Click and Fit — ръководство за треньори и фитнес студия
Пълно ръководство за администрацията на бизнес профила — от регистрация до ежедневна употреба.
Съдържание
Какво ми трябва, за да започна?
- Регистрирайте бизнес профил — публичната ви страница и достъп до администрацията.
- Създайте поне 1 вид активност и назначете инструктор, ако имате екип.
- Добавете клас (слот) в календара — конкретен ден и час, в който активността реално се провежда.
- Споделете линка/QR кода за резервации с клиентите си.
Това е достатъчно, за да приемате резервации. Всичко останало по-долу е за ежедневна употреба или е напълно незадължително.
- Резервации — одобрение, ако сте избрали ръчно одобряване на клиенти.
- Чек-ин на клиентите в деня на класа.
- Клиенти — база данни, търсене, износ на данни.
- Статистика — присъствия, приходи, запълненост.
- Нотификации, служители, визуална тема, зали, локации и абонаментен план — всички в Настройки.
- Разширени модули (Digital Gym, Събития, Абонаментни карти, Счетоводство).
- Реферална програма и многоезична поддръжка.
Въведение: как работи платформата
Click and Fit е система за управление на резервации, изградена около 4 основни "тухлички":
- Бизнес профил — публичната ви страница, през която клиентите правят резервации.
- Видове активности — "шаблоните" на услугите ви (Йога, Пилатес, Персонална тренировка...).
- Календар и класове (слотове) — конкретните часове, в които даден вид активност се провежда.
- Резервации/Клиенти — хората, които записват час, и историята им при вас.
Разбирането на тази йерархия (Активност → Клас (Слот) → Резервация) е ключово, защото почти всяка настройка в платформата е свързана с едно от тези нива.
1. Регистрация на бизнес профил
За какво служи: създава публичната ви страница за резервации и ви дава достъп до администрацията.
- Отворете clickandfit.eu/information/b2b и натиснете „Създай бизнес профил".
- Попълвате данните за профила (виж полетата по-долу).
- Натискате „Създай бизнес профил" — профилът е активен веднага, с 30-дневен безплатен пробен период.
Полета във формата за регистрация
clickandfit.eu/вашето-име). Системата проверява на момента дали е свободен — вижте зелен текст "Свободно!" преди да продължите.Онбординг чеклист
Веднага след създаването платформата ви посреща с чеклист за онбординг — списък със стъпки, които трябва да завършите, преди профилът ви да е напълно готов за клиенти:
2. Видове активности
За какво служи: активността е "продуктовата карта" на услугата ви — определя цена, продължителност, капацитет и начин на плащане за всеки тип клас/услуга, който предлагате. Веднъж създадена, я "пускате" многократно в календара като класове (слотове).
Създаване на нова активност
Отидете в „Видове активности" → „Добави нов вид активност" и попълвете:
Контролира кога резервацията се потвърждава автоматично и кога чака вашето одобрение. Има три варианта:
„Одобрявай само нови потребители" (по подразбиране, препоръчваме го) — всеки клиент, който все още не е бил маркиран като „Присъства" на клас при вас, минава през ръчно одобрение при всяка резервация. Щом веднъж го чекирате като присъствал, акаунтът му става активиран и занапред резервира без да чака одобрение. Ако по-късно пропусне клас и го маркирате „Не се яви", акаунтът му отново се деактивира и пак минава през одобрение при следващата резервация. Така редовните клиенти записват часове мигновено, докато хората, които реално не се явяват, отново трябва да бъдат одобрявани всеки път — най-добрият баланс между бързина за постоянните клиенти и контрол върху новите или ненадеждните.
„Без одобрения" — всичко се потвърждава автоматично, независимо дали клиентът е активиран. Най-бързо за клиента, но без възможност да прецените предварително нова резервация.
„Одобрявай всички резервации" — винаги минава през вас, независимо дали клиентът е активиран или не. Пълен ръчен контрол — полезно за скъпи или ограничени услуги като персонални тренировки, но отнема най-много от времето ви.
Управление на съществуващи активности
От списъка с активности всяка има:
Назначаване на инструктор към активност
- От иконата с шапка () до активността отваряте списъка с „Налични хора" (членове на екипа ви, вижте раздел „Служители").
- Натискате „Добави" до желания инструктор.
- Инструкторът се появява в „Назначени инструктори", с опция „Махни".
3. Календар и класове (слотове)
За какво служи: тук "пускате в графика" вашите активности като конкретни дати и часове, за да могат клиентите реално да резервират.
Добавяне на клас (слот)
- Отваряте „Календар" — месечен изглед по дни.
- Кликвате на желан ден → появява се бутон „Нов слот (клас)".
- Избирате коя вече създадена активност да "пуснете" в този ден.
