Click and Fit — komplett guide för tränare och träningsstudior
Komplett guide för administrationen av företagsprofilen — från registrering till daglig användning.
Innehåll
Vad behöver jag för att komma igång?
- Registrera en företagsprofil — din publika sida och åtkomst till administrationen.
- Skapa minst 1 aktivitetstyp och tilldela en instruktör om du har ett team.
- Lägg till en klass (slot) i kalendern — en konkret dag och tid då aktiviteten faktiskt genomförs.
- Dela länken/QR-koden för bokningar med dina kunder.
Detta räcker för att kunna ta emot bokningar. Allt annat nedan gäller daglig användning eller är helt valfritt.
- Bokningar — godkännande, om du har valt manuellt godkännande av kunder.
- Incheckning av kunder på klassdagen.
- Kunder — databas, sök, dataexport.
- Statistik — närvaro, intäkter, beläggning.
- Notifieringar, anställda, visuellt tema, salar, platser och abonnemang — alla under Inställningar.
- Utökade moduler (Digital Gym, Evenemang, Abonnemangskort, Bokföring).
- Rekommendationsprogram och flerspråkigt stöd.
Introduktion: hur plattformen fungerar
Click and Fit är ett bokningshanteringssystem byggt kring 4 grundläggande "byggstenar":
- Företagsprofil — din publika sida där kunderna gör bokningar.
- Aktivitetstyper — "mallarna" för dina tjänster (Yoga, Pilates, Personlig träning...).
- Kalender och klasser (slots) — de konkreta tider då en viss aktivitetstyp genomförs.
- Bokningar/Kunder — personerna som bokar en tid och deras historik hos dig.
Att förstå den här hierarkin (Aktivitet → Klass (slot) → Bokning) är avgörande, eftersom nästan varje inställning i plattformen är kopplad till en av dessa nivåer.
1. Registrering av företagsprofil
Vad används det till: skapar din publika bokningssida och ger dig tillgång till administrationen.
- Öppna clickandfit.eu/information/b2b och klicka på „Skapa företagsprofil".
- Fyll i profiluppgifterna (se fälten nedan).
- Klicka på „Skapa företagsprofil" — profilen blir aktiv direkt, med en 30 dagars gratis provperiod.
Fält i registreringsformuläret
clickandfit.eu/ditt-namn). Systemet kontrollerar direkt om den är ledig — se den gröna texten "Ledig!" innan du fortsätter.Onboarding-checklista
Direkt efter att profilen skapats möts du av en onboarding-checklista — en lista med steg som du behöver slutföra innan profilen är helt redo för kunder:
2. Aktivitetstyper
Vad används det till: aktiviteten är tjänstens "produktkort" — den bestämmer pris, längd, kapacitet och betalningssätt för varje typ av klass/tjänst som du erbjuder. När den väl är skapad kan du lägga ut den upprepade gånger i kalendern som klasser (slots).
Skapa en ny aktivitet
Gå till „Aktivitetstyper" → „Lägg till ny aktivitetstyp" och fyll i:
Styr när en bokning bekräftas automatiskt och när den väntar på ditt godkännande. Det finns tre alternativ:
„Godkänn endast nya användare" (standard, vi rekommenderar det) — varje kund som ännu inte har markerats som „Närvarade" på en klass hos dig går igenom manuell godkänning vid varje bokning. Så snart du checkar in personen som närvarande en gång blir kontot aktiverat och därefter kan kunden boka utan att vänta på godkännande. Om personen senare missar en klass och du markerar personen som „Uteblev", avaktiveras kontot igen och går åter till godkännande vid nästa bokning. På så sätt kan återkommande kunder boka tider direkt, medan personer som faktiskt inte dyker upp återigen behöver godkännas varje gång — den bästa balansen mellan snabbhet för lojala kunder och kontroll över nya eller opålitliga kunder.
