Click and Fit — komplett guide for trenere og treningsstudioer
Komplett veiledning for administrasjon av bedriftsprofilen — fra registrering til daglig bruk.
Innhold
Hva trenger jeg for å komme i gang?
- Registrer en bedriftsprofil — den offentlige siden din og tilgang til administrasjonen.
- Opprett minst 1 aktivitetstype og tildel en instruktør hvis du har et team.
- Legg til en klasse (slot) i kalenderen — en konkret dag og et konkret klokkeslett når aktiviteten faktisk gjennomføres.
- Del lenken/QR-koden for bestillinger med kundene dine.
Dette er nok til å kunne ta imot bestillinger. Alt annet nedenfor gjelder daglig bruk eller er helt valgfritt.
- Bestillinger — godkjenning, hvis du har valgt manuell godkjenning av kunder.
- Innsjekk av kunder på dagen for klassen.
- Kunder — database, søk, dataeksport.
- Statistikk — oppmøte, inntekter, kapasitetsutnyttelse.
- Varsler, ansatte, visuelt tema, rom, lokasjoner og abonnement — alle under Innstillinger.
- Utvidede moduler (Digital Gym, Arrangementer, Abonnementskort, Regnskap).
- Henvisningsprogram og flerspråklig støtte.
Innledning: hvordan plattformen fungerer
Click and Fit er et reservasjonsstyringssystem bygget rundt 4 grunnleggende "byggeklosser":
- Bedriftsprofil — den offentlige siden din der kundene gjør bestillinger.
- Aktivitetstyper — "malene" for tjenestene dine (Yoga, Pilates, Personlig trening...).
- Kalender og klasser (slots) — de konkrete tidene da en gitt aktivitetstype gjennomføres.
- Bestillinger/Kunder — menneskene som bestiller time, og historikken deres hos deg.
Å forstå dette hierarkiet (Aktivitet → Klasse (slot) → Bestilling) er nøkkelen, fordi nesten hver innstilling i plattformen er knyttet til ett av disse nivåene.
1. Registrering av bedriftsprofil
Hva brukes det til: oppretter den offentlige bestillingssiden din og gir deg tilgang til administrasjonen.
- Åpne clickandfit.eu/information/b2b og trykk „Opprett bedriftsprofil".
- Fyll inn profildataene (se feltene nedenfor).
- Trykk „Opprett bedriftsprofil" — profilen er aktiv med en gang, med 30 dagers gratis prøveperiode.
Felter i registreringsskjemaet
clickandfit.eu/ditt-navn). Systemet sjekker umiddelbart om den er ledig — se den grønne teksten "Ledig!" før du fortsetter.Onboarding-sjekkliste
Rett etter opprettelsen møter plattformen deg med en onboarding-sjekkliste — en liste over trinn du må fullføre før profilen er helt klar for kunder:
2. Aktivitetstyper
Hva brukes det til: aktiviteten er "produktkortet" for tjenesten din — den bestemmer pris, varighet, kapasitet og betalingsmåte for hver type klasse/tjeneste du tilbyr. Når den først er opprettet, kan du "publisere" den gjentatte ganger i kalenderen som klasser (slots).
Opprette en ny aktivitet
Gå til „Aktivitetstyper" → „Legg til ny aktivitetstype" og fyll inn:
Styrer når en bestilling bekreftes automatisk, og når den venter på godkjenningen din. Det finnes tre alternativer:
„Godkjenn bare nye brukere" (standard, vi anbefaler det) — hver kunde som ennå ikke har blitt markert som „Møtt opp" på en klasse hos deg, går gjennom manuell godkjenning ved hver bestilling. Så snart du har sjekket vedkommende inn som møtt opp én gang, blir kontoen aktivert og fremover kan kunden bestille uten å vente på godkjenning. Hvis kunden senere uteblir fra en klasse og du markerer vedkommende som „Møtte ikke", deaktiveres kontoen igjen og går tilbake til godkjenning ved neste bestilling. Slik kan faste kunder bestille timer umiddelbart, mens personer som faktisk ikke møter opp, igjen må godkjennes hver gang — den beste balansen mellom fart for lojale kunder og kontroll over nye eller upålitelige kunder.
