Click and Fit — guide pour coachs et studios de fitness
Guide complet de l'administration du profil professionnel — de l'inscription à l'utilisation quotidienne.
Sommaire
De quoi ai-je besoin pour commencer ?
- Inscrivez un profil professionnel — votre page publique et votre accès à l'administration.
- Créez au moins 1 type d'activité et assignez un instructeur si vous avez une équipe.
- Ajoutez un cours (créneau) dans le calendrier — un jour et une heure précis où l'activité a réellement lieu.
- Partagez le lien/code QR de réservation avec vos clients.
Cela suffit pour accepter des réservations. Tout le reste ci-dessous concerne l'utilisation quotidienne ou reste entièrement facultatif.
- Réservations — approbation, si vous avez choisi l'approbation manuelle des clients.
- Check-in des clients le jour du cours.
- Clients — base de données, recherche, export de données.
- Statistiques — présences, revenus, taux de remplissage.
- Notifications, employés, thème visuel, salles, sites et formule d'abonnement — tous dans Paramètres.
- Modules avancés (Digital Gym, Événements, Cartes d'abonnement, Statistiques et paiements).
- Programme de parrainage et support multilingue.
Introduction : fonctionnement de la plateforme
Click and Fit est un système de gestion des réservations construit autour de 4 principaux "blocs" :
- Profil professionnel — votre page publique par laquelle les clients effectuent leurs réservations.
- Types d'activités — les "modèles" de vos services (Yoga, Pilates, entraînement personnel...).
- Calendrier et cours (créneaux) — les horaires concrets auxquels un type d'activité donné a lieu.
- Réservations/Clients — les personnes qui réservent un créneau et leur historique chez vous.
Comprendre cette hiérarchie (Activité → Cours (Créneau) → Réservation) est essentiel, car presque chaque paramètre de la plateforme est lié à l'un de ces niveaux.
1. Inscription d'un profil professionnel
À quoi cela sert : crée votre page publique de réservation et vous donne accès à l'administration.
- Ouvrez clickandfit.eu/information/b2b et cliquez sur "Créer un profil professionnel".
- Renseignez les données du profil (voir les champs ci-dessous).
- Cliquez sur "Créer un profil professionnel" — le profil est actif immédiatement, avec une période d'essai gratuite de 30 jours.
Champs du formulaire d'inscription
clickandfit.eu/votre-nom). Le système vérifie immédiatement si elle est disponible — vérifiez le texte vert "Disponible !" avant de continuer.Checklist d'intégration
Juste après la création, la plateforme vous accueille avec une checklist d'intégration — une liste d'étapes à terminer avant que votre profil soit entièrement prêt pour les clients :
2. Types d'activités
À quoi cela sert : l'activité est la "fiche produit" de votre service — elle définit le prix, la durée, la capacité et le mode de paiement pour chaque type de cours/service que vous proposez. Une fois créée, vous la "programmez" plusieurs fois dans le calendrier sous forme de cours (créneaux).
Création d'une nouvelle activité
Allez dans "Types d'activités" → "Ajouter un nouveau type d'activité" et renseignez :
Contrôle quand une réservation est confirmée automatiquement et quand elle attend votre approbation. Il existe trois options :
"Approuver uniquement les nouveaux utilisateurs" (par défaut, recommandé) — chaque client qui n'a pas encore été marqué comme "Présent" à un cours chez vous passe par une approbation manuelle à chaque réservation. Dès que vous le checkez comme présent, son compte devient activé et il réserve ensuite sans attendre d'approbation. Si plus tard il manque un cours et que vous le marquez "Ne s'est pas présenté", son compte est de nouveau désactivé et il repasse par l'approbation à la réservation suivante. Ainsi, les clients réguliers réservent instantanément, tandis que les personnes qui ne se présentent réellement pas doivent à nouveau être approuvées à chaque fois — le meilleur équilibre entre rapidité pour les clients fidèles et contrôle des nouveaux clients ou des clients peu fiables.
"Sans approbations" — tout est confirmé automatiquement, que le client soit activé ou non. C'est le plus rapide pour le client, mais sans possibilité d'évaluer une nouvelle réservation à l'avance.
