Click and Fit — guía completa para entrenadores y estudios de fitness
Guía completa para la administración del perfil de negocio: desde el registro hasta el uso diario.
Contenido
¿Qué necesito para empezar?
- Registre un perfil de negocio — su página pública y acceso a la administración.
- Cree al menos 1 tipo de actividad y asigne un instructor si tiene equipo.
- Añada una clase (slot) al calendario — un día y una hora concretos en los que la actividad se realiza realmente.
- Comparta el enlace/código QR para reservas con sus clientes.
Esto es suficiente para empezar a aceptar reservas. Todo lo demás que aparece a continuación es para el uso diario o totalmente opcional.
- Reservas — aprobación, si ha elegido la aprobación manual de clientes.
- Check-in de los clientes el día de la clase.
- Clientes — base de datos, búsqueda y exportación de datos.
- Estadísticas — asistencias, ingresos y ocupación.
- Notificaciones, empleados, tema visual, salas, ubicaciones y plan de suscripción — todo dentro de Configuración.
- Módulos avanzados (Digital Gym, Eventos, Tarjetas de suscripción, Contabilidad).
- Programa de referidos y soporte multilingüe.
Introducción: cómo funciona la plataforma
Click and Fit es un sistema de gestión de reservas construido en torno a 4 "bloques" principales:
- Perfil de negocio — su página pública a través de la cual los clientes realizan reservas.
- Tipos de actividades — las "plantillas" de sus servicios (Yoga, Pilates, Entrenamiento personal...).
- Calendario y clases (slots) — los horarios concretos en los que se realiza un determinado tipo de actividad.
- Reservas/Clientes — las personas que reservan una clase y su historial con usted.
Comprender esta jerarquía (Actividad → Clase (Slot) → Reserva) es clave, porque casi toda la configuración de la plataforma está vinculada a uno de estos niveles.
1. Registro de un perfil de negocio
Para qué sirve: crea su página pública de reservas y le da acceso a la administración.
- Abra clickandfit.eu/information/b2b y pulse „Crear perfil de negocio".
- Rellene los datos del perfil (vea los campos a continuación).
- Pulse „Crear perfil de negocio" — el perfil se activa de inmediato, con un período de prueba gratuito de 30 días.
Campos del formulario de registro
clickandfit.eu/su-nombre). El sistema comprueba al instante si está disponible: vea el texto verde "¡Disponible!" antes de continuar.Checklist de onboarding
Inmediatamente después de la creación, la plataforma le recibe con un checklist de onboarding: una lista de pasos que debe completar antes de que su perfil esté totalmente listo para los clientes:
2. Tipos de actividades
Para qué sirve: la actividad es la "ficha de producto" de su servicio: define el precio, la duración, la capacidad y la forma de pago para cada tipo de clase/servicio que ofrece. Una vez creada, la "publica" repetidamente en el calendario como clases (slots).
Crear una nueva actividad
Vaya a „Tipos de actividades" → „Añadir nuevo tipo de actividad" y complete:
Controla cuándo la reserva se confirma automáticamente y cuándo queda pendiente de su aprobación. Hay tres opciones:
„Aprobar solo a nuevos usuarios" (predeterminada, la recomendamos) — cada cliente que todavía no haya sido marcado como „Asistió" a una clase con usted pasa por aprobación manual en cada reserva. Una vez que lo registra como asistente, su cuenta queda activada y a partir de entonces reserva sin esperar aprobación. Si más tarde falta a una clase y lo marca como „No se presentó", su cuenta vuelve a desactivarse y deberá pasar de nuevo por aprobación en la siguiente reserva. Así, los clientes habituales reservan al instante, mientras que las personas que realmente no se presentan vuelven a requerir aprobación cada vez: el mejor equilibrio entre rapidez para los clientes recurrentes y control sobre los nuevos o poco fiables.
„Sin aprobaciones" — todo se confirma automáticamente, independientemente de si el cliente está activado. Es la opción más rápida para el cliente, pero sin posibilidad de evaluar previamente una nueva reserva.
„Aprobar todas las reservas" — todo pasa siempre por usted, independientemente de si el cliente está activado o no. Control manual total: útil para servicios caros o limitados como entrenamientos personales, pero es la opción que más tiempo le quita.
Gestión de actividades existentes
En la lista de actividades, cada una tiene:
Asignar un instructor a una actividad
- Desde el icono del birrete () junto a la actividad, abre la lista de „Personas disponibles" (miembros de su equipo; vea la sección „Empleados").
- Pulse „Añadir" junto al instructor deseado.
- El instructor aparece en „Instructores asignados", con la opción „Quitar".
3. Calendario y clases (slots)
Para qué sirve: aquí "publica en el horario" sus actividades como fechas y horas concretas, para que los clientes puedan reservar de verdad.
Añadir una clase (slot)
- Abra „Calendario": vista mensual por días.
- Haga clic en el día deseado → aparece el botón „Nuevo slot (clase)".
- Elija qué actividad ya creada desea "publicar" en ese día.
