Click and Fit — kompletan vodič za trenere i fitnes studije
Kompletno uputstvo za administraciju poslovnog profila — od registracije do svakodnevne upotrebe.
Sadržaj
Šta mi je potrebno da počnem?
- Registrujte poslovni profil — vaša javna stranica i pristup administraciji.
- Kreirajte bar 1 vrstu aktivnosti i dodelite instruktora ako imate tim.
- Dodajte čas (slot) u kalendar — konkretan dan i vreme kada se aktivnost zaista održava.
- Podelite link/QR kod za rezervacije sa svojim klijentima.
Ovo je dovoljno da počnete da primate rezervacije. Sve ostalo u nastavku je za svakodnevnu upotrebu ili je potpuno opciono.
- Rezervacije — odobravanje, ako ste izabrali ručno odobravanje klijenata.
- Check-in klijenata na dan časa.
- Klijenti — baza podataka, pretraga, izvoz podataka.
- Statistika — prisustva, prihodi, popunjenost.
- Notifikacije, zaposleni, vizuelna tema, sale, lokacije i pretplatni plan — sve u Podešavanjima.
- Prošireni moduli (Digital Gym, Događaji, Pretplatne kartice, Računovodstvo).
- Program preporuka i višejezična podrška.
Uvod: kako platforma funkcioniše
Click and Fit je sistem za upravljanje rezervacijama, izgrađen oko 4 osnovna "elementa":
- Poslovni profil — vaša javna stranica preko koje klijenti prave rezervacije.
- Vrste aktivnosti — "šabloni" vaših usluga (joga, pilates, personalni trening...).
- Kalendar i časovi (slotovi) — konkretni termini u kojima se određena vrsta aktivnosti održava.
- Rezervacije/Klijenti — ljudi koji zakazuju termin i njihova istorija kod vas.
Razumevanje ove hijerarhije (Aktivnost → Čas (Slot) → Rezervacija) je ključno, jer je skoro svako podešavanje u platformi povezano sa jednim od ovih nivoa.
1. Registracija poslovnog profila
Čemu služi: kreira vašu javnu stranicu za rezervacije i daje vam pristup administraciji.
- Otvorite clickandfit.eu/information/b2b i kliknite na „Kreiraj poslovni profil".
- Popunjavate podatke profila (pogledajte polja u nastavku).
- Kliknete na „Kreiraj poslovni profil" — profil je odmah aktivan, uz 30-dnevni besplatni probni period.
Polja u formi za registraciju
clickandfit.eu/vaše-ime). Sistem odmah proverava da li je slobodan — pogledajte zeleni tekst "Slobodno!" pre nego što nastavite.Onboarding ček-lista
Odmah nakon kreiranja platforma vas dočekuje onboarding ček-listom — spiskom koraka koje treba da završite pre nego što profil bude potpuno spreman za klijente:
2. Vrste aktivnosti
Čemu služi: aktivnost je "proizvodna kartica" vaše usluge — određuje cenu, trajanje, kapacitet i način plaćanja za svaki tip časa/usluge koji nudite. Kada je jednom kreirate, više puta je "postavljate" u kalendar kao časove (slotove).
Kreiranje nove aktivnosti
Idite na „Vrste aktivnosti" → „Dodaj novu vrstu aktivnosti" i popunite:
Kontroliše kada se rezervacija potvrđuje automatski, a kada čeka vaše odobrenje. Postoje tri opcije:
„Odobravaj samo nove korisnike" (podrazumevano, preporučujemo) — svaki klijent koji kod vas još nije označen kao „Prisutan" na času prolazi kroz ručno odobrenje pri svakoj rezervaciji. Čim ga jednom čekirate kao prisutnog, njegov nalog postaje aktiviran i ubuduće rezerviše bez čekanja na odobrenje. Ako kasnije propusti čas i označite ga kao „Nije se pojavio", nalog se ponovo deaktivira i opet prolazi kroz odobravanje pri sledećoj rezervaciji. Tako redovni klijenti zakazuju termine trenutno, dok osobe koje se zaista ne pojavljuju ponovo moraju da budu odobrene svaki put — najbolji balans između brzine za stalne klijente i kontrole nad novim ili nepouzdanim.