„Ingen godkjenninger" — alt bekreftes automatisk, uavhengig av om kunden er aktivert. Raskest for kunden, men uten mulighet til å vurdere en ny bestilling på forhånd.
„Godkjenn alle bestillinger" — alt går alltid via deg, uansett om kunden er aktivert eller ikke. Full manuell kontroll — nyttig for dyre eller begrensede tjenester som personlig trening, men det tar mest av tiden din.
Administrasjon av eksisterende aktiviteter
I aktivitetslisten har hver aktivitet:
Tildele instruktør til aktivitet
- Fra hatt-ikonet () ved aktiviteten åpner du listen over „Tilgjengelige personer" (medlemmer av teamet ditt, se seksjonen „Ansatte").
- Trykk „Legg til" ved ønsket instruktør.
- Instruktøren vises under „Tildelte instruktører", med alternativet „Fjern".
3. Kalender og klasser (slots)
Hva brukes det til: her "publiserer" du aktivitetene dine i timeplanen som konkrete datoer og klokkeslett, slik at kundene faktisk kan bestille.
Legge til en klasse (slot)
- Åpne „Kalender" — månedsvisning per dag.
- Klikk på ønsket dag → knappen „Ny slot (klasse)" vises.
- Velg hvilken aktivitet som allerede er opprettet og som du vil "publisere" denne dagen.
- Fyll inn: Tid for gjennomføring, Antall plasser (forhåndsutfylt fra aktiviteten, men kan justeres for den konkrete dagen), Varighet (minutter) og Gjentakelse — en avkrysningsboks som automatisk oppretter den samme klassen (slotten) hver påfølgende uke (ideelt for en fast ukentlig timeplan, uten at du må legge inn hver uke manuelt).
- „Opprett slot (klasse)" — klassen (slotten) vises i kalenderen med klokkeslett og aktivitetsnavn.
Redigering av klasse (slot)
Fra en allerede opprettet klasse (slot) kan du via knappen „Endre" justere tid, antall plasser, varighet og bytte instruktør som leder akkurat denne timen (nyttig hvis aktiviteten har flere instruktører som går på omgang).
Duplisering av uke
Hvis du har en stabil ukentlig timeplan, bruk „Duplisering av uke":
- Velg hvilken uke du vil kopiere (source).
- Velg hvilke fremtidige (tomme) uker den skal kopieres til.
Det sparer timer med manuell registrering når en ny måned starter.
Detaljer for klasse (slot) — 3 faner
Hver klasse (slot) i kalenderen viser tre faner når den åpnes:
Manuell tillegg av kunde til klasse (slot)
Via knappen „Legg til" i klassen (slotten) har du 3 alternativer — nyttig ved telefonbestillinger:
Sletting vs. deaktivering av klasse (slot)
4. Sende lenke/QR for bestillinger
Hva brukes det til: dette er det siste trinnet i onboardingen — slik får du faktisk kunder.
Den offentlige siden (clickandfit.eu/ditt-navn) viser navn, beskrivelse og kalenderen der kundene direkte velger dag, tidspunkt og aktivitet og bekrefter en bestilling.
Denne lenken er det du legger i Instagram-bioen, Google Business Profile, visittkort, QR-klistremerke i vinduet osv.
5. Bestillinger — godkjenning
Hva brukes det til: her venter bestillingene som krever beslutningen din — i henhold til aktivitetsinnstillingen "Godkjenning av bestillinger".
Med den anbefalte standardinnstillingen vil du her hovedsakelig se nye kunder eller kunder som nylig ikke møtte opp til en klasse (og derfor har kontoen blitt deaktivert) — faste, allerede aktiverte kunder går ikke innom denne siden i det hele tatt, fordi de bestiller automatisk.
Hvis det ikke finnes noen som venter på godkjenning, vises "Ingen bestillinger å godkjenne". For en ventende bestilling kan du godkjenne eller avslå direkte herfra.
6. Innsjekk (oversikt)
Hva brukes det til: en rask oversikt over "hva har jeg i dag" — perfekt for resepsjonsskjermen om morgenen.
7. Kunder
Hva brukes det til: en sentral database med alle som har gjort en bestilling hos deg — for bestillinger, oppmøte og analyse.