- Complete: la Hora, el Número de plazas (precargado desde la actividad, pero puede ajustarlo para ese día concreto), la Duración (minutos) y la Repetición — una casilla que crea automáticamente la misma clase (slot) cada semana siguiente (ideal para un horario fijo semanal, sin introducirlo manualmente cada semana).
- „Crear slot (clase)" — la clase (slot) aparece en el calendario con la hora y el nombre de la actividad.
Editar una clase (slot)
Desde una clase (slot) ya creada, con el botón „Cambiar", puede ajustar la hora, el número de plazas, la duración y cambiar el instructor que imparte exactamente esa clase concreta (útil si la actividad tiene varios instructores y se turnan).
Duplicar semana
Si tiene un horario semanal estable, use „Duplicar semana":
- Seleccione qué semana desea copiar (source).
- Seleccione a qué semanas futuras (vacías) debe copiarse.
Ahorra horas de introducción manual al comenzar un nuevo mes.
Detalles de la clase (slot) — 3 pestañas
Cada clase (slot) del calendario, al abrirse, muestra tres pestañas:
Añadir manualmente un cliente a una clase (slot)
Desde el botón „Añadir" dentro de la clase (slot), tiene 3 opciones, útiles para reservas por teléfono:
Eliminar vs. desactivar una clase (slot)
4. Envío de enlace/QR para reservas
Para qué sirve: este es el paso final del onboarding: cómo consigue clientes realmente.
La página pública (clickandfit.eu/вашето-име) muestra el nombre, la descripción y el calendario desde el que los clientes eligen directamente el día, la hora y la actividad, y confirman la reserva.
Este enlace es lo que debe colocar en la biografía de Instagram, en Google Business Profile, en tarjetas de visita, en un adhesivo QR en el escaparate, etc.
5. Reservas — aprobación
Para qué sirve: aquí esperan las reservas que requieren su decisión, según la configuración de "Aprobación de reservas" de la actividad.
Con la configuración predeterminada recomendada, aquí verá principalmente nuevos clientes o clientes que recientemente no asistieron a una clase (y por eso su cuenta fue desactivada); los clientes habituales ya activados ni siquiera pasan por esta página, porque reservan automáticamente.
Si no hay reservas pendientes de aprobación, se muestra "No hay reservas para aprobar". Si hay una reserva pendiente, puede aprobarla o rechazarla directamente desde aquí.
6. Check-in (visión general)
Para qué sirve: una vista rápida de "qué tengo hoy", ideal para la pantalla de recepción por la mañana.
7. Clientes
Para qué sirve: base central con todas las personas que han hecho una reserva con usted, para reservas, asistencia y análisis.
Perfil del cliente (detalles)
Al hacer clic en un cliente desde la búsqueda, verá:
- Estado (Activo/Inactivo), email, teléfono
- Estadísticas: Asistencias, Ausencias, % de cancelación, Última visita, Miembro desde
- Pestañas „Reservas futuras" y „Reservas pasadas" (historial completo)
- Botón directo „Check-in": marca la asistencia directamente desde el perfil, sin buscar la clase (slot) en el calendario
Esta página es especialmente útil para identificar clientes fieles (para recompensas) o clientes problemáticos con ausencias (para una política de aprobación más estricta).
8. Estadísticas
Para qué sirve: el pulso rápido del negocio: cuántas personas vienen, cuántas nuevas gana y cuánto dinero entra.
Vista principal (mensual)
Navegación por meses, con indicadores:
- Asistencias — número total de visitas registradas
- Clientes únicos — cuántas personas distintas han venido
- Ocupación % — cuánto de la capacidad total se utiliza realmente (indica si debe publicar más/menos clases (slots))
- Porcentaje de no-show — cuántas reservas terminan sin asistencia (indica si debe endurecer la política de aprobación o introducir una tasa por cancelación)
- Nuevos clientes — crecimiento de la base
- Ingresos (€) — facturación generada en el mes
- Clientes con más reservas — sus clientes más fieles
Estadísticas detalladas
Permite filtrar por un período concreto (fecha desde-hasta) y por una actividad concreta; útil si quiere comparar el rendimiento de dos clases diferentes (p. ej. Yoga por la mañana frente a Yoga por la tarde).
9. Configuración — visión general completa
9.1 Notificaciones
Para qué sirve: comunicación automática con clientes y equipo, sin escribir mensajes manualmente.
Para clientes (SMS):
Funciona con un sistema de créditos: los créditos SMS se cargan por separado (ve su saldo actual y el botón „Recargar"). Activa/desactiva cada tipo de aviso por separado:
- Aviso de plaza liberada en la lista de espera
- Aviso al rechazar/aprobar una clase
- Aviso el día anterior a la clase (a todos los inscritos o solo a nuevos clientes)
- Aviso tras 28 días sin reserva — "recuperación" automática de clientes que hace tiempo que no vienen (útil para retención)
Para el personal (push/email):
Para cada actividad por separado, elige si el instructor/equipo recibirá una notificación push en el teléfono y/o un email, solo para dos eventos: una nueva reserva pendiente de aprobación y una cancelación de reserva.