„Bez odobrenja" — sve se potvrđuje automatski, bez obzira na to da li je klijent aktiviran. Najbrže za klijenta, ali bez mogućnosti da unapred procenite novu rezervaciju.
„Odobravaj sve rezervacije" — uvek prolazi kroz vas, bez obzira na to da li je klijent aktiviran ili nije. Potpuna ručna kontrola — korisno za skupe ili ograničene usluge poput personalnih treninga, ali oduzima najviše vašeg vremena.
Upravljanje postojećim aktivnostima
Sa liste aktivnosti svaka ima:
Dodeljivanje instruktora aktivnosti
- Ikonom sa kapom () pored aktivnosti otvarate listu „Dostupni ljudi" (članovi vašeg tima, pogledajte odeljak „Zaposleni").
- Kliknete na „Dodaj" pored željenog instruktora.
- Instruktor se pojavljuje u „Dodeljeni instruktori", sa opcijom „Ukloni".
3. Kalendar i časovi (slotovi)
Čemu služi: ovde "postavljate u raspored" svoje aktivnosti kao konkretne datume i termine, kako bi klijenti zaista mogli da rezervišu.
Dodavanje časa (slota)
- Otvarate „Kalendar" — mesečni prikaz po danima.
- Kliknete na željeni dan → pojavljuje se dugme „Novi slot (čas)".
- Birate koju već kreiranu aktivnost želite da "postavite" tog dana.
- Popunjavate: Vreme održavanja, Broj mesta (unapred popunjeno iz aktivnosti, možete korigovati za konkretan dan), Trajanje (minuti), i Ponavljanje — checkbox koji automatski kreira isti čas (slot) svake naredne nedelje (idealno za fiksni nedeljni raspored, bez ručnog unosa svake nedelje).
- „Kreiraj slot(čas)" — čas (slot) se pojavljuje u kalendaru sa vremenom i nazivom aktivnosti.
Uređivanje časa (slota)
Iz već kreiranog časa (slota), dugmetom „Izmeni", možete korigovati vreme, broj mesta, trajanje i promeniti instruktora koji vodi baš taj konkretan termin (korisno ako aktivnost ima više instruktora i smenjuju se).
Dupliranje nedelje
Ako imate stabilan nedeljni raspored, „Dupliranje nedelje":
- Birate koju nedelju želite da kopirate (source).
- Birate u koje buduće (prazne) nedelje da se kopira.
Štedi sate ručnog unosa pri pokretanju novog meseca.
Detalji časa (slota) — 3 taba
Svaki čas (slot) u kalendaru, pri otvaranju, prikazuje tri taba:
Ručno dodavanje klijenta na čas (slot)
Preko dugmeta „Dodaj" u času (slotu), imate 3 opcije — korisno za rezervacije telefonom:
Brisanje vs. Deaktiviranje časa (slota)
4. Slanje linka/QR koda za rezervacije
Čemu služi: ovo je završni korak onboarding-a — način na koji zaista dobijate klijente.
Javna stranica (clickandfit.eu/vaše-ime) prikazuje naziv, opis i kalendar, iz kog klijenti direktno biraju dan, vreme i aktivnost i potvrđuju rezervaciju.
Ovaj link je ono što stavljate u Instagram bio, Google Business Profile, vizitkarte, QR nalepnicu na izlogu itd.
5. Rezervacije — odobravanje
Čemu služi: ovde čekaju rezervacije koje zahtevaju vašu odluku — prema podešavanju "Odobravanje rezervacija" za aktivnost.
Kod preporučenog podrazumevanog podešavanja ovde ćete uglavnom videti nove klijente ili one koji se nedavno nisu pojavili na času (i zato im je nalog deaktiviran) — redovni, već aktivirani klijenti uopšte ne prolaze kroz ovu stranicu, jer rezervišu automatski.
Ako nema rezervacija koje čekaju odobrenje, vidi se "Nema rezervacija za odobravanje". Kod rezervacije na čekanju možete je odobriti ili odbiti direktno odavde.
6. Check-in (opšti pregled)
Čemu služi: brz prikaz "šta imam danas" — idealno za jutarnji ekran na recepciji.