Kundeprofil (detaljer)
Når du klikker på en kunde i søket, ser du:
- Status (Aktiv/Inaktiv), e-post, telefon
- Statistikk: Besøk, Uteblivelser, Avbestillingsprosent, Siste besøk, Medlem siden
- Fane „Fremtidige bestillinger" og „Tidligere bestillinger" (full historikk)
- Direkteknapp „Innsjekk" — marker oppmøte direkte fra profilen uten å lete etter klassen (slotten) i kalenderen
Denne siden er spesielt nyttig for å kjenne igjen lojale kunder (for bonuser) eller problematiske no-show-kunder (for en strengere godkjenningspolicy).
8. Statistikk
Hva brukes det til: en rask temperaturmåling på virksomheten — hvor mange som kommer, hvor mange nye du får, og hvor mye penger som kommer inn.
Hovedvisning (månedlig)
Navigasjon per måned, med måleparametere:
- Oppmøte — totalt antall innsjekkede besøk
- Unike kunder — hvor mange forskjellige personer som har kommet
- Kapasitetsutnyttelse % — hvor mye av den totale kapasiteten som faktisk brukes (et signal om du bør legge ut flere/færre klasser (slots))
- No-show-prosent — hvor mange av bestillingene som ender uten oppmøte (et signal om du bør stramme inn godkjenningspolicyen eller innføre et avbestillingsgebyr)
- Nye kunder — vekst i kundebasen
- Inntekter (€) — generert omsetning for måneden
- Kunder med flest bestillinger — de mest lojale kundene dine
Detaljert statistikk
Gir deg mulighet til å filtrere på en bestemt periode (fra-til dato) og på en bestemt aktivitet — nyttig hvis du vil sammenligne resultatene til to forskjellige klasser (f.eks. Yoga morgen mot Yoga kveld).
9. Innstillinger — full oversikt
9.1 Varsler
Hva brukes det til: automatisk kommunikasjon med kunder og teamet ditt uten at du må skrive meldinger manuelt.
Til kunder (SMS):
Fungerer med et kredittsystem — SMS-kreditter fylles på separat (du ser gjeldende saldo og knappen „Lad opp"). Du slår hver varslingstype av/på separat:
- Varsel om ledig plass på ventelisten
- Varsel ved avslag/godkjenning av klasse
- Varsel dagen før klasse (til alle registrerte, eller bare til nye kunder)
- Varsel etter 28 dager uten bestilling — automatisk "henting tilbake" av kunder som ikke har vært hos deg på lenge (nyttig for kundelojalitet)
Til ansatte (push/e-post):
For hver aktivitet velger du separat om instruktøren/teamet skal få pushvarsel på telefonen og/eller e-post, bare for to hendelser: ny bestilling som venter på godkjenning og avbestilling.
9.2 Ansatte
Hva brukes det til: delegere tilgang til administrasjonen til det faktiske teamet ditt, med ulike rettighetsnivåer.
Du ser det nåværende teamet med rollene deres. Du legger til en ny ansatt kun via e-post, med valg av rolle:
9.3 Valg av tema
Hva brukes det til: visuell profilering av den offentlige bestillingssiden din (ikke administrasjonen).
- Bakgrunn: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Aksentfarge: Green, Pink, Purple, Ocean
- Lenke til direkte forhåndsvisning av hvordan det ser ut for kunden før du bestemmer deg.
9.4 Profilinnstillinger
Hva brukes det til: grunnleggende informasjon om virksomheten + data for automatisk fakturering.
- Navn, beskrivelse, telefon, adresse — de samme som ved registrering, redigerbare når som helst.
- Bakgrunnsbilde for den offentlige profilen (vertikalt, opptil 5 MB).
- Fakturadata (valgfritt): Selskap, forretningsadresse, daglig leder, organisasjonsnummer — hvis du ikke fyller dem inn, genererer systemet rett og slett ikke fakturaer automatisk.
9.5 Rom
Hva brukes det til: definere fysiske rom i studioet ditt (f.eks. "Sal 1", "Yoga-sal", "Styrkerom") — nyttig for studioer med mer enn ett rom, slik at bestillinger ikke "overlapper" i det samme rommet.
