηριοτήτων — τα "πρότυπα" των υπηρεσιών σας (Γιόγκα, Pilates, Personal Training...).
- Ημερολόγιο και μαθήματα (slots) — οι συγκεκριμένες ώρες στις οποίες πραγματοποιείται ένας τύπος δραστηριότητας.
- Κρατήσεις/Πελάτες — τα άτομα που κλείνουν θέση και το ιστορικό τους σε εσάς.
Η κατανόηση αυτής της ιεραρχίας (Δραστηριότητα → Μάθημα (Slot) → Κράτηση) είναι καθοριστική, γιατί σχεδόν κάθε ρύθμιση στην πλατφόρμα συνδέεται με ένα από αυτά τα επίπεδα.
1. Εγγραφή business προφίλ
Σε τι χρησιμεύει: δημιουργεί τη δημόσια σελίδα κρατήσεών σας και σας δίνει πρόσβαση στη διαχείριση.
- Ανοίξτε clickandfit.eu/information/b2b και πατήστε „Δημιουργία business προφίλ".
- Συμπληρώνετε τα στοιχεία του προφίλ (δείτε τα πεδία παρακάτω).
- Πατάτε „Δημιουργία business προφίλ" — το προφίλ ενεργοποιείται άμεσα, με δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών.
Πεδία στη φόρμα εγγραφής
clickandfit.eu/το-όνομά-σας). Το σύστημα ελέγχει άμεσα αν είναι διαθέσιμο — δείτε το πράσινο κείμενο "Διαθέσιμο!" πριν συνεχίσετε.Onboarding checklist
Αμέσως μετά τη δημιουργία, η πλατφόρμα σας υποδέχεται με checklist onboarding — μια λίστα βημάτων που πρέπει να ολοκληρώσετε πριν το προφίλ σας είναι πλήρως έτοιμο για πελάτες:
2. Τύποι δραστηριοτήτων
Σε τι χρησιμεύει: η δραστηριότητα είναι η "κάρτα προϊόντος" της υπηρεσίας σας — καθορίζει την τιμή, τη διάρκεια, τη χωρητικότητα και τον τρόπο πληρωμής για κάθε τύπο μαθήματος/υπηρεσίας που προσφέρετε. Μόλις δημιουργηθεί, την "τοποθετείτε" επανειλημμένα στο ημερολόγιο ως μαθήματα (slots).
Δημιουργία νέας δραστηριότητας
Μεταβείτε σε „Τύποι δραστηριοτήτων" → „Προσθήκη νέου τύπου δραστηριότητας" και συμπληρώστε:
Ελέγχει πότε η κράτηση επιβεβαιώνεται αυτόματα και πότε περιμένει τη δική σας έγκριση. Υπάρχουν τρεις επιλογές:
„Εγκρίνετε μόνο νέους χρήστες" (προεπιλογή, τη συνιστούμε) — κάθε πελάτης που δεν έχει ακόμη σημειωθεί ως „Παρευρέθηκε" σε μάθημα σε εσάς περνά από χειροκίνητη έγκριση σε κάθε κράτηση. Μόλις τον κάνετε check-in ως παρόντα μία φορά, ο λογαριασμός του γίνεται ενεργοποιημένος και από εκεί και πέρα κάνει κράτηση χωρίς να περιμένει έγκριση. Αν αργότερα χάσει μάθημα και τον σημειώσετε ως „Δεν εμφανίστηκε", ο λογαριασμός του απενεργοποιείται ξανά και περνά πάλι από έγκριση στην επόμενη κράτηση. Έτσι, οι τακτικοί πελάτες κλείνουν θέση άμεσα, ενώ όσοι στην πράξη δεν εμφανίζονται χρειάζεται ξανά να εγκρίνονται κάθε φορά — η καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στην ταχύτητα για τους σταθερούς πελάτες και τον έλεγχο για τους νέους ή αναξιόπιστους.
„Χωρίς εγκρίσεις" — όλα επιβεβαιώνονται αυτόματα, ανεξάρτητα από το αν ο πελάτης είναι ενεργοποιημένος. Η πιο γρήγορη επιλογή για τον πελάτη, αλλά χωρίς δυνατότητα να αξιολογήσετε εκ των προτέρων μια νέα κράτηση.
„Εγκρίνετε όλες τις κρατήσεις" — όλα περνούν πάντα από εσάς, ανεξάρτητα από το αν ο πελάτης είναι ενεργοποιημένος ή όχι. Πλήρης χειροκίνητος έλεγχος — χρήσιμο για ακριβές ή περιορισμένες υπηρεσίες όπως personal training, αλλά απαιτεί τον περισσότερο χρόνο.