7. Klijenti
Čemu služi: centralna baza svih ljudi koji su pravili rezervaciju kod vas — za rezervacije, dolaske i analizu.
Profil klijenta (detalji)
Klikom na klijenta iz pretrage vidite:
- Status (aktivan/neaktivan), email, telefon
- Statistika: Posete, Nedolasci, Otkazivanja %, Poslednja poseta, Član od
- Tab „Buduće rezervacije" i „Prošle rezervacije" (kompletna istorija)
- Direktno dugme „Check-in" — označavate prisustvo direktno iz profila, bez traženja časa (slota) u kalendaru
Ova stranica je posebno korisna za prepoznavanje lojalnih klijenata (za bonuse) ili problematičnih no-show klijenata (za strožu politiku odobravanja).
8. Statistika
Čemu služi: brz puls poslovanja — koliko ljudi dolazi, koliko novih klijenata dobijate, koliko novca ulazi.
Osnovni prikaz (mesečni)
Navigacija po mesecima, sa pokazateljima:
- Prisustva — ukupan broj čekiranih poseta
- Jedinstveni klijenti — koliko je različitih ljudi dolazilo
- Popunjenost % — koliko se od ukupnog kapaciteta zaista koristi (signal da li treba da postavite više/manje časova (slotova))
- No-show procenat — koliko rezervacija završi bez dolaska (signal da li treba pooštriti politiku odobravanja ili uvesti naknadu za otkazivanje)
- Novi klijenti — rast baze
- Prihodi (€) — generisani promet za mesec
- Klijenti sa najviše rezervacija — vaši najlojalniji klijenti
Detaljna statistika
Omogućava filtriranje po konkretnom periodu (od-do datum) i po konkretnoj aktivnosti — korisno ako želite da uporedite učinak dva različita časa (npr. jutarnja joga naspram večernje joge).
9. Podešavanja — kompletan pregled
9.1 Notifikacije
Čemu služi: automatska komunikacija sa klijentima i timom, bez ručnog pisanja poruka.
Ka klijentima (SMS):
Radi na kreditnom sistemu — SMS krediti se dopunjuju posebno (vidite trenutni saldo i dugme „Dopuni"). Uključujete/isključujete odvojeno svaki tip obaveštenja:
- Obaveštenje o oslobođenom mestu na listi čekanja
- Obaveštenje pri otkazivanju/odobravanju časa
- Obaveštenje dan pre časa (svim prijavljenima ili samo novim klijentima)
- Obaveštenje nakon 28 dana bez rezervacije — automatsko "vraćanje" klijenata koji dugo nisu dolazili (korisno za retention)
Ka osoblju (push/email):
Za svaku aktivnost posebno birate da li instruktor/tim dobija push notifikaciju na telefon i/ili email, samo za dva događaja: nova rezervacija za odobrenje i otkazivanje rezervacije.
9.2 Zaposleni
Čemu služi: delegiranje pristupa administraciji vašem realnom timu, sa različitim nivoima prava.
Vidite trenutni tim i njihove uloge. Novog zaposlenog dodajete samo putem emaila, uz izbor uloge:
9.3 Izbor teme
Čemu služi: vizuelno brendiranje vaše javne stranice za rezervacije (ne administracije).
- Pozadina: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Akcentna boja: Green, Pink, Purple, Ocean
- Link za direktan pregled kako izgleda klijentu pre nego što odlučite.
9.4 Podešavanja profila
Čemu služi: osnovne informacije o biznisu + podaci za automatsko fakturisanje.
- Naziv, opis, telefon, adresa — isti kao pri registraciji, mogu se uređivati u bilo kom trenutku.
- Fotografija za pozadinu javnog profila (vertikalna, do 5MB).
- Podaci za fakture (opciono): Firma, Adresa sedišta, Ovlašćeno lice, PIB — ako ih ne popunite, sistem jednostavno ne generiše fakture automatski.
9.5 Sale
Čemu služi: definisanje fizičkih prostora u vašem studiju (npr. "Sala 1", "Sala za jogu", "Sala sa tegovima") — korisno kod studija sa više od jedne prostorije, kako se rezervacije ne bi "preklapale" u istom prostoru.