"Approuver toutes les réservations" — passe toujours par vous, que le client soit activé ou non. Contrôle manuel complet — utile pour des services coûteux ou limités comme les entraînements personnels, mais c'est l'option qui prend le plus de votre temps.
Gestion des activités existantes
Depuis la liste des activités, chacune dispose de :
Affectation d'un instructeur à une activité
- Depuis l'icône avec le chapeau () à côté de l'activité, vous ouvrez la liste des "Personnes disponibles" (membres de votre équipe, voir la section "Employés").
- Cliquez sur "Ajouter" à côté de l'instructeur souhaité.
- L'instructeur apparaît dans "Instructeurs affectés", avec l'option "Retirer".
3. Calendrier et cours (créneaux)
À quoi cela sert : ici, vous "mettez au planning" vos activités sous forme de dates et d'heures concrètes, afin que les clients puissent réellement réserver.
Ajout d'un cours (créneau)
- Ouvrez "Calendrier" — vue mensuelle par jours.
- Cliquez sur le jour souhaité → un bouton "Nouveau créneau (cours)" apparaît.
- Sélectionnez quelle activité déjà créée vous souhaitez "programmer" ce jour-là.
- Renseignez : Heure de tenue, Nombre de places (prérempli depuis l'activité, modifiable pour ce jour précis), Durée (minutes), et Répétition — une case à cocher qui crée automatiquement le même cours (créneau) chaque semaine suivante (idéal pour un planning hebdomadaire fixe, sans saisie manuelle chaque semaine).
- "Créer un créneau (cours)" — le cours (créneau) apparaît dans le calendrier avec l'heure et le nom de l'activité.
Modification d'un cours (créneau)
Depuis un cours (créneau) déjà créé, le bouton "Modifier" vous permet d'ajuster l'heure, le nombre de places, la durée et de changer l'instructeur qui anime précisément cet horaire (utile si l'activité a plusieurs instructeurs qui alternent).
Duplication d'une semaine
Si vous avez un planning hebdomadaire stable, "Dupliquer une semaine" :
- Sélectionnez la semaine que vous souhaitez copier (source).
- Sélectionnez vers quelles semaines futures (vides) la copier.
Vous économisez des heures de saisie manuelle au lancement d'un nouveau mois.
Détails d'un cours (créneau) — 3 onglets
Chaque cours (créneau) du calendrier, lorsqu'il est ouvert, affiche trois onglets :
En savoir plus : comment la liste d’attente remplit chaque place libérée et 6 moyens de réduire les absences.
Ajout manuel d'un client à un cours (créneau)
Depuis le bouton "Ajouter" dans le cours (créneau), vous avez 3 options — utiles pour les réservations par téléphone :
Suppression vs. désactivation d'un cours (créneau)
4. Envoi du lien/QR pour les réservations
À quoi cela sert : c'est l'étape finale de l'intégration — la manière dont vous obtenez réellement des clients.
La page publique (clickandfit.eu/votre-nom) affiche le nom, la description et le calendrier, depuis lequel les clients choisissent directement un jour, une heure et une activité, puis confirment leur réservation.
Ce lien est celui que vous ajoutez dans votre bio Instagram, votre Google Business Profile, vos cartes de visite, un autocollant QR sur la vitrine, etc.
Article pas à pas avec exemples : profil professionnel et première réservation en 8 minutes.
5. Réservations — approbation
À quoi cela sert : c'est ici qu'attendent les réservations nécessitant votre décision — selon le paramètre "Approbation des réservations" de l'activité.
Avec le paramètre recommandé par défaut, vous verrez ici principalement de nouveaux clients ou des clients qui ne se sont pas présentés récemment à un cours (et dont le compte a donc été désactivé) — les clients réguliers déjà activés ne passent pas du tout par cette page, car ils réservent automatiquement.
S'il n'y a aucune demande en attente, le message "Aucune réservation à approuver" apparaît. En cas de réservation en attente, vous pouvez l'approuver ou la refuser directement depuis ici.
La validation des nouveaux clients est particulièrement utile quand les places sont limitées — par exemple dans un studio de Pilates Reformer, où les débutants ne devraient pas réserver les cours avancés.
6. Check-in (vue d'ensemble)
À quoi cela sert : vue rapide de "ce que j'ai aujourd'hui" — idéale pour l'écran de réception le matin.