- Попълвате: Час на провеждане, Брой места (предзаредено от активността, може да коригирате за конкретния ден), Продължителност (минути), и Повтаряне — чекбокс, който автоматично създава същия клас (слот) всяка следваща седмица (идеално за фиксирано седмично разписание, без да въвеждате ръчно всяка седмица).
- „Създай слот(клас)" — класът (слотът) се появява в календара с часа и името на активността.
Редакция на клас (слот)
От вече създаден клас (слот), бутон „Промени", може да коригирате час, брой места, продължителност и да смените инструктора, който води точно този конкретен час (полезно ако активността има няколко инструктора и се редуват).
Дублиране на седмица
Ако имате стабилно седмично разписание, „Дублиране на седмица":
- Избирате коя седмица искате да копирате (source).
- Избирате към кои бъдещи (празни) седмици да се копира.
Спестява часове ръчно въвеждане при стартиране на нов месец.
Детайли на клас (слот) — 3 таба
Всеки клас (слот) в календара, при отваряне, показва три таба:
Ръчно добавяне на клиент към клас (слот)
От бутон „Добави" в класа (слота), имате 3 опции — полезно при резервации по телефон:
Изтриване vs. Деактивиране на клас (слот)
4. Изпращане на линк/QR за резервации
За какво служи: това е финалната крачка от онбординга — как реално получавате клиенти.
Публичната страница (clickandfit.eu/вашето-име) показва името, описанието и календара, от който клиентите директно избират ден, час и активност и потвърждават резервация.
Този линк е това, което слагате в Instagram bio, Google Business Profile, визитки, QR стикер на витрината и т.н.
5. Резервации — одобрение
За какво служи: тук чакат резервациите, които изискват вашето решение — според настройката "Одобрение на резервациите" на активността.
При препоръчаната по подразбиране настройка тук ще виждате основно нови клиенти или такива, които наскоро не са се явили на клас (и затова акаунтът им е деактивиран) — редовните, вече активирани клиенти изобщо не минават през тази страница, защото резервират автоматично.
Ако няма чакащи за одобрение, вижда се "Няма резервации за одобряване". При чакаща резервация можете да одобрите или откажете директно оттук.
6. Чек-ин (общ преглед)
За какво служи: бърз изглед за "какво имам днес" — идеален за екрана на рецепцията сутрин.
7. Клиенти
За какво служи: централна база с всички хора, правили резервация при вас — и основа за маркетинг/анализ.
Профил на клиент (детайли)
Кликвайки на клиент от търсенето, виждате:
- Статус (Активен/Неактивен), имейл, телефон
- Статистика: Посещения, Неявявания, Отказ %, Последно посещение, Член от
- Таб „Бъдещи резервации" и „Изминали резервации" (пълна история)
- Пряк бутон „Чек-ин" — маркирате присъствие директно от профила, без да търсите класа (слота) в календара
Тази страница е особено полезна за разпознаване на лоялни клиенти (за бонуси) или проблемни no-show клиенти (за по-стриктна политика на одобрение).
8. Статистика
За какво служи: бърз пулс на бизнеса — колко хора идват, колко нови печелите, колко пари влизат.
Основен изглед (месечен)
Навигация по месеци, с показатели:
- Присъствия — общ брой чекирани посещения
- Уникални клиенти — колко различни хора са идвали
- Запълненост % — колко от общия капацитет реално се използва (сигнал дали трябва да пуснете повече/по-малко класове (слотове))
- No-show процент — колко от резервациите завършват без явяване (сигнал дали трябва да затегнете политиката на одобрение или да въведете такса за отказ)
- Нови клиенти — ръст на базата
- Приходи (€) — генериран оборот за месеца
- Клиенти с най-много резервации — вашите топ лоялни клиенти
Детайлна статистика
Позволява филтриране по конкретен период (от-до дата) и по конкретна активност — полезно, ако искате да сравните представянето на два различни класа (напр. Йога сутрин срещу Йога вечер).
9. Настройки — пълен преглед
9.1 Нотификации
За какво служи: автоматична комуникация с клиенти и екип, без да пишете ръчно съобщения.
Към клиенти (SMS):
Работи на кредитна система — SMS кредитите се зареждат отделно (виждате текущия си баланс и бутон „Зареди"). Включвате/изключвате поотделно всеки тип известие:
- Известие за освободено място в листата на чакащите
- Известие при отказ/одобрение на клас
- Известие ден преди клас (към всички записани, или само към нови клиенти)
- Известие при 28 дни без резервация — автоматично "връщане" на клиенти, които отдавна не са идвали (полезно за retention)
Към персонала (push/email):
Поотделно за всяка активност избирате дали инструкторът/екипът да получава push нотификация в телефона и/или имейл, само за две събития: нова резервация за одобрение и отказ от резервация.
9.2 Служители
За какво служи: делегиране на достъп до администрацията на реалния ви екип, с различни нива на права.