9.6 Utvidede moduler (add-ons)
Hva brukes det til: valgfrie utvidelser av funksjonaliteten, hver med sin egen pris (se „Betaling").
9.7 Lokasjoner
Hva brukes det til: hvis du har mer enn én fysisk adresse/filial, får hver lokasjon sin egen slug (offentlige adresse), men deler betalingsmåte og den totale grensen for klasser (slots) med hovedkontoen. Hver lokasjon kan ha ulike trenere.
9.8 Betaling (planer og priser)
Hva brukes det til: valg av abonnementsplan basert på størrelsen på virksomheten din.
- Gratis prøveperiode (30 dager fra registrering, med tydelig utløpsdato).
- Planer for trenere: Basic (12€/mnd, 30 klasser (slots)), Plus (20€/mnd, 60 klasser (slots))
- Planer for studio/sal: Studio Small (40€, 120 klasser (slots)), Studio Large (80€, 240 klasser (slots)), Studio Ultimate (130€, ubegrensede klasser (slots))
- Egne Digital Fitness-planer for Digital Gym-modulen.
10. Hjelp og support
- Offisiell guide „Hjelp for trenere" med korte videodemonstrasjoner av de viktigste trinnene (registrering, aktivitet, klasse (slot), bestillinger).
- Direkte kontakt via Viber for rask hjelp hvis noe er uklart.
11. Ekstra kommersiell informasjon
SMS-kreditter — priser
SMS-kredittene for kundevarsler (se 9.1) fylles på fra nettbutikken med pakkepriser, for eksempel:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Større pakker blir betydelig billigere per SMS — hvis du bruker automatiske påminnelser aktivt, lønner det seg å fylle på en større pakke om gangen.
Digital Gym — detaljert prisliste
Modulen "Digital Gym" (TV-skjermer for selvstyrte treningsøkter) har en separat, mer detaljert kalkulator utenfor de vanlige planene:
- Engangskonfigurasjon: ~200€ (maskinvare + lisens/aktivering), beregnes ut fra antall saler og antall skjermer per sal (opptil 8 saler, opptil 4 skjermer per sal).
- Månedlig abonnement: fra 100€/mnd og oppover, avhengig av antall skjermer.
- Inkluderer: synkronisering av opptil 4 skjermer i sanntid, fjernstyring av innhold fra telefon/laptop, automatisk håndtering av ledige plasser og venteliste.
- Ikke inkludert i prisen: videomateriale (tilbys i tilleggspakker på forespørsel), kabling over 15 m, montering av selve skjermene.
- Levering av maskinvare: opptil 14 virkedager (for bestillinger på opptil 5 TV-er), gratis i Bulgaria.
- Support: fjernfeilsøking innen 48 t, besøk på stedet innen 7 virkedager ved behov.
Kontakt for bestilling: telefon oppgitt på siden /information/b2b/digital-gym.
Henvisningsprogram ("Inviter en kollega")
Hver bedriftsprofil får automatisk en unik kode (sluggen til profilen) som kan brukes til anbefalinger:
- Du deler koden din med en kollega som er trener/eier av sal.
- Kollegaen legger den inn i feltet „Kampanjekode" ved registrering → får 2 måneder gratis.
- Ved det første betalte abonnementet får du automatisk 2 måneder gratis bruk.
Det finnes ingen grense for hvor mange kolleger du kan invitere — en lavbudsjettsmekanisme for vekst gjennom anbefalinger i bransjen.
Flerspråklig støtte
Oppsummering av veien til å opprette en bedriftsprofil
- Registrering av bedriftsprofil (~2 min)
- Opprette minst 1 aktivitetstype + tildele instruktør (~3 min)
- Legge til klasser (slots) i kalenderen (manuelt eller via "Duplisering av uke") (~2 min)
- Dele lenken/QR-koden for bestillinger (~1 min)
- Daglig bruk: Innsjekk av kunder (Møtt opp/Møtte ikke), gjennomgang av "Bestillinger" for godkjenning, og oppfølging av "Statistikk" hver uke/måned
- Periodisk: gjennomgang av "Kunder" for å identifisere lojale og "sovende" kunder