Διαχείριση υπαρχουσών δραστηριοτήτων
Στη λίστα δραστηριοτήτων, καθεμία διαθέτει:
Ανάθεση εκπαιδευτή σε δραστηριότητα
- Από το εικονίδιο με το καπέλο () δίπλα στη δραστηριότητα ανοίγετε τη λίστα με „Διαθέσιμα άτομα" (μέλη της ομάδας σας, δείτε την ενότητα „Προσωπικό").
- Πατάτε „Προσθήκη" δίπλα στον επιθυμητό εκπαιδευτή.
- Ο εκπαιδευτής εμφανίζεται στους „Ανατεθειμένους εκπαιδευτές", με επιλογή „Αφαίρεση".
3. Ημερολόγιο και μαθήματα (slots)
Σε τι χρησιμεύει: εδώ "τοποθετείτε στο πρόγραμμα" τις δραστηριότητές σας ως συγκεκριμένες ημερομηνίες και ώρες, ώστε οι πελάτες να μπορούν πραγματικά να κάνουν κράτηση.
Προσθήκη μαθήματος (slot)
- Ανοίγετε το „Ημερολόγιο" — μηνιαία προβολή ανά ημέρα.
- Κάνετε κλικ στην επιθυμητή ημέρα → εμφανίζεται το κουμπί „Νέο slot (μάθημα)".
- Επιλέγετε ποια ήδη δημιουργημένη δραστηριότητα θα "τοποθετήσετε" σε αυτή την ημέρα.
- Συμπληρώνετε: Ώρα διεξαγωγής, Αριθμός θέσεων (προφορτωμένος από τη δραστηριότητα, μπορείτε να τον προσαρμόσετε για τη συγκεκριμένη ημέρα), Διάρκεια (λεπτά) και Επανάληψη — checkbox που δημιουργεί αυτόματα το ίδιο μάθημα (slot) κάθε επόμενη εβδομάδα (ιδανικό για σταθερό εβδομαδιαίο πρόγραμμα, χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή κάθε εβδομάδα).
- „Δημιουργία slot (μαθήματος)" — το μάθημα (slot) εμφανίζεται στο ημερολόγιο με την ώρα και το όνομα της δραστηριότητας.
Επεξεργασία μαθήματος (slot)
Από ήδη δημιουργημένο μάθημα (slot), με το κουμπί „Αλλαγή", μπορείτε να προσαρμόσετε την ώρα, τον αριθμό θέσεων, τη διάρκεια και να αλλάξετε τον εκπαιδευτή που αναλαμβάνει αυτό το συγκεκριμένο μάθημα (χρήσιμο αν η δραστηριότητα έχει πολλούς εκπαιδευτές και εναλλάσσονται).
Αντιγραφή εβδομάδας
Αν έχετε σταθερό εβδομαδιαίο πρόγραμμα, η „Αντιγραφή εβδομάδας":
- Επιλέγετε ποια εβδομάδα θέλετε να αντιγράψετε (source).
- Επιλέγετε σε ποιες μελλοντικές (κενές) εβδομάδες θα αντιγραφεί.
Σας εξοικονομεί ώρες χειροκίνητης καταχώρισης κατά την έναρξη νέου μήνα.
Λεπτομέρειες μαθήματος (slot) — 3 tabs
Κάθε μάθημα (slot) στο ημερολόγιο, όταν το ανοίγετε, εμφανίζει τρία tabs:
Χειροκίνητη προσθήκη πελάτη σε μάθημα (slot)
Από το κουμπί „Προσθήκη" στο μάθημα (slot), έχετε 3 επιλογές — χρήσιμο για κρατήσεις μέσω τηλεφώνου:
Διαγραφή vs. Απενεργοποίηση μαθήματος (slot)
4. Αποστολή συνδέσμου/QR για κρατήσεις
Σε τι χρησιμεύει: αυτό είναι το τελικό βήμα του onboarding — πώς αποκτάτε πραγματικά πελάτες.
Η δημόσια σελίδα (clickandfit.eu/το-όνομά-σας) εμφανίζει το όνομα, την περιγραφή και το ημερολόγιο, από όπου οι πελάτες επιλέγουν απευθείας ημέρα, ώρα και δραστηριότητα και επιβεβαιώνουν κράτηση.
Αυτός ο σύνδεσμος είναι αυτό που βάζετε στο Instagram bio, στο Google Business Profile, στις επαγγελματικές κάρτες, σε QR sticker στη βιτρίνα κ.λπ.