Виждате текущия екип с ролята им. Добавяте нов служител само по имейл, с избор на роля:
9.3 Избор на тема
За какво служи: визуално брандиране на публичната ви резервационна страница (не на администрацията).
- Фон: Dark, Light, Khaki, Ocean Dark, Ocean Light
- Акцентен цвят: Green, Pink, Purple, Ocean
- Линк за директен преглед как изглежда за клиент, преди да решите.
9.4 Настройки на профила
За какво служи: основна информация за бизнеса + данни за автоматично фактуриране.
- Име, описание, телефон, адрес — същите като при регистрация, редактируеми по всяко време.
- Снимка за фон на публичния профил (вертикална, до 5MB).
- Данни за фактури (незадължителни): Фирма, Адрес на седалище, МОЛ, ЕИК — ако не ги попълните, системата просто не генерира фактури автоматично.
9.5 Зали
За какво служи: дефиниране на физически пространства в студиото ви (напр. "Зала 1", "Зала за йога", "Зала за тежести") — полезно при студия с повече от едно помещение, за да не се "застъпват" резервации в едно и също пространство.
9.6 Разширени модули (add-ons)
За какво служи: незадължителни разширения на функционалността, всяко със собствена цена (виж „Плащане").
9.7 Локации
За какво служи: ако имате повече от един физически адрес/клон, всяка локация получава собствен slug (публичен адрес), но споделя метода на плащане и общия лимит на класовете (слотовете) с основния акаунт. Всяка локация може да има различни треньори.
9.8 Плащане (планове и цени)
За какво служи: избор на абонаментен план според мащаба на бизнеса ви.
- Безплатен пробен период (30 дни от регистрацията, с ясна дата на изтичане).
- Планове за треньори: Basic (12€/мес, 30 класа (слота)), Plus (20€/мес, 60 класа (слота))
- Планове за студио/зала: Studio Small (40€, 120 класа (слота)), Studio Large (80€, 240 класа (слота)), Studio Ultimate (130€, неограничени класове (слотове))
- Отделни Digital Fitness планове за Digital Gym модула.
10. Помощ и поддръжка
- Официален гайд „Помощ за треньори" с кратки видео демонстрации на основните стъпки (регистрация, активност, клас (слот), резервации).
- Директен контакт по Viber за бърза помощ, ако нещо не е ясно.
11. Допълнителна търговска информация
SMS кредити — цени
SMS кредитите за клиентски известия (виж 9.1) се зареждат от електронния магазин с пакетни цени, напр.:
- 10 SMS — 4.50€
- 100 SMS — 8€
- 300 SMS — 22€
По-големите пакети излизат значително по-евтино на брой SMS — ако разчитате активно на автоматични напомняния, по-изгодно е да заредите по-голям пакет наведнъж.
Digital Gym — детайлна ценова листа
Модулът "Digital Gym" (TV екрани за самостоятелни тренировки) има отделен, по-подробен калкулатор извън обичайните планове:
- Еднократна конфигурация: ~200€ (хардуер + лиценз/активация), калкулира се спрямо брой зали и брой екрани на зала (до 8 зали, до 4 екрана на зала).
- Месечен абонамент: от 100€/мес нагоре, според броя екрани.
- Включва: синхронизация до 4 екрана в реално време, дистанционно управление на съдържанието от телефон/лаптоп, автоматично управление на свободни места и чакащи.
- Не е включено в цената: видео материали (предлагат се допълнителни пакети при запитване), окабеляване над 15м, монтаж на самите екрани.
- Доставка на хардуер: до 14 работни дни (за поръчки до 5 телевизора), безплатна в България.
- Поддръжка: дистанционна диагностика до 48ч, посещение на място до 7 работни дни при нужда.
Контакт за поръчка: телефон, посочен на страницата /information/b2b/digital-gym.
Реферална програма ("Покани колега")
Всеки бизнес профил автоматично получава уникален код (slug-ът на профила) за препоръчване:
- Споделяте кода си с колега треньор/собственик на зала.
- Той го въвежда в полето „Промо код" при регистрация → получава 2 месеца безплатно.
- При първия му платен абонамент, вие автоматично получавате 2 месеца безплатно ползване.
Няма лимит на брой поканени колеги — механизъм за нискобюджетен растеж чрез препоръки в бранша.
Многоезична поддръжка
Обобщение на пътя за създаване на бизнес профил
- Регистрация на бизнес профил (~2 мин)
- Създаване на поне 1 вид активност + назначаване на инструктор (~3 мин)
- Добавяне на класове (слотове) в календара (ръчно или чрез "Дублиране на седмица") (~2 мин)
- Споделяне на линка/QR кода за резервации (~1 мин)
- Ежедневна употреба: Чек-ин на клиенти (Присъства/Не се яви), преглед на "Резервации" за одобрение, следене на "Статистика" всяка седмица/месец
- Периодично: преглед на "Клиенти" за идентифициране на лоялни и "заспали" клиенти