„Inga godkännanden" — allt bekräftas automatiskt, oavsett om kunden är aktiverad. Snabbast för kunden, men utan möjlighet att bedöma en ny bokning i förväg.
„Godkänn alla bokningar" — allt går alltid via dig, oavsett om kunden är aktiverad eller inte. Full manuell kontroll — användbart för dyra eller begränsade tjänster som personlig träning, men det tar mest av din tid.
Hantering av befintliga aktiviteter
I aktivitetslistan har varje aktivitet:
Tilldela instruktör till aktivitet
- Från hattikonen () vid aktiviteten öppnar du listan med „Tillgängliga personer" (medlemmar i ditt team, se avsnittet „Anställda").
- Klicka på „Lägg till" vid den instruktör du vill ha.
- Instruktören visas under „Tilldelade instruktörer", med alternativet „Ta bort".
3. Kalender och klasser (slots)
Vad används det till: här "lägger du ut i schemat" dina aktiviteter som konkreta datum och tider, så att kunderna faktiskt kan boka.
Lägga till en klass (slot)
- Öppna „Kalender" — månadsvisning per dag.
- Klicka på önskad dag → knappen „Ny slot (klass)" visas.
- Välj vilken redan skapad aktivitet du vill "lägga ut" den dagen.
- Fyll i: Tid för genomförande, Antal platser (förifyllt från aktiviteten men kan justeras för den specifika dagen), Längd (minuter) och Upprepning — en kryssruta som automatiskt skapar samma klass (slot) varje följande vecka (perfekt för ett fast veckoschema utan att du behöver lägga in varje vecka manuellt).
- „Skapa slot (klass)" — klassen (slotten) visas i kalendern med tid och aktivitetsnamn.
Redigering av klass (slot)
Från en redan skapad klass (slot) kan du via knappen „Ändra" justera tid, antal platser, längd och byta instruktör som leder just det här passet (användbart om aktiviteten har flera instruktörer som turas om).
Duplicering av vecka
Om du har ett stabilt veckoschema, använd „Duplicering av vecka":
- Välj vilken vecka du vill kopiera (source).
- Välj vilka framtida (tomma) veckor den ska kopieras till.
Det sparar timmar av manuell inmatning när en ny månad startar.
Detaljer för klass (slot) — 3 flikar
Varje klass (slot) i kalendern visar tre flikar när den öppnas:
Lägga till kund manuellt i klass (slot)
Via knappen „Lägg till" i klassen (slotten) har du 3 alternativ — användbart vid telefonbokningar:
Radering vs. avaktivering av klass (slot)
4. Skicka länk/QR för bokningar
Vad används det till: detta är det sista steget i onboardingen — så här får du faktiskt kunder.
Den publika sidan (clickandfit.eu/ditt-namn) visar namn, beskrivning och kalendern där kunderna direkt väljer dag, tid och aktivitet och bekräftar en bokning.
Den här länken är det du lägger i Instagram-bion, Google Business Profile, visitkort, QR-sticker i skyltfönstret osv.
5. Bokningar — godkännande
Vad används det till: här väntar bokningar som kräver ditt beslut — enligt aktivitetens inställning "Godkännande av bokningar".
Med den rekommenderade standardinställningen kommer du här främst att se nya kunder eller kunder som nyligen uteblev från en klass (och därför har fått sitt konto avaktiverat) — återkommande, redan aktiverade kunder passerar inte den här sidan alls, eftersom de bokar automatiskt.
Om det inte finns några bokningar som väntar på godkännande visas "Inga bokningar att godkänna". För en väntande bokning kan du godkänna eller avslå direkt härifrån.
6. Incheckning (översikt)
Vad används det till: en snabb vy över "vad har jag idag" — perfekt för receptionsskärmen på morgonen.
7. Kunder
Vad används det till: en central databas med alla personer som har gjort en bokning hos dig — för bokningar, närvaro och analys.