5. Κρατήσεις — έγκριση
Σε τι χρησιμεύει: εδώ περιμένουν οι κρατήσεις που απαιτούν τη δική σας απόφαση — σύμφωνα με τη ρύθμιση "Έγκριση κρατήσεων" της δραστηριότητας.
Με τη συνιστώμενη προεπιλεγμένη ρύθμιση, εδώ θα βλέπετε κυρίως νέους πελάτες ή όσους πρόσφατα δεν εμφανίστηκαν σε μάθημα (και γι’ αυτό ο λογαριασμός τους απενεργοποιήθηκε) — οι τακτικοί, ήδη ενεργοποιημένοι πελάτες δεν περνούν καθόλου από αυτή τη σελίδα, επειδή κάνουν κράτηση αυτόματα.
Αν δεν υπάρχουν κρατήσεις που περιμένουν έγκριση, εμφανίζεται το μήνυμα "Δεν υπάρχουν κρατήσεις για έγκριση". Όταν υπάρχει κράτηση σε αναμονή, μπορείτε να την εγκρίνετε ή να την απορρίψετε απευθείας από εδώ.
6. Check-in (γενική επισκόπηση)
Σε τι χρησιμεύει: γρήγορη προβολή του "τι έχω σήμερα" — ιδανική για την οθόνη της ρεσεψιόν το πρωί.
7. Πελάτες
Σε τι χρησιμεύει: κεντρική βάση με όλα τα άτομα που έχουν κάνει κράτηση σε εσάς — για κρατήσεις, παρουσίες και ανάλυση.
Προφίλ πελάτη (λεπτομέρειες)
Κάνοντας κλικ σε πελάτη από την αναζήτηση, βλέπετε:
- Κατάσταση (Ενεργός/Ανενεργός), email, τηλέφωνο
- Στατιστικά: Επισκέψεις, Απουσίες, Ποσοστό ακυρώσεων, Τελευταία επίσκεψη, Μέλος από
- Tabs „Μελλοντικές κρατήσεις" και „Προηγούμενες κρατήσεις" (πλήρες ιστορικό)
- Άμεσο κουμπί „Check-in" — σημειώνετε παρουσία απευθείας από το προφίλ, χωρίς να ψάχνετε το μάθημα (slot) στο ημερολόγιο
Αυτή η σελίδα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για να αναγνωρίζετε πιστούς πελάτες (για bonus) ή προβληματικούς no-show πελάτες (για αυστηρότερη πολιτική έγκρισης).
8. Στατιστικά
Σε τι χρησιμεύει: γρήγορος παλμός της επιχείρησης — πόσα άτομα έρχονται, πόσους νέους κερδίζετε, πόσα χρήματα εισρέουν.
Βασική προβολή (μηνιαία)
Πλοήγηση ανά μήνα, με δείκτες:
- Παρουσίες — συνολικός αριθμός check-in επισκέψεων
- Μοναδικοί πελάτες — πόσα διαφορετικά άτομα ήρθαν
- Πληρότητα % — πόσο από τη συνολική χωρητικότητα χρησιμοποιείται πραγματικά (σήμα για το αν πρέπει να προσθέσετε περισσότερα/λιγότερα μαθήματα (slots))
- Ποσοστό no-show — πόσες από τις κρατήσεις ολοκληρώνονται χωρίς παρουσία (σήμα για το αν πρέπει να αυστηροποιήσετε την πολιτική έγκρισης ή να εισαγάγετε χρέωση ακύρωσης)
- Νέοι πελάτες — αύξηση της βάσης
- Έσοδα (€) — ο τζίρος που δημιουργήθηκε για τον μήνα
- Πελάτες με τις περισσότερες κρατήσεις — οι κορυφαίοι πιστοί πελάτες σας
Αναλυτικά στατιστικά
Επιτρέπει φιλτράρισμα ανά συγκεκριμένη περίοδο (ημερομηνία από-έως) και ανά συγκεκριμένη δραστηριότητα — χρήσιμο αν θέλετε να συγκρίνετε την απόδοση δύο διαφορετικών μαθημάτων (π.χ. Yoga πρωί έναντι Yoga βράδυ).
9. Ρυθμίσεις — πλήρης επισκόπηση
9.1 Ειδοποιήσεις
Σε τι χρησιμεύει: αυτόματη επικοινωνία με πελάτες και ομάδα, χωρίς να γράφετε μηνύματα χειροκίνητα.
