Πλήρης οδηγός για τη διαχείριση του business προφίλ — από την εγγραφή έως την καθημερινή χρήση.
Αυτό αρκεί για να δέχεστε κρατήσεις. Όλα τα υπόλοιπα παρακάτω αφορούν την καθημερινή χρήση ή είναι εντελώς προαιρετικά.
Το Click and Fit είναι ένα σύστημα διαχείρισης κρατήσεων, χτισμένο γύρω από 4 βασικά "δομικά στοιχεία":
Η κατανόηση αυτής της ιεραρχίας (Δραστηριότητα → Μάθημα (Slot) → Κράτηση) είναι καθοριστική, γιατί σχεδόν κάθε ρύθμιση στην πλατφόρμα συνδέεται με ένα από αυτά τα επίπεδα.
Σε τι χρησιμεύει: δημιουργεί τη δημόσια σελίδα κρατήσεών σας και σας δίνει πρόσβαση στη διαχείριση.
clickandfit.eu/το-όνομά-σας). Το σύστημα ελέγχει άμεσα αν είναι διαθέσιμο — δείτε το πράσινο κείμενο "Διαθέσιμο!" πριν συνεχίσετε.Αμέσως μετά τη δημιουργία, η πλατφόρμα σας υποδέχεται με checklist onboarding — μια λίστα βημάτων που πρέπει να ολοκληρώσετε πριν το προφίλ σας είναι πλήρως έτοιμο για πελάτες:
Σε τι χρησιμεύει: η δραστηριότητα είναι η "κάρτα προϊόντος" της υπηρεσίας σας — καθορίζει την τιμή, τη διάρκεια, τη χωρητικότητα και τον τρόπο πληρωμής για κάθε τύπο μαθήματος/υπηρεσίας που προσφέρετε. Μόλις δημιουργηθεί, την "τοποθετείτε" επανειλημμένα στο ημερολόγιο ως μαθήματα (slots).
Μεταβείτε σε „Τύποι δραστηριοτήτων" → „Προσθήκη νέου τύπου δραστηριότητας" και συμπληρώστε:
Ελέγχει πότε η κράτηση επιβεβαιώνεται αυτόματα και πότε περιμένει τη δική σας έγκριση. Υπάρχουν τρεις επιλογές:
„Εγκρίνετε μόνο νέους χρήστες" (προεπιλογή, τη συνιστούμε) — κάθε πελάτης που δεν έχει ακόμη σημειωθεί ως „Παρευρέθηκε" σε μάθημα σε εσάς περνά από χειροκίνητη έγκριση σε κάθε κράτηση. Μόλις τον κάνετε check-in ως παρόντα μία φορά, ο λογαριασμός του γίνεται ενεργοποιημένος και από εκεί και πέρα κάνει κράτηση χωρίς να περιμένει έγκριση. Αν αργότερα χάσει μάθημα και τον σημειώσετε ως „Δεν εμφανίστηκε", ο λογαριασμός του απενεργοποιείται ξανά και περνά πάλι από έγκριση στην επόμενη κράτηση. Έτσι, οι τακτικοί πελάτες κλείνουν θέση άμεσα, ενώ όσοι στην πράξη δεν εμφανίζονται χρειάζεται ξανά να εγκρίνονται κάθε φορά — η καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στην ταχύτητα για τους σταθερούς πελάτες και τον έλεγχο για τους νέους ή αναξιόπιστους.
„Χωρίς εγκρίσεις" — όλα επιβεβαιώνονται αυτόματα, ανεξάρτητα από το αν ο πελάτης είναι ενεργοποιημένος. Η πιο γρήγορη επιλογή για τον πελάτη, αλλά χωρίς δυνατότητα να αξιολογήσετε εκ των προτέρων μια νέα κράτηση.
„Εγκρίνετε όλες τις κρατήσεις" — όλα περνούν πάντα από εσάς, ανεξάρτητα από το αν ο πελάτης είναι ενεργοποιημένος ή όχι. Πλήρης χειροκίνητος έλεγχος — χρήσιμο για ακριβές ή περιορισμένες υπηρεσίες όπως personal training, αλλά απαιτεί τον περισσότερο χρόνο.