9.6 Prošireni moduli (add-ons)
Čemu služi: opciona proširenja funkcionalnosti, svako sa sopstvenom cenom (pogledajte „Plaćanje").
9.7 Lokacije
Čemu služi: ako imate više od jedne fizičke adrese/filijale, svaka lokacija dobija sopstveni slug (javnu adresu), ali deli način plaćanja i ukupni limit časova (slotova) sa glavnim nalogom. Svaka lokacija može imati različite trenere.
9.8 Plaćanje (planovi i cene)
Čemu služi: izbor pretplatnog plana prema obimu vašeg poslovanja.
- Besplatan probni period (30 dana od registracije, sa jasnim datumom isteka).
- Planovi za trenere: Basic (12€/mes, 30 časova (slotova)), Plus (20€/mes, 60 časova (slotova))
- Planovi za studio/salu: Studio Small (40€, 120 časova (slotova)), Studio Large (80€, 240 časova (slotova)), Studio Ultimate (130€, neograničeni časovi (slotovi))
- Posebni Digital Fitness planovi za Digital Gym modul.
10. Pomoć i podrška
- Zvanični vodič „Pomoć za trenere" sa kratkim video demonstracijama osnovnih koraka (registracija, aktivnost, čas (slot), rezervacije).
- Direktan kontakt preko Vibera za brzu pomoć ako nešto nije jasno.
11. Dodatne komercijalne informacije
SMS krediti — cene
SMS krediti za obaveštenja klijentima (pogledajte 9.1) dopunjuju se iz elektronske prodavnice sa paketnim cenama, npr.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
Veći paketi su znatno jeftiniji po SMS-u — ako se aktivno oslanjate na automatske podsetnike, isplativije je da odjednom dopunite veći paket.
Digital Gym — detaljan cenovnik
Modul "Digital Gym" (TV ekrani za samostalne treninge) ima poseban, detaljniji kalkulator van uobičajenih planova:
- Jednokratna konfiguracija: ~200€ (hardver + licenca/aktivacija), obračunava se prema broju sala i broju ekrana po sali (do 8 sala, do 4 ekrana po sali).
- Mesečna pretplata: od 100€/mes naviše, prema broju ekrana.
- Uključuje: sinhronizaciju do 4 ekrana u realnom vremenu, daljinsko upravljanje sadržajem sa telefona/laptopa, automatsko upravljanje slobodnim mestima i listom čekanja.
- Nije uključeno u cenu: video materijali (dodatni paketi se nude na upit), kabliranje preko 15m, montaža samih ekrana.
- Isporuka hardvera: do 14 radnih dana (za porudžbine do 5 televizora), besplatna u Bugarskoj.
- Podrška: daljinska dijagnostika do 48h, izlazak na lokaciju do 7 radnih dana po potrebi.
Kontakt za poručivanje: telefon naveden na stranici /information/b2b/digital-gym.
Program preporuka ("Pozovi kolegu")
Svaki poslovni profil automatski dobija jedinstveni kod (slug profila) za preporuke:
- Podelite svoj kod sa kolegom trenerom/vlasnikom sale.
- On ga unosi u polje „Promo kod" pri registraciji → dobija 2 meseca besplatno.
- Pri njegovoj prvoj plaćenoj pretplati, vi automatski dobijate 2 meseca besplatnog korišćenja.
Nema ograničenja broja pozvanih kolega — mehanizam za niskobudžetni rast kroz preporuke u branši.
Višejezična podrška
Sažetak puta za kreiranje poslovnog profila
- Registracija poslovnog profila (~2 min)
- Kreiranje bar 1 vrste aktivnosti + dodeljivanje instruktora (~3 min)
- Dodavanje časova (slotova) u kalendar (ručno ili putem "Dupliranje nedelje") (~2 min)
- Deljenje linka/QR koda za rezervacije (~1 min)
- Svakodnevna upotreba: Check-in klijenata (Prisutan/Nije se pojavio), pregled "Rezervacija" za odobrenje, praćenje "Statistike" svake nedelje/meseca
- Periodično: pregled "Klijenata" radi identifikacije lojalnih i "uspavanih" klijenata