Προς πελάτες (SMS):
Λειτουργεί με σύστημα πιστώσεων — οι πιστώσεις SMS φορτίζονται ξεχωριστά (βλέπετε το τρέχον υπόλοιπό σας και το κουμπί „Φόρτιση"). Ενεργοποιείτε/απενεργοποιείτε ξεχωριστά κάθε τύπο ειδοποίησης:
- Ειδοποίηση για ελευθερωμένη θέση στη λίστα αναμονής
- Ειδοποίηση κατά την απόρριψη/έγκριση μαθήματος
- Ειδοποίηση μία ημέρα πριν από μάθημα (σε όλους τους εγγεγραμμένους ή μόνο σε νέους πελάτες)
- Ειδοποίηση μετά από 28 ημέρες χωρίς κράτηση — αυτόματη "επαναφορά" πελατών που έχουν καιρό να έρθουν (χρήσιμο για retention)
Προς το προσωπικό (push/email):
Ξεχωριστά για κάθε δραστηριότητα επιλέγετε αν ο εκπαιδευτής/η ομάδα θα λαμβάνει push notification στο τηλέφωνο και/ή email, μόνο για δύο γεγονότα: νέα κράτηση προς έγκριση και ακύρωση κράτησης.
9.2 Προσωπικό
Σε τι χρησιμεύει: ανάθεση πρόσβασης στη διαχείριση στην πραγματική σας ομάδα, με διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.
Βλέπετε την τρέχουσα ομάδα με τον ρόλο του καθενός. Προσθέτετε νέο εργαζόμενο μόνο με email, με επιλογή ρόλου:
9.3 Επιλογή θέματος
Σε τι χρησιμεύει: οπτικό branding της δημόσιας σελίδας κρατήσεών σας (όχι της διαχείρισης).
- Φόντο: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Χρώμα έμφασης: Green, Pink, Purple, Ocean
- Σύνδεσμος για άμεση προεπισκόπηση του πώς φαίνεται στον πελάτη, πριν αποφασίσετε.
9.4 Ρυθμίσεις προφίλ
Σε τι χρησιμεύει: βασικές πληροφορίες για την επιχείρηση + στοιχεία για αυτόματη τιμολόγηση.
- Όνομα, περιγραφή, τηλέφωνο, διεύθυνση — τα ίδια όπως κατά την εγγραφή, επεξεργάσιμα οποιαδήποτε στιγμή.
- Φωτογραφία φόντου για το δημόσιο προφίλ (κάθετη, έως 5MB).
- Στοιχεία τιμολόγησης (προαιρετικά): Εταιρεία, Διεύθυνση έδρας, Νόμιμος εκπρόσωπος, VAT/Company ID — αν δεν τα συμπληρώσετε, το σύστημα απλώς δεν δημιουργεί τιμολόγια αυτόματα.
9.5 Αίθουσες
Σε τι χρησιμεύει: ορισμός φυσικών χώρων στο studio σας (π.χ. "Αίθουσα 1", "Αίθουσα γιόγκα", "Αίθουσα βαρών") — χρήσιμο σε studios με περισσότερους από έναν χώρους, ώστε να μην "επικαλύπτονται" κρατήσεις στο ίδιο φυσικό σημείο.
9.6 Προηγμένες ενότητες (add-ons)
Σε τι χρησιμεύει: προαιρετικές επεκτάσεις της λειτουργικότητας, καθεμία με δική της τιμή (βλ. „Πληρωμή").
9.7 Τοποθεσίες
Σε τι χρησιμεύει: αν έχετε περισσότερες από μία φυσικές διευθύνσεις/παραρτήματα, κάθε τοποθεσία αποκτά το δικό της slug (δημόσια διεύθυνση), αλλά μοιράζεται τη μέθοδο πληρωμής και το συνολικό όριο μαθημάτων (slots) με τον κύριο λογαριασμό. Κάθε τοποθεσία μπορεί να έχει διαφορετικούς προπονητές.
9.8 Πληρωμή (πλάνα και τιμές)
Σε τι χρησιμεύει: επιλογή συνδρομητικού πλάνου ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησής σας.
- Δωρεάν δοκιμαστική περίοδος (30 ημέρες από την εγγραφή, με σαφή ημερομηνία λήξης).
- Πλάνα για προπονητές: Basic (12€/μήνα, 30 μαθήματα (slots)), Plus (20€/μήνα, 60 μαθήματα (slots))
- Πλάνα για studio/γυμναστήριο: Studio Small (40€, 120 μαθήματα (slots)), Studio Large (80€, 240 μαθήματα (slots)), Studio Ultimate (130€, απεριόριστα μαθήματα (slots))
- Ξεχωριστά Digital Fitness πλάνα για την ενότητα Digital Gym.