7. Clients
À quoi cela sert : base centrale de toutes les personnes ayant effectué une réservation chez vous — pour les réservations, les présences et l'analyse.
Profil client (détails)
En cliquant sur un client depuis la recherche, vous voyez :
- Statut (Actif/Inactif), e-mail, téléphone
- Statistiques : Présences, Absences, Annulation %, Dernière visite, Membre depuis
- Onglets "Réservations futures" et "Réservations passées" (historique complet)
- Bouton direct "Check-in" — vous marquez la présence directement depuis le profil, sans chercher le cours (créneau) dans le calendrier
Cette page est particulièrement utile pour identifier les clients fidèles (pour des bonus) ou les clients problématiques en no-show (pour une politique d'approbation plus stricte).
8. Statistiques
À quoi cela sert : le pouls rapide de l'activité — combien de personnes viennent, combien de nouveaux clients vous gagnez, combien d'argent entre.
Vue principale (mensuelle)
Navigation par mois, avec indicateurs :
- Présences — nombre total de visites checkées
- Clients uniques — combien de personnes différentes sont venues
- Taux de remplissage % — quelle part de la capacité totale est réellement utilisée (signal indiquant s'il faut proposer plus/moins de cours (créneaux))
- Taux de no-show — combien de réservations se terminent sans présence (signal indiquant s'il faut renforcer la politique d'approbation ou introduire des frais d'annulation)
- Nouveaux clients — croissance de la base
- Revenus (€) — chiffre d'affaires généré sur le mois
- Clients avec le plus de réservations — vos meilleurs clients fidèles
Statistiques détaillées
Permet de filtrer par période précise (date de début-fin) et par activité précise — utile si vous voulez comparer les performances de deux cours différents (par ex. Yoga du matin vs Yoga du soir).
Comment lire ces chiffres et quoi en faire : 5 chiffres que tout coach devrait suivre chaque mois.
9. Paramètres — vue complète
9.1 Notifications
À quoi cela sert : communication automatique avec les clients et l'équipe, sans écrire de messages manuellement.
Aux clients (SMS) :
Fonctionne avec un système de crédits — les crédits SMS sont rechargés séparément (vous voyez votre solde actuel et un bouton "Recharger"). Vous activez/désactivez séparément chaque type de notification :
- Notification de place libérée dans la liste d'attente
- Notification en cas de refus/approbation de cours
- Notification la veille du cours (à tous les inscrits, ou uniquement aux nouveaux clients)
- Notification après 28 jours sans réservation — "retour" automatique des clients qui ne sont pas venus depuis longtemps (utile pour la fidélisation)
Au personnel (push/e-mail) :
Pour chaque activité, vous choisissez séparément si l'instructeur/l'équipe reçoit une notification push sur le téléphone et/ou un e-mail, uniquement pour deux événements : nouvelle réservation à approuver et annulation de réservation.
9.2 Employés
À quoi cela sert : déléguer l'accès à l'administration à votre équipe réelle, avec différents niveaux de droits.
Vous voyez l'équipe actuelle avec son rôle. Vous ajoutez un nouvel employé uniquement par e-mail, avec choix du rôle :
9.3 Choix du thème
À quoi cela sert : branding visuel de votre page publique de réservation (pas de l'administration).
- Fond : Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Couleur d'accent : Green, Pink, Purple, Ocean
- Lien de prévisualisation directe de l'apparence côté client avant de décider.
9.4 Paramètres du profil
À quoi cela sert : informations principales sur l'activité + données de facturation automatique.
- Nom, description, téléphone, adresse — les mêmes que lors de l'inscription, modifiables à tout moment.
- Photo de fond du profil public (verticale, jusqu'à 5MB).
- Données de facturation (facultatives) : Société, Adresse du siège, Représentant légal, Numéro d'identification — si vous ne les renseignez pas, le système ne génère simplement pas de factures automatiquement.
9.5 Salles
À quoi cela sert : définir les espaces physiques de votre studio (par ex. "Salle 1", "Salle de yoga", "Salle de musculation") — utile pour les studios avec plus d'une pièce, afin d'éviter que des réservations se "chevauchent" dans le même espace.