Kundprofil (detaljer)
När du klickar på en kund i sökningen ser du:
- Status (Aktiv/Inaktiv), e-post, telefon
- Statistik: Besök, Uteblivanden, Avbokningsgrad, Senaste besök, Medlem sedan
- Fliken „Kommande bokningar" och „Tidigare bokningar" (full historik)
- Direktknappen „Incheckning" — markera närvaro direkt från profilen utan att behöva leta upp klassen (slotten) i kalendern
Den här sidan är särskilt användbar för att identifiera lojala kunder (för bonusar) eller problematiska no-show-kunder (för en striktare godkännandepolicy).
8. Statistik
Vad används det till: en snabb temperaturmätare på verksamheten — hur många som kommer, hur många nya du får och hur mycket pengar som kommer in.
Huvudvy (månatlig)
Navigering per månad, med följande mätvärden:
- Närvaro — totalt antal incheckade besök
- Unika kunder — hur många olika personer som har kommit
- Beläggning % — hur mycket av den totala kapaciteten som faktiskt används (en signal om du bör lägga ut fler/färre klasser (slots))
- No-show-procent — hur många av bokningarna som slutar med utebliven närvaro (en signal om du bör skärpa godkännandepolicyn eller införa en avbokningsavgift)
- Nya kunder — tillväxt i kundbasen
- Intäkter (€) — genererad omsättning för månaden
- Kunder med flest bokningar — dina mest lojala kunder
Detaljerad statistik
Gör det möjligt att filtrera på en specifik period (från-till-datum) och på en specifik aktivitet — användbart om du vill jämföra resultatet för två olika klasser (t.ex. morgonyoga mot kvällsyoga).
9. Inställningar — full översikt
9.1 Notifieringar
Vad används det till: automatisk kommunikation med kunder och teamet ditt utan att du behöver skriva meddelanden manuellt.
Till kunder (SMS):
Fungerar med ett kreditsystem — SMS-krediter fylls på separat (du ser ditt aktuella saldo och knappen „Ladda"). Du aktiverar/inaktiverar varje typ av notifiering separat:
- Notifiering om ledig plats i väntelistan
- Notifiering vid avslag/godkännande av klass
- Notifiering dagen före klass (till alla bokade eller bara till nya kunder)
- Notifiering efter 28 dagar utan bokning — automatisk "återaktivering" av kunder som inte har varit hos dig på länge (bra för retention)
Till personalen (push/e-post):
För varje aktivitet väljer du separat om instruktören/teamet ska få pushnotis i telefonen och/eller e-post, endast för två händelser: ny bokning som väntar på godkännande och avbokning.
9.2 Anställda
Vad används det till: delegera åtkomst till administrationen till ditt faktiska team, med olika behörighetsnivåer.
Du ser det nuvarande teamet med deras roller. Du lägger till en ny anställd endast via e-post, med val av roll:
9.3 Val av tema
Vad används det till: visuell profilering av din publika bokningssida (inte administrationen).
- Bakgrund: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Accentfärg: Green, Pink, Purple, Ocean
- Länk för direkt förhandsvisning av hur det ser ut för kunden innan du bestämmer dig.
9.4 Profilinställningar
Vad används det till: grundläggande information om verksamheten + uppgifter för automatisk fakturering.
- Namn, beskrivning, telefon, adress — samma som vid registrering, redigerbara när som helst.
- Bakgrundsbild för den publika profilen (vertikal, upp till 5 MB).
- Fakturauppgifter (valfritt): Företag, registrerad adress, firmatecknare, organisationsnummer — om du inte fyller i dem genererar systemet helt enkelt inte fakturor automatiskt.
9.5 Salar
Vad används det till: definiera fysiska utrymmen i din studio (t.ex. "Sal 1", "Yogasal", "Styrkesal") — användbart för studior med mer än ett rum så att bokningar inte "krockar" i samma utrymme.