10. Βοήθεια και υποστήριξη
- Επίσημος οδηγός „Βοήθεια για προπονητές" με σύντομες video επιδείξεις των βασικών βημάτων (εγγραφή, δραστηριότητα, μάθημα (slot), κρατήσεις).
- Άμεση επικοινωνία μέσω Viber για γρήγορη βοήθεια, αν κάτι δεν είναι ξεκάθαρο.
11. Πρόσθετες εμπορικές πληροφορίες
Πιστώσεις SMS — τιμές
Οι πιστώσεις SMS για ειδοποιήσεις πελατών (βλ. 9.1) φορτίζονται από το ηλεκτρονικό κατάστημα με πακέτα τιμών, π.χ.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Τα μεγαλύτερα πακέτα βγαίνουν σημαντικά φθηνότερα ανά SMS — αν βασίζεστε ενεργά σε αυτόματες υπενθυμίσεις, συμφέρει περισσότερο να φορτίσετε μεγαλύτερο πακέτο με μία φορά.
Digital Gym — αναλυτικός τιμοκατάλογος
Η ενότητα "Digital Gym" (TV οθόνες για αυτόνομες προπονήσεις) έχει ξεχωριστό, πιο αναλυτικό υπολογιστή κόστους εκτός των συνηθισμένων πλάνων:
- Εφάπαξ διαμόρφωση: ~200€ (hardware + άδεια/ενεργοποίηση), υπολογίζεται ανάλογα με τον αριθμό αιθουσών και τον αριθμό οθονών ανά αίθουσα (έως 8 αίθουσες, έως 4 οθόνες ανά αίθουσα).
- Μηνιαία συνδρομή: από 100€/μήνα και πάνω, ανάλογα με τον αριθμό οθονών.
- Περιλαμβάνει: συγχρονισμό έως 4 οθονών σε πραγματικό χρόνο, απομακρυσμένη διαχείριση περιεχομένου από κινητό/laptop, αυτόματη διαχείριση διαθέσιμων θέσεων και λίστας αναμονής.
- Δεν περιλαμβάνονται στην τιμή: video materials (διατίθενται επιπλέον πακέτα κατόπιν ζήτησης), καλωδίωση άνω των 15μ, εγκατάσταση των ίδιων των οθονών.
- Παράδοση hardware: έως 14 εργάσιμες ημέρες (για παραγγελίες έως 5 τηλεοράσεων), δωρεάν στη Βουλγαρία.
- Υποστήριξη: απομακρυσμένη διάγνωση έως 48 ώρες, επιτόπια επίσκεψη έως 7 εργάσιμες ημέρες αν χρειαστεί.
Επικοινωνία για παραγγελία: τηλέφωνο που αναφέρεται στη σελίδα /information/b2b/digital-gym.
Πρόγραμμα συστάσεων ("Προσκάλεσε συνάδελφο")
Κάθε business προφίλ λαμβάνει αυτόματα έναν μοναδικό κωδικό (το slug του προφίλ) για συστάσεις:
- Μοιράζεστε τον κωδικό σας με συνάδελφο προπονητή/ιδιοκτήτη γυμναστηρίου.
- Τον εισάγει στο πεδίο „Promo code" κατά την εγγραφή → λαμβάνει 2 μήνες δωρεάν.
- Με την πρώτη του πληρωμένη συνδρομή, εσείς λαμβάνετε αυτόματα 2 μήνες δωρεάν χρήσης.
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό συναδέλφων που μπορείτε να προσκαλέσετε — μηχανισμός χαμηλού κόστους για ανάπτυξη μέσω συστάσεων στον κλάδο.
Πολυγλωσσική υποστήριξη
Σύνοψη της διαδρομής δημιουργίας business προφίλ
- Εγγραφή business προφίλ (~2 λεπτά)
- Δημιουργία τουλάχιστον 1 τύπου δραστηριότητας + ανάθεση εκπαιδευτή (~3 λεπτά)
- Προσθήκη μαθημάτων (slots) στο ημερολόγιο (χειροκίνητα ή μέσω "Αντιγραφή εβδομάδας") (~2 λεπτά)
- Κοινοποίηση του συνδέσμου/QR κωδικού για κρατήσεις (~1 λεπτό)
- Καθημερινή χρήση: Check-in πελατών (Παρευρέθηκε/Δεν εμφανίστηκε), έλεγχος των "Κρατήσεων" για έγκριση, παρακολούθηση των "Στατιστικών" κάθε εβδομάδα/μήνα
- Περιοδικά: έλεγχος των "Πελατών" για εντοπισμό πιστών και "ανενεργών" πελατών