Στη λίστα δραστηριοτήτων, καθεμία διαθέτει:
Σε τι χρησιμεύει: εδώ "τοποθετείτε στο πρόγραμμα" τις δραστηριότητές σας ως συγκεκριμένες ημερομηνίες και ώρες, ώστε οι πελάτες να μπορούν πραγματικά να κάνουν κράτηση.
Από ήδη δημιουργημένο μάθημα (slot), με το κουμπί „Αλλαγή", μπορείτε να προσαρμόσετε την ώρα, τον αριθμό θέσεων, τη διάρκεια και να αλλάξετε τον εκπαιδευτή που αναλαμβάνει αυτό το συγκεκριμένο μάθημα (χρήσιμο αν η δραστηριότητα έχει πολλούς εκπαιδευτές και εναλλάσσονται).
Αν έχετε σταθερό εβδομαδιαίο πρόγραμμα, η „Αντιγραφή εβδομάδας":
Σας εξοικονομεί ώρες χειροκίνητης καταχώρισης κατά την έναρξη νέου μήνα.
Κάθε μάθημα (slot) στο ημερολόγιο, όταν το ανοίγετε, εμφανίζει τρία tabs:
Από το κουμπί „Προσθήκη" στο μάθημα (slot), έχετε 3 επιλογές — χρήσιμο για κρατήσεις μέσω τηλεφώνου:
Σε τι χρησιμεύει: αυτό είναι το τελικό βήμα του onboarding — πώς αποκτάτε πραγματικά πελάτες.
Η δημόσια σελίδα (clickandfit.eu/το-όνομά-σας) εμφανίζει το όνομα, την περιγραφή και το ημερολόγιο, από όπου οι πελάτες επιλέγουν απευθείας ημέρα, ώρα και δραστηριότητα και επιβεβαιώνουν κράτηση.
Αυτός ο σύνδεσμος είναι αυτό που βάζετε στο Instagram bio, στο Google Business Profile, στις επαγγελματικές κάρτες, σε QR sticker στη βιτρίνα κ.λπ.
Σε τι χρησιμεύει: εδώ περιμένουν οι κρατήσεις που απαιτούν τη δική σας απόφαση — σύμφωνα με τη ρύθμιση "Έγκριση κρατήσεων" της δραστηριότητας.
Με τη συνιστώμενη προεπιλεγμένη ρύθμιση, εδώ θα βλέπετε κυρίως νέους πελάτες ή όσους πρόσφατα δεν εμφανίστηκαν σε μάθημα (και γι’ αυτό ο λογαριασμός τους απενεργοποιήθηκε) — οι τακτικοί, ήδη ενεργοποιημένοι πελάτες δεν περνούν καθόλου από αυτή τη σελίδα, επειδή κάνουν κράτηση αυτόματα.
Αν δεν υπάρχουν κρατήσεις που περιμένουν έγκριση, εμφανίζεται το μήνυμα "Δεν υπάρχουν κρατήσεις για έγκριση". Όταν υπάρχει κράτηση σε αναμονή, μπορείτε να την εγκρίνετε ή να την απορρίψετε απευθείας από εδώ.
Σε τι χρησιμεύει: γρήγορη προβολή του "τι έχω σήμερα" — ιδανική για την οθόνη της ρεσεψιόν το πρωί.
Σε τι χρησιμεύει: κεντρική βάση με όλα τα άτομα που έχουν κάνει κράτηση σε εσάς — και βάση για marketing/ανάλυση.
Κάνοντας κλικ σε πελάτη από την αναζήτηση, βλέπετε:
Αυτή η σελίδα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για να αναγνωρίζετε πιστούς πελάτες (για bonus) ή προβληματικούς no-show πελάτες (για αυστηρότερη πολιτική έγκρισης).
Σε τι χρησιμεύει: γρήγορος παλμός της επιχείρησης — πόσα άτομα έρχονται, πόσους νέους κερδίζετε, πόσα χρήματα εισρέουν.