9.6 Utökade moduler (add-ons)
Vad används det till: valfria utökningar av funktionaliteten, var och en med sitt eget pris (se „Betalning").
9.7 Platser
Vad används det till: om du har mer än en fysisk adress/filial får varje plats sin egen slug (publik adress), men delar betalningsmetod och den totala gränsen för klasser (slots) med huvudkontot. Varje plats kan ha olika tränare.
9.8 Betalning (planer och priser)
Vad används det till: val av abonnemangsplan utifrån verksamhetens storlek.
- Gratis provperiod (30 dagar från registrering, med tydligt utgångsdatum).
- Planer för tränare: Basic (12€/mån, 30 klasser (slots)), Plus (20€/mån, 60 klasser (slots))
- Planer för studio/sal: Studio Small (40€, 120 klasser (slots)), Studio Large (80€, 240 klasser (slots)), Studio Ultimate (130€, obegränsade klasser (slots))
- Separata Digital Fitness-planer för Digital Gym-modulen.
10. Hjälp och support
- Officiell guide „Hjälp för tränare" med korta videodemonstrationer av de viktigaste stegen (registrering, aktivitet, klass (slot), bokningar).
- Direktkontakt via Viber för snabb hjälp om något är oklart.
11. Ytterligare kommersiell information
SMS-krediter — priser
SMS-krediterna för kundnotifieringar (se 9.1) fylls på från webbutiken med paketpriser, t.ex.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Större paket blir betydligt billigare per SMS — om du använder automatiska påminnelser aktivt är det mer lönsamt att ladda ett större paket åt gången.
Digital Gym — detaljerad prislista
Modulen "Digital Gym" (TV-skärmar för självstyrda träningspass) har en separat, mer detaljerad kalkylator utanför de vanliga planerna:
- Engångskonfiguration: ~200€ (hårdvara + licens/aktivering), beräknas utifrån antal salar och antal skärmar per sal (upp till 8 salar, upp till 4 skärmar per sal).
- Månadsabonnemang: från 100€/mån och uppåt, beroende på antal skärmar.
- Inkluderar: synkronisering av upp till 4 skärmar i realtid, fjärrstyrning av innehåll från telefon/laptop, automatisk hantering av lediga platser och väntelista.
- Ingår inte i priset: videomaterial (erbjuds i tilläggspaket på förfrågan), kabeldragning över 15 m, montering av själva skärmarna.
- Leverans av hårdvara: upp till 14 arbetsdagar (för beställningar på upp till 5 TV-apparater), gratis i Bulgarien.
- Support: fjärrdiagnostik inom 48 h, besök på plats inom 7 arbetsdagar vid behov.
Kontakt för beställning: telefon som anges på sidan /information/b2b/digital-gym.
Rekommendationsprogram ("Bjud in en kollega")
Varje företagsprofil får automatiskt en unik kod (profilens slug) som kan användas för rekommendationer:
- Du delar din kod med en kollega som är tränare/studioägare.
- Kollegan anger den i fältet „Kampanjkod" vid registrering → får 2 månader gratis.
- Vid den första betalda prenumerationen får du automatiskt 2 månaders gratis användning.
Det finns ingen gräns för hur många kollegor du kan bjuda in — en lågkostnadsmekanism för tillväxt genom rekommendationer i branschen.
Flerspråkigt stöd
Sammanfattning av vägen till att skapa en företagsprofil
- Registrering av företagsprofil (~2 min)
- Skapa minst 1 aktivitetstyp + tilldela instruktör (~3 min)
- Lägga till klasser (slots) i kalendern (manuellt eller via "Duplicering av vecka") (~2 min)
- Dela länken/QR-koden för bokningar (~1 min)
- Daglig användning: Incheckning av kunder (Närvarade/Uteblev), granskning av "Bokningar" för godkännande och uppföljning av "Statistik" varje vecka/månad
- Periodiskt: granska "Kunder" för att identifiera lojala och "vilande" kunder