9.2 Empleados
Para qué sirve: delegar acceso a la administración a su equipo real, con distintos niveles de permisos.
Ve el equipo actual con su rol. Añade un nuevo empleado solo por email, eligiendo un rol:
9.3 Selección de tema
Para qué sirve: branding visual de su página pública de reservas (no de la administración).
- Fondo: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Color de acento: Green, Pink, Purple, Ocean
- Enlace para vista previa directa de cómo se verá para el cliente, antes de decidir.
9.4 Configuración del perfil
Para qué sirve: información principal del negocio + datos para facturación automática.
- Nombre, descripción, teléfono, dirección — los mismos que en el registro, editables en cualquier momento.
- Imagen de fondo del perfil público (vertical, hasta 5 MB).
- Datos de facturación (opcionales): Empresa, Dirección fiscal, Representante legal, NIF — si no los completa, el sistema simplemente no genera facturas automáticamente.
9.5 Salas
Para qué sirve: definir espacios físicos en su estudio (p. ej. "Sala 1", "Sala de yoga", "Sala de pesas"), útil en estudios con más de una sala para que las reservas no se "solapen" en el mismo espacio.
9.6 Módulos avanzados (add-ons)
Para qué sirve: ampliaciones opcionales de funcionalidad, cada una con su propio precio (vea „Pago").
9.7 Ubicaciones
Para qué sirve: si tiene más de una dirección física/sucursal, cada ubicación recibe su propio slug (dirección pública), pero comparte el método de pago y el límite total de clases (slots) con la cuenta principal. Cada ubicación puede tener entrenadores distintos.
9.8 Pago (planes y precios)
Para qué sirve: elegir un plan de suscripción según la escala de su negocio.
- Período de prueba gratuito (30 días desde el registro, con fecha de vencimiento clara).
- Planes para entrenadores: Basic (12€/mes, 30 clases (slots)), Plus (20€/mes, 60 clases (slots))
- Planes para estudio/gimnasio: Studio Small (40€, 120 clases (slots)), Studio Large (80€, 240 clases (slots)), Studio Ultimate (130€, clases (slots) ilimitadas)
- Planes independientes de Digital Fitness para el módulo Digital Gym.
10. Ayuda y soporte
- Guía oficial „Ayuda para entrenadores" con breves demostraciones en vídeo de los pasos principales (registro, actividad, clase (slot), reservas).
- Contacto directo por Viber para ayuda rápida si algo no está claro.
11. Información comercial adicional
Créditos SMS — precios
Los créditos SMS para notificaciones a clientes (vea 9.1) se recargan desde la tienda online con precios por paquetes, por ejemplo:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Los paquetes más grandes salen mucho más baratos por SMS; si depende activamente de recordatorios automáticos, conviene recargar un paquete mayor de una sola vez.
Digital Gym — lista de precios detallada
El módulo "Digital Gym" (pantallas de TV para entrenamientos autónomos) tiene un calculador independiente y más detallado fuera de los planes habituales:
- Configuración única: ~200€ (hardware + licencia/activación), calculada según el número de salas y el número de pantallas por sala (hasta 8 salas, hasta 4 pantallas por sala).
- Suscripción mensual: desde 100€/mes en adelante, según el número de pantallas.
- Incluye: sincronización de hasta 4 pantallas en tiempo real, gestión remota del contenido desde teléfono/portátil, gestión automática de plazas libres y lista de espera.
- No incluido en el precio: materiales de vídeo (se ofrecen paquetes adicionales bajo consulta), cableado superior a 15 m, instalación física de las pantallas.
- Entrega de hardware: hasta 14 días laborables (para pedidos de hasta 5 televisores), gratuita en Bulgaria.
- Soporte: diagnóstico remoto en hasta 48 h, visita in situ en hasta 7 días laborables si es necesario.
Contacto para pedido: teléfono indicado en la página /information/b2b/digital-gym.
Programa de referidos ("Invita a un colega")
Cada perfil de negocio recibe automáticamente un código único (el slug del perfil) para recomendar:
- Comparta su código con un colega entrenador/propietario de estudio.
- Él lo introduce en el campo „Código promocional" durante el registro → recibe 2 meses gratis.
- Con su primera suscripción de pago, usted recibe automáticamente 2 meses de uso gratuito.
No hay límite en el número de colegas invitados: un mecanismo de crecimiento de bajo presupuesto a través de recomendaciones dentro del sector.
Soporte multilingüe
Resumen del proceso para crear un perfil de negocio
- Registro del perfil de negocio (~2 min)
- Creación de al menos 1 tipo de actividad + asignación de instructor (~3 min)
- Añadir clases (slots) al calendario (manualmente o mediante "Duplicar semana") (~2 min)
- Compartir el enlace/código QR para reservas (~1 min)
- Uso diario: check-in de clientes (Asistió/No se presentó), revisión de „Reservas" pendientes de aprobación, seguimiento de „Estadísticas" cada semana/mes
- Periódicamente: revisar „Clientes" para identificar clientes fieles y clientes "inactivos"