Πλοήγηση ανά μήνα, με δείκτες:
Επιτρέπει φιλτράρισμα ανά συγκεκριμένη περίοδο (ημερομηνία από-έως) και ανά συγκεκριμένη δραστηριότητα — χρήσιμο αν θέλετε να συγκρίνετε την απόδοση δύο διαφορετικών μαθημάτων (π.χ. Yoga πρωί έναντι Yoga βράδυ).
Σε τι χρησιμεύει: αυτόματη επικοινωνία με πελάτες και ομάδα, χωρίς να γράφετε μηνύματα χειροκίνητα.
Προς πελάτες (SMS):
Λειτουργεί με σύστημα πιστώσεων — οι πιστώσεις SMS φορτίζονται ξεχωριστά (βλέπετε το τρέχον υπόλοιπό σας και το κουμπί „Φόρτιση"). Ενεργοποιείτε/απενεργοποιείτε ξεχωριστά κάθε τύπο ειδοποίησης:
Προς το προσωπικό (push/email):
Ξεχωριστά για κάθε δραστηριότητα επιλέγετε αν ο εκπαιδευτής/η ομάδα θα λαμβάνει push notification στο τηλέφωνο και/ή email, μόνο για δύο γεγονότα: νέα κράτηση προς έγκριση και ακύρωση κράτησης.
Σε τι χρησιμεύει: ανάθεση πρόσβασης στη διαχείριση στην πραγματική σας ομάδα, με διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.
Βλέπετε την τρέχουσα ομάδα με τον ρόλο του καθενός. Προσθέτετε νέο εργαζόμενο μόνο με email, με επιλογή ρόλου:
Σε τι χρησιμεύει: οπτικό branding της δημόσιας σελίδας κρατήσεών σας (όχι της διαχείρισης).
Σε τι χρησιμεύει: βασικές πληροφορίες για την επιχείρηση + στοιχεία για αυτόματη τιμολόγηση.
Σε τι χρησιμεύει: ορισμός φυσικών χώρων στο studio σας (π.χ. "Αίθουσα 1", "Αίθουσα γιόγκα", "Αίθουσα βαρών") — χρήσιμο σε studios με περισσότερους από έναν χώρους, ώστε να μην "επικαλύπτονται" κρατήσεις στο ίδιο φυσικό σημείο.
Σε τι χρησιμεύει: προαιρετικές επεκτάσεις της λειτουργικότητας, καθεμία με δική της τιμή (βλ. „Πληρωμή").
Σε τι χρησιμεύει: αν έχετε περισσότερες από μία φυσικές διευθύνσεις/παραρτήματα, κάθε τοποθεσία αποκτά το δικό της slug (δημόσια διεύθυνση), αλλά μοιράζεται τη μέθοδο πληρωμής και το συνολικό όριο μαθημάτων (slots) με τον κύριο λογαριασμό. Κάθε τοποθεσία μπορεί να έχει διαφορετικούς προπονητές.
Σε τι χρησιμεύει: επιλογή συνδρομητικού πλάνου ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησής σας.
Οι πιστώσεις SMS για ειδοποιήσεις πελατών (βλ. 9.1) φορτίζονται από το ηλεκτρονικό κατάστημα με πακέτα τιμών, π.χ.:
Τα μεγαλύτερα πακέτα βγαίνουν σημαντικά φθηνότερα ανά SMS — αν βασίζεστε ενεργά σε αυτόματες υπενθυμίσεις, συμφέρει περισσότερο να φορτίσετε μεγαλύτερο πακέτο με μία φορά.
Η ενότητα "Digital Gym" (TV οθόνες για αυτόνομες προπονήσεις) έχει ξεχωριστό, πιο αναλυτικό υπολογιστή κόστους εκτός των συνηθισμένων πλάνων:
Επικοινωνία για παραγγελία: τηλέφωνο που αναφέρεται στη σελίδα /information/b2b/digital-gym.
Κάθε business προφίλ λαμβάνει αυτόματα έναν μοναδικό κωδικό (το slug του προφίλ) για συστάσεις:
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό συναδέλφων που μπορείτε να προσκαλέσετε — μηχανισμός χαμηλού κόστους για ανάπτυξη μέσω συστάσεων στον κλάδο.