9.6 Modules avancés (add-ons)
À quoi cela sert : extensions facultatives des fonctionnalités, chacune avec son propre prix (voir "Paiement").
Découvrez comment Digital Gym fonctionne dans un studio de cycling et comment les cartes d’abonnement sont utilisées dans un studio de yoga et une école de danse.
9.7 Sites
À quoi cela sert : si vous avez plus d'une adresse physique/succursale, chaque site reçoit son propre slug (adresse publique), mais partage le mode de paiement et la limite globale de cours (créneaux) avec le compte principal. Chaque site peut avoir des coachs différents.
9.8 Paiement (formules et tarifs)
À quoi cela sert : choisir une formule d'abonnement selon l'échelle de votre activité.
- Période d'essai gratuite (30 jours à partir de l'inscription, avec une date d'expiration claire).
- Formules pour coachs : Basic (12€/mois, 30 cours (créneaux)), Plus (20€/mois, 60 cours (créneaux))
- Formules pour studio/salle : Studio Small (40€, 120 cours (créneaux)), Studio Large (80€, 240 cours (créneaux)), Studio Ultimate (130€, cours (créneaux) illimités)
- Formules Digital Fitness séparées pour le module Digital Gym.
10. Aide et support
- Guide officiel "Aide pour coachs" avec de courtes démonstrations vidéo des principales étapes (inscription, activité, cours (créneau), réservations).
- Contact direct via Viber pour une aide rapide si quelque chose n'est pas clair.
11. Informations commerciales complémentaires
Crédits SMS — tarifs
Les crédits SMS pour les notifications clients (voir 9.1) se rechargent depuis la boutique en ligne avec des tarifs par packs, par ex. :
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Les packs plus grands reviennent nettement moins cher par SMS — si vous comptez activement sur les rappels automatiques, il est plus avantageux de recharger un pack plus important en une seule fois.
Digital Gym — grille tarifaire détaillée
Le module "Digital Gym" (écrans TV pour entraînements autonomes) dispose d'un calculateur séparé et plus détaillé en dehors des formules habituelles :
- Configuration unique : ~200€ (matériel + licence/activation), calculée selon le nombre de salles et le nombre d'écrans par salle (jusqu'à 8 salles, jusqu'à 4 écrans par salle).
- Abonnement mensuel : à partir de 100€/mois, selon le nombre d'écrans.
- Comprend : synchronisation jusqu'à 4 écrans en temps réel, gestion à distance du contenu depuis téléphone/ordinateur portable, gestion automatique des places disponibles et de la liste d'attente.
- Non inclus dans le prix : contenus vidéo (packs supplémentaires proposés sur demande), câblage au-delà de 15m, installation des écrans eux-mêmes.
- Livraison du matériel : jusqu'à 14 jours ouvrés (pour les commandes jusqu'à 5 téléviseurs), gratuite en Bulgarie.
- Support : diagnostic à distance sous 48h, visite sur site sous 7 jours ouvrés si nécessaire.
Contact pour commande : téléphone indiqué sur la page /information/b2b/digital-gym.
Programme de parrainage ("Inviter un collègue")
Chaque profil professionnel reçoit automatiquement un code unique (le slug du profil) à partager en recommandation :
- Vous partagez votre code avec un collègue coach/propriétaire de salle.
- Il le saisit dans le champ "Code promo" lors de l'inscription → il reçoit 2 mois gratuits.
- Lors de son premier abonnement payant, vous recevez automatiquement 2 mois d'utilisation gratuite.
Aucune limite au nombre de collègues invités — un mécanisme de croissance à faible budget grâce aux recommandations dans le secteur.
Support multilingue
Résumé du parcours de création d'un profil professionnel
- Inscription d'un profil professionnel (~2 min)
- Création d'au moins 1 type d'activité + affectation d'un instructeur (~3 min)
- Ajout de cours (créneaux) dans le calendrier (manuellement ou via "Dupliquer une semaine") (~2 min)
- Partage du lien/code QR de réservation (~1 min)
- Utilisation quotidienne : check-in des clients (Présent/Ne s'est pas présenté), examen des "Réservations" à approuver, suivi des "Statistiques" chaque semaine/mois
- Périodiquement : examen des "Clients" pour identifier les clients fidèles et "dormants"